Comment créer une liste de diffusion dans Excel
L'interopérabilité des applications de suites bureautiques (Microsoft Office) fait gagner du temps sur les tâches répétitives. Une liste de diffusion Excel peut être partagée avec Outlook pour la gestion des contacts et envois groupés, et fusionnée avec Word pour publipostage (lettres types, étiquettes d'adresse/archivage). Pour une flexibilité maximale, suivez quelques bonnes pratiques.
Créer votre liste de diffusion Excel
Étape 1
Ouvrez un nouveau classeur Excel et définissez les noms de champs dans la ligne 1. Chaque nom doit être unique.
Étape 2
Saisissez les données en lignes sous les noms de champs pour créer un enregistrement par destinataire. Ajustez largeur de colonnes ou retour à la ligne automatique. Les cellules peuvent rester vides si info manquante. Une fois la saisie terminée, nommez et sauvegardez : onglet Fichier → Enregistrer.
Fusionner données Excel avec Word
Étape 1
Ouvrez Word avec un document vierge. Onglet Publipostage → Démarrer le publipostage. Plusieurs options ; pour l'exemple, choisissez Lettres.
Étape 2
Cliquez Sélectionner les destinataires → Utiliser une liste existante → sélectionnez le fichier Excel. Sélectionnez une table dans la fenêtre suivante. Avec une simple liste, une seule table existe. Sélectionnez-la → « OK ».
Étape 3
Rédigez votre lettre en omettant les parties personnalisées (adresses, formules de politesse) qui viendront de la liste Excel. Placez le curseur au début et cliquez Bloc d'adresse dans le ruban. La prévisualisation à droite montre le rendu avec vos données. La gauche offre des options de format. Choisissez et validez « OK ».
Étape 4
Répétez pour la Ligne de salutation et autres données via le bouton Insérer un champ de fusion. Quand la lettre est prête, cliquez Aperçu des résultats pour voir le rendu fusionné. Vérifier les erreurs pour valider l'impression. Puis Terminer et fusionner → choisissez l'option de fusion souhaitée.
Importer les données de diffusion Excel dans Outlook
Étape 1
Convertissez la feuille en fichier CSV (valeurs séparées par virgules). Onglet Fichier → Enregistrer sous. Choisissez emplacement et nom. Dans « Type », sélectionnez CSV (séparateur virgule) (*.csv). « Enregistrer » et fermez le CSV.
Étape 2
Ouvrez Outlook → onglet Fichier → Ouvrir et exporter → Importer/Exporter.
Étape 3
Choisissez Importer depuis un autre programme ou fichier → Valeurs séparées par virgules → « Suivant ». Parcourez pour le fichier CSV créé → « Suivant ». Choisissez dossier de destination : Contacts par défaut → « Suivant ».
Étape 4
Cochez la case pour votre fichier CSV, puis cliquez Correspondance de champs personnalisés.
Étape 5
Faites glisser les noms de champs de vos données Excel (De, à gauche) vers les champs Outlook correspondants (À, à droite). Faites-le pour chaque champ nécessaire. « OK » et « Terminer » pour finaliser l'importation.