Comment remplir automatiquement Access
Dans son édition 2013, Microsoft Access - un outil de gestion de base de données faisant partie de la suite Microsoft Office - se concentre sur les applications, vous permettant de créer des applications Web interactives pour la saisie de données aux côtés des bases de données de bureau traditionnelles. De nombreuses fonctionnalités des versions précédentes du logiciel restent dans Access 2013, notamment la possibilité de remplir automatiquement des formulaires. Grâce à cette fonctionnalité, Access remplit automatiquement les champs qui peuvent devenir répétitifs s'ils sont saisis manuellement. Par exemple, le numéro de série d'un produit peut être configuré pour apparaître instantanément lorsque vous saisissez le nom du produit.
Étape 1
Activez les connexions entre les tables pour vous assurer qu'elles partagent une relation. Sans données relationnelles, vous ne pouvez pas remplir automatiquement dans Access 2013. Associez les tables en accédant au Concepteur de table et en affichant la table de votre choix. Dans l'onglet Type de données, choisissez "Recherche" dans le menu déroulant pour lancer la fenêtre de l'assistant de recherche. Sélectionnez l'option "Je veux que le champ de recherche récupère les valeurs d'une autre table ou requête". Assurez-vous que cette option est sélectionnée pour toutes les tables que vous souhaitez connecter.
Étape 2
Choisissez la table connectée de votre choix dans la vue Table, puis cliquez sur l'onglet Feuille de propriétés. Sélectionnez "Événement". Dans la section Après la mise à jour, cliquez sur le bouton avec les ellipses et choisissez "Code Builder" dans le menu qui apparaît, puis cliquez sur "OK" pour confirmer le choix.
Étape 3
Tapez le nom du champ pour lequel vous souhaitez activer la saisie semi-automatique. Par exemple, si vous souhaitez remplir les champs que vous avez nommés "ProductName" et "Serial" en fonction des données existantes, tapez "ProductName" et "Serial" -- exactement comme vous avez orthographié ces champs, y compris la casse appropriée -- dans le formulaire. Joignez les champs avec "=", en laissant un espace de chaque côté du "=". Désormais, lorsque vous tapez un nom de produit dans une nouvelle table ou mettez à jour une table existante, Access remplit automatiquement le champ du numéro de série. Vous pouvez également choisir parmi les prix saisis précédemment via un menu déroulant.
Astuce
Comme autre moyen de se connecter et de créer des relations entre les tables, accédez au Concepteur de tables et faites glisser et déposez l'élément de votre choix d'une table à une autre.
Pour limiter le remplissage automatique à une seule colonne d'un champ, tapez le numéro de la colonne entre parenthèses à côté du nom du champ dans le formulaire Après la mise à jour -- "Serial(2)", par exemple. N'oubliez pas que dans Access 2013, les numéros de colonne commencent par "0" au lieu de "1".
Le remplissage automatique n'est pas la seule fonction automatique de cet outil de base de données. Lorsque vous créez une nouvelle table ou mettez à jour une table existante dans Access 2013, le programme génère automatiquement deux vues différentes :une vue Liste de style formulaire et une vue Feuille de données de type feuille de calcul. Vous n'avez aucune action particulière à effectuer pour activer cette fonctionnalité.