Comment créer des dossiers de formation dans Access

Microsoft Access est le logiciel de base de données fourni avec la suite Microsoft Office. Les employeurs utilisent couramment Access pour conserver les dossiers d'emploi, car il fournit une interface pointer-cliquer pour la gestion de la base de données. Pour suivre les dossiers de formation avec Access, créez un tableau pour le dossier de l'employé et un tableau distinct pour les codes de formation. Connectez-vous à la base de données et mettez à jour les dossiers de formation avec les formulaires Access chaque fois qu'un employé termine un nouveau module de formation. Sauvegardez régulièrement les dossiers des employés pour vous assurer que les informations ne sont pas perdues.

Étape 1

Lancez Microsoft Access. Cliquez sur "Démarrer", "Tous les programmes", "Suite Microsoft Office", "Accès".

Étape 2

Créer une base de données des dossiers de formation. Cliquez sur l'icône "Nouveau" dans la barre d'outils. Cliquez sur "Base de données vide." Accédez à n'importe quel emplacement et attribuez un nom à la base de données, puis cliquez sur "Créer".

Étape 3

Créez la table des employés. Cliquez sur "Objet", "Table", "Nouveau". Double-cliquez sur "Assistant de tableau." Suivez les instructions de l'assistant de table pour créer une table avec le nom "employé". Donnez au tableau les champs suivants :

"employee_key, employee_name, training_keys" où l'employee_key est un entier, le employee_name est de 40 caractères et les training_keys sont du texte.

Les clés de formation seront une série d'entiers, mais l'étiquetage textuel fournira un espace presque illimité pour plusieurs clés de formation. Si les enregistrements de formation ne sont que des niveaux, par exemple, les employés ont des niveaux de formation de 1 à 5, la clé de formation peut être un nombre entier.

Étape 4

Créez le tableau d'entraînement. Cliquez sur "Objet", "Table", "Nouveau". Double-cliquez sur "Assistant de tableau." Suivez les instructions de l'assistant de tableau pour créer un tableau avec le nom "formation".

Donnez au tableau les champs suivants :

"training_key", "training_name", "training_summary" où training_key est un entier, training_name est de 40 caractères et training_summary est du texte.

Étape 5

Créez un formulaire pour ajouter des employés à la table des employés. Cliquez sur "Objets", "Formulaires", "Nouveau". L'assistant de formulaire se lancera. Donnez un nom au formulaire, par exemple, "ajouter des employés". Suivez les instructions de l'assistant. Lorsque l'assistant vous demande une table, sélectionnez la table "employé". Laissez le formulaire sélectionner automatiquement "employee_key". Utilisez l'assistant pour créer des champs de formulaire pour le nom et la formation de l'employé. Cette méthode vous permet de saisir les enregistrements de formation des employés lorsque vous ajoutez l'employé à la base de données pour la première fois.

Étape 6

Créez un formulaire pour ajouter des formations au tableau des formations. Cliquez sur "Objets", "Formulaires", "Nouveau". L'assistant de formulaire se lancera. Donnez un nom au formulaire, par exemple "ajouter une formation". Suivez les instructions données par l'assistant. Lorsque l'assistant vous demande un tableau, sélectionnez le tableau "formation". Laissez le formulaire sélectionner automatiquement "training_key". Utilisez l'assistant pour créer des champs de formulaire pour training_name et training_summary.

Étape 7

Créez un formulaire pour ajouter des formations à la fiche de l'employé. Cliquez sur "Objets", "Formulaires", "Nouveau". L'assistant de formulaire se lancera. Donnez un nom au formulaire, par exemple "ajouter une formation". Suivez les instructions de l'assistant. Lorsque l'assistant vous demande un tableau, sélectionnez le tableau "formation" et le tableau "emploi". Utilisez l'assistant pour créer un champ de formulaire afin de modifier les clés de formation dans la table d'emploi, mais n'autorisez que les clés représentées dans la table de formation.

Étape 8

Enregistrez tous les paramètres de la base de données. Cliquez sur "Fichier", "Enregistrer".