Comment créer un carnet d'adresses simple dans Access

Microsoft Access offre un emplacement idéal pour stocker vos contacts. Au lieu de chercher des contacts dans vos e-mails ou dans une pile de papier, centralisez-les dans un seul endroit. Après avoir créé un carnet d'adresses dans Access, vous pouvez envoyer des lettres et des e-mails depuis la base de données. Que vous utilisiez Access à titre personnel ou professionnel, vous pouvez créer une nouvelle table et la remplir pour produire un carnet d'adresses.

Étape 1

Créez une nouvelle base de données Microsoft Access, ou ouvrez une base existante depuis l'onglet « Fichier » du ruban. Vous pouvez intégrer votre carnet d'adresses à d'autres tables pour maximiser les capacités de votre base en utilisant une base Access existante. Si vous ne voulez stocker que vos contacts, créez une nouvelle base de données à partir de zéro.

Étape 2

Sélectionnez l'onglet « Créer » du ruban et cliquez sur le bouton « Création de table ». Cela crée une table à partir d'un modèle vierge et vous permet de définir les champs et types de données appropriés. Une table ressemble à une feuille de calcul Excel, mais elle possède une structure interne définie que vous déterminez en « Mode Création ».

Étape 3

Saisissez les champs souhaités dans la colonne « Nom du champ » de la grille de création de table. Vos champs devraient inclure « Nom », « Numéro de téléphone », « Adresse », « E-mail » et tous les autres champs pertinents. Laissez le « Type de données » sur « Texte » pour la plupart des champs, sauf pour les champs numériques comme « Numéro de téléphone ».

Étape 4

Faites un clic droit sur l'identifiant unique et sélectionnez « Clé primaire ». Les « Clés primaires » permettent de créer des relations entre les tables. Comme le champ « Clé primaire » a un ensemble unique de caractères pour chaque enregistrement, ces caractères aident à localiser les enregistrements dans votre table.

Étape 5

Sélectionnez l'onglet « Accueil » du ruban, cliquez sur « Affichage » et choisissez « Affichage Feuille de données ». Saisissez toutes les informations de votre carnet d'adresses dans la table et cliquez sur l'icône « Enregistrer » en haut à gauche. Cliquez sur la flèche dans l'en-tête du champ et sélectionnez « Trier A à Z » ou « Trier Z à A » pour réorganiser l'ordre.

Astuce

Formatez votre champ « Numéro de téléphone » pour afficher tous vos numéros dans un format cohérent. Sélectionnez l'« Assistant Masque de saisie » dans les « Propriétés du champ » du « Mode Création » de la table et choisissez « Numéro de téléphone ».