Comment suivre le processus de recrutement dans Microsoft Excel
Le processus de recrutement peut parfois être rapide et intense. Si votre entreprise dispose d'une base de données de gestion des contacts étendue, vous pourrez peut-être créer et maintenir des requêtes pour gérer le processus de recrutement ; cependant, cela peut alourdir votre base de données avec les candidats non retenus. Les feuilles de calcul Excel offrent un moyen rapide de personnaliser le suivi de votre processus de recrutement avec informations personnelles, statut de candidature et autres champs pertinents. Au fur et à mesure que vos besoins évoluent et que votre processus s'affine, vous pouvez adapter votre feuille de calcul plutôt que de communiquer vos besoins au service informatique pour de futures mises à jour.
Étape 1
Créez un nouveau classeur Excel pour votre campagne de recrutement. Enregistrez-le avec un titre significatif, « Modèle Recrutement » ou « Commerciaux Juin 2014 », pour accéder facilement aux bonnes données.
Étape 2
Entrez les champs à suivre en ligne 1, de gauche à droite. Commencez par les identifiants des candidats : « Nom », « Prénom », « Téléphone », « Email » et « Adresse ». Utilisez tous les champs importants pour votre processus, et résistez à la tentation de combiner des données qui pourraient limiter vos recherches. Par exemple, si vous comptez contacter les candidats par courrier postal, envisagez de diviser « Adresse » en « Rue », « Ville » et « Code postal » pour faciliter les recherches et le publipostage.
Étape 3
Continuez avec d'autres éléments de suivi en ligne 1. Cela pourrait inclure « Statut », où un utilisateur Excel averti pourrait ajouter des listes déroulantes avec « Reçu », « Entretien » et « Rejeté », bien que de simples entrées texte puissent suffire. D'autres colonnes utiles : « Commentaires », « Prochaines étapes » et un champ pour un lien hypertexte vers le CV du candidat, s'il est stocké numériquement.
Étape 4
Ajoutez des colonnes pour usage interne, comme « Source de la candidature », « Recruteur » — si vous en avez plusieurs dans votre service ou faites appel à des agences externes — et tout autre champ pour comparer les candidats. Pour améliorer la lisibilité, vous pouvez formater la zone de données de votre feuille comme un tableau en utilisant les modèles prédéfinis dans la barre de menus.
Étape 5
Sauvegardez votre feuille avant d'ajouter des données, peut-être avec le mot « Sauvegarde » ajouté au nom du fichier, pour avoir une copie propre pour de futures campagnes ou comme base de révision. Enregistrer comme modèle permet cela aussi, simplifiant le lancement de nouvelles campagnes ou l'organisation des candidats par périodes (mensuel, trimestriel, annuel).
Astuce
Vous pouvez gagner du temps en utilisant des modèles Excel disponibles sur Internet (lien en Ressources). Si vous ne trouvez pas de modèle de recrutement dédié répondant à vos besoins, envisagez d'adapter des modèles de gestion de ressources contacts à vos exigences spécifiques.