Comment fusionner des tables dans Access
Les bases de données Microsoft Access 2013 se composent de tables que vous pouvez modifier de différentes manières utiles. Par exemple, si votre base de données contient deux tables similaires, vous n'avez pas besoin de passer des heures à copier manuellement les données pour les fusionner. Une commande spéciale appelée requête Append automatise la tâche en sélectionnant les données d'une table et en les copiant rapidement dans une autre. Vous avez même la possibilité de choisir les enregistrements que vous souhaitez copier depuis votre table source et ajouter dans la table de destination.
Étape 1
Ouvrez une base de données Access qui contient une table que vous souhaitez fusionner dans une autre table. Assurez-vous que les types de données dans les tables source et de destination sont compatibles. Par exemple, si le premier champ de la table source est un champ numérique, le premier champ de la table de destination doit être un champ numérique. Comme le note Microsoft, "les champs de texte sont compatibles avec la plupart des autres types de champs". En d'autres termes, ce n'est pas grave si un champ de la table source est un champ numérique et que le champ correspondant dans la table de destination est un champ texte.
Étape 2
Cliquez sur "Créer" puis cliquez sur "Conception de requête" pour afficher la fenêtre Afficher la table qui répertorie les tables de la base de données. Cliquez sur la table qui contient les enregistrements que vous souhaitez copier. Cliquez sur "Ajouter" suivi de "Fermer". Excel place la table et ses champs dans le concepteur de requêtes.
Étape 3
Double-cliquez sur l'astérisque en haut du concepteur de requêtes et Excel ajoute tous les champs de la table à la grille de création de requête.
Étape 4
Cliquez sur "Exécuter" pour exécuter la requête et afficher une table qui affiche les enregistrements de la table. Cliquez sur "Afficher" suivi de "Vue de conception" puis cliquez sur "Append" pour ouvrir la fenêtre Append.
Étape 5
Cliquez sur "Base de données actuelle", si la table de destination est dans la base de données actuelle, puis cliquez sur la zone de liste déroulante "Nom de la table". Sélectionnez la table à laquelle vous souhaitez ajouter les enregistrements de la table source. Sinon, cliquez sur "Une autre base de données" et tapez le nom et l'emplacement de la base de données qui contient la table de destination. Tapez le nom de cette table dans la zone de liste déroulante "Nom de la table" et cliquez sur "OK".
Étape 6
Cliquez avec le bouton droit sur le haut de la fenêtre de conception de la requête et sélectionnez "Affichage de la feuille de données" pour afficher un aperçu montrant les enregistrements que la requête ajoutera. Cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris en haut de la fenêtre et sélectionnez "Mode Création".
Étape 7
Cliquez sur "Afficher" suivi de "Fiche de données, puis cliquez sur "Exécuter". Une fenêtre de dialogue vous demande si vous souhaitez ajouter les lignes de la table source à la table de destination. Cliquez sur "Oui" pour le faire ou cliquez sur "Non" pour annuler l'opération. Lorsque vous cliquez sur "Oui", Excel fusionne vos tableaux.
Astuce
Il est possible que votre opération de requête d'ajout ne s'exécute pas. Si rien ne se passe après avoir cliqué sur "Exécuter", vérifiez la barre d'état en bas d'Excel et recherchez un message indiquant "Cette action ou cet événement a été bloqué par le mode désactivé". Si vous voyez ce message, cliquez sur "Activer le contenu" situé dans la barre de message.
Si vous souhaitez créer une copie de sauvegarde de votre table de destination avant d'y fusionner des données, faites un clic droit sur le nom de la table dans le panneau Tables et sélectionnez "Copier". Vous pouvez ensuite cliquer avec le bouton droit sur un espace vide dans ce panneau et sélectionner "Coller" pour coller une copie du tableau. Les sauvegardes garantissent que vous ne perdez pas d'informations critiques si un problème survient lors d'un changement de base de données.
Cet exemple illustre la fusion de tous les enregistrements d'une table source dans une table de destination. Vous avez également la possibilité de choisir les enregistrements que vous souhaitez copier dans la table de destination. Après avoir sélectionné une table dans la fenêtre Afficher la table, ne cliquez pas sur l'astérisque pour choisir tous les champs de la table. Au lieu de cela, double-cliquez sur chaque champ pour l'ajouter à la grille de requête. Lorsque vous avez terminé, chaque champ apparaît dans une colonne distincte de la grille. Vous pouvez ensuite saisir des critères de sélection dans la zone de texte Critères à côté de n'importe quel champ. Par exemple, si vous souhaitez fusionner uniquement les enregistrements où le champ totalSales est supérieur à 200, "tapez> 200" (sans les guillemets) dans la zone de texte Critères à côté du champ totalSales. Consultez la documentation d'aide d'Access pour savoir comment appliquer d'autres types de critères aux requêtes.