Utilisations des tableurs (spreadsheets)

Les tableurs fournissent des outils inestimables pour collecter et calculer des données de tous types. Au-delà de l'arithmétique, ils peuvent être formatés pour créer des rapports clairs et concis, et peuvent être triés et mis à jour d'une simple pression sur un bouton.

Histoire

Bien que les tableurs soient utilisés depuis des centaines d'années, la version électronique est apparue pour la première fois en 1978 avec un programme connu sous le nom de « VisiCalc ». Au début des années 1980, Lotus 1-2-3 est apparu sur la scène, avec Excel de Microsoft qui a fait ses débuts quelques années plus tard. Lorsque Microsoft a lancé son système d'exploitation Windows en 1987, Excel a été le premier programme publié pour lui. « Lorsque Windows a finalement gagné une large acceptation avec la version 3.0 à la fin de 1989, Excel était le produit phare de Microsoft », écrit D.J. Power dans « A Brief History of Spreadsheets ». « Pendant près de trois ans, Excel est resté le seul programme de tableur Windows, et il n'a reçu de concurrence d'autres produits de tableur que depuis l'été 1992. »

Listes

Vous pouvez créer des listes, des listes de courses aux listes de contacts, sur un tableur. Par exemple, si vous saisissez des articles de magasin dans un tableur avec leurs allées correspondantes, vous pourriez trier par allée et imprimer avant votre course. Votre liste fournirait un aperçu allée par allée. La puissance de tri des tableurs devient plus évidente lors de la saisie de plus de données. La gestion de contacts personnels ou professionnels vous permet de trier par chaque champ. Par exemple, un commercial pourrait saisir tous ses clients et trier par code postal pour planifier sa journée avec une efficacité géographique.

Comptabilité

Au-delà du tri, les tableurs sont d'inestimables calculatrices. En entrant les fonctions mathématiques appropriées dans les cellules, vous pouvez transformer un simple tableur en une page de comptabilité. Vous pouvez lister les crédits dans une colonne et les débits dans une autre. La fonction de somme automatique accélère les calculs et peut être configurée pour maintenir des totaux courants. Et avec la flexibilité des programmes de tableur, les données utilisées dans les équations peuvent se trouver n'importe où dans la feuille ou dans le classeur. L'ajout de pages supplémentaires (parfois appelées feuilles de calcul) vous permet d'organiser l'information selon vos besoins. Les données de n'importe où dans le classeur peuvent être utilisées dans vos calculs.

Feuilles de temps

Outre l'addition et la soustraction d'entiers, les tableurs peuvent également effectuer ces calculs sur des nombres basés sur le temps. Le formatage des cellules pour refléter les données en tant qu'heure (par opposition à de simples entiers) peut vous permettre d'utiliser le tableur comme une feuille de temps. De plus, vous pouvez inclure des descriptions de diverses fonctions de travail, noms d'employés, etc., vous donnant la possibilité de trier par ces champs pour le temps consacré à l'un de vos champs choisis.

Utilisation comme base de données

Bien que les tableurs ne soient pas de véritables bases de données relationnelles, ils peuvent être conçus et formatés pour fonctionner comme des bases de données simplifiées. Par exemple, si vous devez suivre le prix d'un produit particulier, entrez son prix une seule fois. Pour toutes les références ultérieures à ce prix, pointez vers l'entrée d'origine au lieu de ressaisir le prix. Lorsque vous devez changer le prix, changez-le dans sa cellule d'origine et toutes les références correspondantes seront mises à jour automatiquement.

Création de graphiques

Les graphiques et diagrammes créent de meilleures représentations des tendances et pourcentages que les nombres bruts. Comme on dit, « Une image vaut mille mots. » Les programmes de tableur peuvent convertir automatiquement vos données en la représentation visuelle de votre choix, qu'il s'agisse d'un camembert, d'un histogramme ou d'un graphique linéaire.