Comment comparer deux feuilles de calcul Excel
Même pour les gestionnaires de données les plus organisés, le volume d'informations stockées dans Excel peut vite devenir écrasant. Microsoft Excel dispose de deux outils pour comparer des données de feuilles de calcul, ce qui peut s'avérer très utile pour trouver une erreur de cellule ou comparer des documents en vue d'un audit. Disponibles uniquement dans Office Professional Plus 2013 et Office 365 Professional Plus, Spreadsheet Compare et Spreadsheet Inquire permettent d'analyser des classeurs ou de générer des rapports de différences entre deux feuilles de calcul. Ces deux outils peuvent faire gagner un temps considérable par rapport aux comparaisons manuelles.
Spreadsheet Compare
Étape 1
Cliquez sur « Spreadsheet Compare » dans l'écran de démarrage de Windows 8. Tapez « Spreadsheet Compare » dans le champ de recherche et sélectionnez le fichier si vous avez du mal à le localiser à l'écran.
Étape 2
Cliquez sur l'onglet « Accueil » en haut et sélectionnez « Comparer les fichiers ».
Étape 3
Cliquez sur l'icône de dossier bleu à côté du champ « Comparer » dans la boîte de dialogue qui apparaît. Parcourez vos fichiers Excel enregistrés et sélectionnez la première feuille de calcul à comparer.
Étape 4
Cliquez sur l'icône de dossier vert à côté du champ « Vers » sur la ligne suivante. Parcourez vos fichiers Excel pour sélectionner la seconde feuille de calcul à comparer.
Étape 5
Cliquez sur le bouton « OK ».
Étape 6
Choisissez les critères à utiliser pour la comparaison dans le menu de gauche. Vous pouvez sélectionner des critères comme « Valeurs des cellules », « Formules » et « Format de cellule », ou simplement cocher la case « Tout sélectionner ».
Étape 7
Cliquez sur « OK » pour générer le rapport de différences. Spreadsheet Compare crée une liste complète de toutes les différences entre les deux fichiers selon les critères identifiés.
Spreadsheet Inquire
Étape 1
Activez le complément Inquire si ce n'est pas déjà fait. Cliquez sur l'onglet « Fichier » dans Excel, sélectionnez « Options » puis « Compléments ». Sélectionnez « Compléments COM » dans le menu déroulant Gérer, cliquez sur « Atteindre » et assurez-vous que la case à côté de « Complément Inquire » est cochée.
Étape 2
Cliquez sur l'onglet « Inquire » en haut d'Excel pour explorer les options d'analyse et de comparaison de feuilles de calcul.
Étape 3
Cliquez sur la commande « Comparer les fichiers » pour lancer Spreadsheet Compare directement depuis Excel.
Étape 4
Cliquez sur « Relations entre classeurs » pour générer un rapport graphique des références entre vos classeurs, comme des formules qui font référence à une valeur contenue dans une autre feuille de calcul. Utilisez les icônes « Relations entre feuilles » et « Relations entre cellules » pour faire la même chose entre feuilles d'un classeur ou cellules d'une feuille.
Étape 5
Cliquez sur l'icône « Analyse de classeur » pour générer un rapport complet et interactif sur la feuille de calcul ouverte, incluant des informations sur les valeurs, le formatage, la structure et les formules.
Astuce
Pour le contrôle de version ou de réseau, Spreadsheet Compare permet de comparer deux fichiers portant le même nom, tant qu'ils sont enregistrés dans des dossiers différents.
Un message « Impossible d'ouvrir le classeur » dans Spreadsheet Compare peut indiquer qu'une certaine feuille de calcul est protégée par un mot de passe. Si c'est le cas, cliquez simplement sur « OK » puis entrez le mot de passe du classeur.
Spreadsheet Compare code les différences en couleur selon le type de données et la nature de la différence. Le volet inférieur gauche du rapport de différences contient une légende indiquant la signification de chaque couleur.
Vous pouvez utiliser l'Analyse de classeur dans les options Inquire pour compléter les rapports de comparaison et mieux comprendre comment des modifications pourraient affecter la structure de votre feuille de calcul. Utilisez les options Relations entre cellules, feuilles et classeurs pour découvrir comment une modification dans une cellule pourrait affecter l'ensemble de vos fichiers.