Comment calculer des champs dans un rapport MS Access

La création de rapports dans Microsoft Access permet d'analyser les résultats de données filtrées par des requêtes ou stockées dans des tables. En maîtrisant les fonctions de calcul intégrées, vous transformerez un rapport ordinaire en un document professionnel complet.

Étape 1

Ouvrez Microsoft Access et le rapport dans lequel vous souhaitez ajouter un champ calculé. Vous devez avoir préalablement créé une table et une requête sources pour le rapport.

Étape 2

Passez en « Mode Création ». Ajoutez une zone de texte dans la section « Pied de page » du rapport.

Étape 3

Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte (pas sur son étiquette) et choisissez « Propriétés ». La « Feuille de propriétés » s'ouvre à droite. Sélectionnez « SourceControl » dans la section « Tout ». Cliquez sur le bouton « … » (trois points) pour ouvrir le « Générateur d'expressions ».

Étape 4

Dans le Générateur d'expressions, double-cliquez sur le dossier « Fonctions » dans la colonne de droite. L'arborescence « Fonctions » s'ouvre. Sélectionnez le dossier « Fonctions intégrées ».

Étape 5

Choisissez la fonction souhaitée dans la liste à l'extrême droite. La colonne centrale classe les fonctions par catégories. Double-cliquez sur la fonction « Somme » (Sum).

Dans la fenêtre d'expression, vous verrez « Somme (<<expr>>) ». Cela indique au rapport d'additionner toutes les valeurs d'une source de données donnée.

Étape 6

Sélectionnez « <<expr>> » et appuyez sur « Suppr ». Double-cliquez sur le dossier « Requêtes » pour ouvrir l'arborescence des requêtes, qui affiche toutes les requêtes du projet. Cliquez une fois sur le dossier de la requête : la liste des requêtes disponibles apparaît dans la colonne centrale. Double-cliquez sur la requête utilisée comme source de données (par exemple « CoûtsHebdomadaires »).

Étape 7

La fenêtre d'expression affiche maintenant « Somme (CoûtsHebdomadaires) ».

Étape 8

Cliquez sur « OK » dans le « Générateur d'expressions » pour fermer la fenêtre. La formule « Somme (CoûtsHebdomadaires) » s'affiche dans la propriété SourceControl de la Feuille de propriétés.

Étape 9

Exécutez le rapport pour voir les résultats.

Astuce

Si vous connaissez les fonctions à utiliser, vous pouvez les saisir directement dans SourceControl sans passer par le Générateur d'expressions. Tant que vous n'êtes pas à l'aise avec Access, il est recommandé d'utiliser le Générateur.

Avertissement

Cet article s'adresse aux utilisateurs expérimentés d'Access.