Comment créer des enregistrements de formation dans Access

Microsoft Access est le logiciel de base de données fourni avec la suite Microsoft Office. Les employeurs l'utilisent couramment pour gérer les dossiers du personnel grâce à son interface pointer-cliquer. Pour suivre les formations avec Access, créez une table pour les employés et une table distincte pour les codes de formation. Reliez-les et mettez à jour les dossiers via des formulaires Access dès qu'un employé termine un module. Sauvegardez régulièrement les données pour éviter toute perte.

Étape 1

Lancez Microsoft Access. Cliquez sur « Démarrer », « Tous les programmes », « Microsoft Office », « Access ».

Étape 2

Créez une base de données pour les formations. Cliquez sur l'icône « Nouveau » dans la barre d'outils. Choisissez « Base de données vierge ». Parcourez jusqu'à l'emplacement souhaité, donnez un nom à la base, puis cliquez sur « Créer ».

Étape 3

Créez la table des employés. Cliquez sur « Objet », « Table », « Nouveau ». Double-cliquez sur « Assistant Table ». Suivez les instructions pour créer une table nommée « employe ». Ajoutez les champs suivants :

« employe_cle » (entier), « employe_nom » (40 caractères), « formations_cles » (texte).

Les clés de formation seront une série d'entiers, mais le type texte offre une place quasi illimitée pour plusieurs clés. Si les formations ne sont que des niveaux (ex. 1 à 5), la clé peut être un entier.

Étape 4

Créez la table des formations. Cliquez sur « Objet », « Table », « Nouveau ». Double-cliquez sur « Assistant Table ». Suivez les instructions pour créer une table nommée « formation ».

Ajoutez les champs : « formation_cle » (entier), « formation_nom » (40 caractères), « formation_resume » (texte).

Étape 5

Créez un formulaire pour ajouter des employés. Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau ». L'assistant se lance. Nommez-le (ex. « ajouter employés »). Suivez l'assistant. Quand il demande la table, choisissez « employe ». Laissez l'assistant sélectionner « employe_cle » automatiquement. Créez les champs pour le nom et les formations. Cette méthode permet d'enregistrer les formations dès l'ajout de l'employé.

Étape 6

Créez un formulaire pour ajouter des formations. Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau ». Nommez-le (ex. « ajouter formation »). Suivez l'assistant. Choisissez la table « formation ». Laissez « formation_cle » en auto. Créez les champs pour le nom et le résumé.

Étape 7

Créez un formulaire pour attribuer des formations à un employé. Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau ». Nommez-le (ex. « attribuer formation »). Suivez l'assistant. Choisissez les tables « formation » et « employe ». Créez un champ pour modifier « formations_cles » dans la table employe, en limitant aux clés présentes dans la table formation.

Étape 8

Enregistrez tous les paramètres. Cliquez sur « Fichier », « Enregistrer ».