Comment partager des feuilles de calcul Excel
Excel 2013 offre de nombreuses façons différentes de partager un classeur avec d'autres, depuis votre ordinateur, un serveur partagé, par e-mail, liens partagés et même sur les réseaux sociaux. Avant de partager un classeur, vous pouvez spécifier ce que les gens peuvent en faire, ce qui peut être modifié et si plus d'une personne peut travailler sur le fichier en même temps.
Partage sur les réseaux
Si votre fichier Excel est déjà accessible à d'autres, comme sur un lecteur partagé dans un réseau à la maison ou au bureau, vous pouvez partager un classeur depuis l'onglet Révision alors que le classeur est ouvert.
Étape 1
Cliquez sur l'onglet Révision. Dans la section Modifications du ruban Révision, vous trouverez des options pour protéger une feuille de calcul ou tout le classeur contre la modification, pour partager le classeur, pour permettre aux utilisateurs de modifier des plages spécifiques dans un classeur, et pour suivre les modifications apportées au classeur.
Étape 2
Cliquez sur l'option Protéger et partager le classeur dans le ruban Révision. Une boîte de dialogue s'ouvre vous invitant à entrer un mot de passe. Personne sans le mot de passe ne peut modifier le classeur, si vous en définissez un.
Étape 3
Cliquez sur l'option Partager le classeur dans le ruban Révision. Sous l'onglet Édition, décochez la case si vous ne voulez pas que plus d'une personne puisse modifier le classeur en même temps. Excel vous indique qui a actuellement le classeur ouvert.
Étape 4
Cliquez sur l'onglet Avancé. Spécifiez combien de temps Excel doit conserver l'historique des modifications, à quelle fréquence les modifications doivent être mises à jour sur le fichier si un utilisateur n'a pas encore enregistré, ainsi que comment gérer les conflits entre les versions modifiées lorsque plusieurs personnes modifient le fichier.
Partage avec OneDrive
Avec votre compte de stockage en ligne OneDrive gratuit qui accompagne un abonnement Office 2013, vous pouvez partager des fichiers Excel avec d'autres.
Étape 1
Cliquez sur l'onglet Fichier puis Partager. Cliquez sur l'option Inviter des personnes. Si le fichier n'est pas déjà dans un dossier de votre compte OneDrive, Excel vous invite à l'y enregistrer. Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le cloud.
Étape 2
Cliquez sur l'onglet Informations si vous avez déjà mis le fichier sur OneDrive. Après l'enregistrement sur OneDrive, Excel vous amène automatiquement à l'onglet Informations. Cliquez sur l'option Protéger le classeur. Dans le menu déroulant, vous pouvez :
- Marquer le brouillon comme version finale pour qu'il soit verrouillé en lecture seule.
- Chiffrer le classeur avec un mot de passe pour empêcher quiconque sans le mot de passe de le modifier.
- Protéger la feuille de calcul actuelle en spécifiant quels types de modifications peuvent être faits, comme les changements de style et de formatage ou pour verrouiller des cellules spécifiques contre la modification.
- Ajouter une signature numérique invisible au classeur, ce qui assure l'intégrité du fichier contre les modifications.
Étape 3
Cliquez sur l'icône Inspecter le classeur pour :
- Inspecter le document pour les propriétés cachées ou toute information personnelle qui pourrait être contenue dans le fichier.
- Vérifier le contenu du classeur pour son accessibilité pour toute personne ayant des difficultés de lecture.
- Vérifier la compatibilité du classeur avec les anciennes versions d'Excel.
Étape 4
Cliquez sur l'icône Options d'affichage du navigateur pour spécifier quelles feuilles de calcul doivent être visibles lorsque le fichier est ouvert dans un navigateur Web.
Étape 5
Cliquez sur l'option Partager dans le menu Fichier et sélectionnez Inviter des personnes. Tapez l'adresse e-mail de la personne à qui vous voulez donner accès au classeur. Si les gens sont dans votre liste de contacts Outlook, vous pouvez entrer leur nom, ou cliquer sur l'icône Contact pour les trouver.
Spécifiez si ces personnes Peuvent modifier ou Peuvent afficher le fichier en utilisant le menu déroulant sur la droite.
Tapez un message et sélectionnez Exiger la connexion de l'utilisateur avant d'accéder au document si désiré, puis cliquez sur l'icône Partager.
Créer un lien de partage
Utilisez l'option Obtenir un lien de partage si vous voulez partager le classeur avec un grand nombre de personnes et que vous n'êtes pas particulièrement inquiet d'avoir des utilisateurs non autorisés qui voient le fichier. Créez un Lien d'affichage pour rendre le classeur en lecture seule. Créez un Lien de modification pour permettre à quiconque ayant le lien de modifier le classeur. Après avoir créé un lien, surlignez-le et appuyez ensuite sur Ctrl+C pour le copier. Vous pouvez ensuite l'envoyer dans un e-mail, comme message de chat, ou le publier sur un service comme Facebook.
Si vous ne voulez plus partager le fichier, revenez à la fenêtre Partager et cliquez sur Désactiver le lien.
Vous pouvez également publier le classeur sur les réseaux sociaux comme Twitter et Facebook si vous les avez connectés à Microsoft Office.
Partage comme pièce jointe par e-mail
Cliquez sur l'option E-mail dans la fenêtre Partager pour envoyer le classeur comme pièce jointe par e-mail. Ici, vous pouvez joindre le classeur comme fichier Excel, PDF ou XPS ou envoyer un lien OneDrive vers le fichier. L'avantage de cette option est qu'Excel est intégré à Outlook, donc la pièce jointe est ajoutée à un nouveau message e-mail automatiquement, vous n'avez qu'à entrer l'adresse e-mail, un objet et un message, puis cliquer sur Envoyer.