Comment créer un carnet d'adresses de base de données Simple Access

Microsoft Access offre un emplacement idéal pour stocker les contacts de votre carnet d'adresses. Au lieu de rechercher des contacts dans votre e-mail ou dans une pile de documents, conservez vos contacts dans un emplacement centralisé. Après avoir créé un carnet d'adresses dans Access, vous pouvez envoyer des lettres et des e-mails à partir de la base de données. Que vous utilisiez Access personnellement ou professionnellement, vous pouvez créer une nouvelle table et la remplir avec des données pour produire un carnet d'adresses.

Étape 1

Créez une nouvelle base de données Microsoft Access ou ouvrez une base de données existante à partir de l'onglet "Fichier" du ruban en haut de la page. Vous pouvez intégrer votre carnet d'adresses à d'autres tables pour optimiser les capacités de votre base de données en utilisant une base de données Access existante. Si vous souhaitez que la base de données stocke uniquement vos contacts, créez une nouvelle base de données à partir de zéro.

Étape 2

Sélectionnez l'onglet "Créer" du ruban et cliquez sur le bouton "Conception de tableau". Cela crée une table à partir d'un modèle vierge et vous permet de saisir les champs et les types de données appropriés. Un tableau ressemble à une feuille de calcul Excel, mais il a une structure interne définie que vous déterminez dans la "vue de conception" du tableau.

Étape 3

Tapez les champs que vous souhaitez rendre disponibles dans la colonne "Nom du champ" de la grille de création de table. Vos champs doivent inclure "Nom", "Numéro de téléphone", "Adresse", "Email" et tous les autres champs appropriés. Laissez le "Type de données" sur "Texte" pour la plupart de vos champs, à l'exception des champs numériques tels que "Numéro de téléphone".

Étape 4

Faites un clic droit sur l'identifiant unique et sélectionnez "Clé primaire". Les "clés primaires" vous permettent d'établir des relations entre les tables. Étant donné que le champ "Clé primaire" possède un ensemble unique de caractères pour chaque enregistrement, les caractères aident à localiser les enregistrements dans votre table.

Étape 5

Sélectionnez l'onglet "Accueil" du ruban, cliquez sur "Affichage" et sélectionnez "Affichage de la feuille de données". Entrez toutes les informations de votre carnet d'adresses dans le tableau et appuyez sur l'icône "Enregistrer" dans le coin supérieur gauche. Cliquez sur la flèche dans l'en-tête du champ et sélectionnez "Trier de A à Z" ou "Trier de Z à A" pour réorganiser l'ordre.

Astuce

Formatez votre champ "Numéro de téléphone" pour afficher tous vos numéros de téléphone dans un format cohérent. Sélectionnez "l'assistant de masque de saisie" dans les "Propriétés du champ" du tableau "Mode Création" et sélectionnez "Numéro de téléphone".