Comment calculer les champs d'un rapport MS Access

La création de rapports dans Microsoft Access peut aider l'utilisateur à déterminer les résultats des données qui ont été filtrées via des requêtes et/ou stockées dans des tables. Au fur et à mesure qu'un utilisateur Access devient plus compétent dans l'utilisation des rapports Access, il constate que les données peuvent non seulement être affichées, mais également calculées à l'aide d'une série de fonctions intégrées à la bibliothèque Microsoft Access. La maîtrise de ces fonctions et des fonctions du rapport peut transformer n'importe quel rapport médiocre en une œuvre d'art professionnelle.

Étape 1

Ouvrez Microsoft Access. Ouvrez le rapport dans lequel vous souhaitez ajouter le champ de calcul. Étant donné que la question concerne les rapports, l'utilisateur doit déjà avoir créé une table et une requête pour le rapport à lire.

Étape 2

Allez dans "Design View". Ajoutez une zone de texte dans la section "Pied de page" du rapport.

Étape 3

Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte (pas sur l'étiquette associée à la zone de texte) et choisissez l'option "Propriétés". La "Fiche de propriétés" s'ouvrira sur le côté droit de la fenêtre. Sélectionnez l'option « Source de contrôle » située dans la section « Tous » de la « Feuille de propriétés ». Cliquez sur le bouton. Cela entraînera l'ouverture du générateur d'expressions.

Étape 4

Double-cliquez sur le dossier "Fonctions" dans la colonne de droite. L'arborescence "Fonctions" s'ouvrira. Sélectionnez le dossier "Fonctions intégrées".

Étape 5

Sélectionnez la fonction que vous souhaitez exécuter dans la liste à l'extrême droite. La colonne du milieu décompose les différentes fonctions en catégories distinctes.

Double-cliquez sur la fonction "Somme".

Dans la fenêtre d'expression, vous verrez "Somme (<>)." Cela indique au rapport d'ajouter toutes les valeurs d'une certaine source de données.

Étape 6

Mettez en surbrillance "<>" et appuyez sur la touche "Suppr". Double-cliquez sur le dossier "Requêtes" pour ouvrir l'arborescence des requêtes, qui affichera toutes vos requêtes de projet. Cliquez une fois sur le dossier de requête et une liste des requêtes disponibles apparaîtra dans la colonne centrale. Double-cliquez sur la requête que vous utilisez pour votre source de données. La requête s'appellera "WeeklyCosts".

Étape 7

La fenêtre d'expression affiche désormais "Sum (WeeklyCosts)".

Étape 8

Cliquez sur le bouton "OK" sur le "Expression Builder" pour fermer la fenêtre. La formule, Sum (WeeklyCosts), s'affiche dans la source de contrôle de la feuille de propriétés.

Étape 9

Exécutez le rapport pour voir vos résultats.

Astuce

Si vous connaissez les fonctions que vous souhaitez appeler, vous pouvez simplement saisir les données dans la source de contrôle et ne pas passer par le générateur d'expression. Jusqu'à ce que vous soyez mieux familiarisé avec Access, il est conseillé d'utiliser le générateur d'expressions.

Avertissement

Cet article est destiné aux utilisateurs expérimentés d'Access.