Comment suivre les dossiers de formation avec Excel

On vous a demandé de commencer à suivre les événements de formation pour votre entreprise. Quelle que soit la taille de votre organisation, des dossiers de formation précis sont essentiels et bénéfiques pour tous. Microsoft Office Excel est un moyen simple et efficace de suivre les informations de formation. En tirant parti des fonctionnalités des classeurs, vous bénéficiez de la flexibilité nécessaire pour organiser les dossiers comme vous en avez besoin, quand vous en avez besoin.

Configurer le classeur de dossiers de formation

Étape 1

Cliquez sur le menu "Fichier" puis "Nouveau" et sélectionnez "Classeur vide" pour créer un classeur vide.

Étape 2

Sur la ligne "1", en commençant par la cellule "A", entrez les en-têtes pour les informations que vous devez suivre.

Étape 3

Entrez les informations de formation — une nouvelle ligne pour chaque événement de formation et chaque personne à suivre. (Par exemple, si Bob Smith a assisté à deux formations, il y aura deux lignes d'informations pour lui.)

Étape 4

Cliquez sur le menu "Fichier" puis "Enregistrer" pour sauvegarder votre travail. (N'oubliez pas de le faire périodiquement pendant la saisie des dossiers de formation.)

Étape 5

Cliquez sur le menu "Données" puis "Trier" pour organiser vos dossiers de formation selon vos besoins. NOTE : Assurez-vous de sélectionner le bouton radio "Ma plage de données a une ligne d'en-tête".

Étape 6

Enregistrez le classeur organisé.

Astuce

Les informations à suivre varient selon les situations, mais quelques recommandations incluent : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, cours de formation, date de formation et prochaine date de formation. Si vous suivez des formations pour des employés, vous pouvez inclure des informations supplémentaires comme le responsable, le département, le poste, le coût de la formation et le lieu.

L'étape "Trier" peut être effectuée plusieurs fois et aussi souvent que nécessaire. Pourquoi est-ce utile ? Triez la liste par prochaine date de formation pour créer des emails de rappel. Triez par responsable pour notifier les formations terminées. Les possibilités sont infinies et vous n'êtes limité que par votre créativité.

Avertissement

En utilisant la fonction "Trier", rappelez-vous que vous pouvez toujours sélectionner l'option "Annuler" si le tri n'a pas produit les résultats souhaités. Sauvegardez simplement votre travail fréquemment et travaillez avec les données jusqu'à ce que vous les ayez organisées dans le meilleur format pour vos besoins.