Comment utiliser le remplissage automatique (AutoFill) dans Microsoft Access 2013
Dans son édition 2013, Microsoft Access — outil de gestion de base de données de la suite Office — se concentre sur les applications, permettant de créer des applications Web interactives pour la saisie de données aux côtés des bases de données de bureau traditionnelles. De nombreuses fonctionnalités des versions précédentes restent dans Access 2013, dont la possibilité de remplissage automatique des formulaires. Avec cette fonction, Access remplit automatiquement les champs qui deviendraient répétitifs s'ils étaient saisis manuellement — par exemple, le numéro de série d'un produit apparaît instantanément quand vous tapez le nom du produit.
Étape 1
Activez les connexions entre tables pour qu'elles partagent une relation — sans données relationnelles, pas d'auto-remplissage dans Access 2013. Liez les tables en entrant dans le Concepteur de tables et en affichant la table de votre choix. Dans l'onglet Type de données, choisissez Recherche (Lookup) dans le menu déroulant pour lancer l'Assistant Recherche. Sélectionnez l'option Je veux que le champ de recherche obtienne les valeurs d'une autre table ou requête. Assurez-vous que cette option est sélectionnée pour toutes les tables à connecter.
Étape 2
Choisissez la table connectée de votre choix en Affichage Table, puis cliquez sur l'onglet Feuille de propriétés. Sélectionnez Événement. Dans la section Après MAJ, cliquez sur le bouton avec les points de suspension (...) et choisissez Générateur de code (Code Builder), puis OK.
Étape 3
Tapez le nom du champ pour lequel vous voulez activer l'auto-complétion. Exemple : pour remplir les champs "NomProduit" et "Serie" basés sur des données existantes, tapez exactement NomProduit et Serie (respectez la casse) dans le formulaire. Reliez les champs par = avec un espace de chaque côté. Maintenant, quand vous tapez un nom de produit dans une nouvelle table ou mettez à jour une table existante, Access remplit automatiquement le champ numéro de série. Vous pouvez aussi choisir parmi les prix saisis précédemment via un menu déroulant.
Astuce
- Alternative pour créer des relations : dans le Concepteur de tables, glissez-déposez l'élément souhaité d'une table vers une autre.
- Pour limiter l'auto-remplissage à une seule colonne d'un champ, tapez le numéro de colonne entre parenthèses à côté du nom du champ dans le formulaire Après MAJ — ex. "Serie(2)". Rappelez-vous : dans Access 2013, les numéros de colonne commencent à 0, pas 1.
- L'auto-remplissage n'est pas la seule fonction automatique. À la création ou mise à jour d'une table, Access génère automatiquement deux vues : une vue Liste (style formulaire) et une vue Feuille de données (style tableur). Aucune action spéciale n'est requise.