Comment importer un document Word dans une table Access

Données sources multiples/formats variés. Besoin : passer de Word à base Access. Import = méthode efficace vers table/base Access. Instructions pour Word 2010 / Access 2010.

Étape 1

Préparez données Word pour import. Structurez : format délimité (champs séparés par caractère unique : virgule, point-virgule) ou largeur fixe (largeur constante par champ). Les deux : 1 enregistrement par ligne. Indiquent à Access où placer données.

Étape 2

Enregistrez Word en fichier texte brut. Access lit seulement texte brut, CSV, Excel. Fermez fichier.

Étape 3

Lancez Access, ouvrez base nouvelle/existante pour stocker données. Nouvelle table ou existante. Si existante : Access ajoute données au format existant. Données importées doivent correspondre structure table existante.

Étape 4

Onglet « Données externes » > groupe « Importer » > icône « Fichier texte ». Boîte « Obtenir données externes - Fichier texte ».

Étape 5

Parcourez/saisissez nom fichier texte préparé dans « Nom fichier ». Spécifiez stockage : nouvelle table > « Importer source dans nouvelle table » ; table existante > « Ajouter copie enregistrements à la table » + sélection table liste déroulante.

Étape 6

« OK » > Assistant Importation Texte. Access scanne et recommande structure. Confirmez/sélectionnez format : « Délimité » ou « Largeur fixe » > « Suivant ».

Étape 7

Si délimité : sélectionnez caractère séparateur. Si qualificatif texte : choisissez dans « Qualificatif texte ». Si 1ère ligne = noms champs > cochez « La première ligne contient les noms de champs ». Si largeur fixe : vérifiez structure, ajustez position colonnes si besoin > « Suivant ».

Étape 8

Revérifiez structure. Pour infos champs supplémentaires : clic en-tête champ > saisissez « Nom champ » et « Type de données ». Index sur champ > « Indexé » = « Oui ». Exclure champ > cochez « Ne pas importer (Ignorer) » > « Suivant ».

Étape 9

Clé primaire si nouvelle table : « Laisser Access ajouter clé primaire » (IDs auto), votre propre clé depuis champs source, ou « Pas de clé primaire » > « Suivant ».

Étape 10

Nouvelle table : confirmez/modifiez nom dans « Importer dans table » > « Terminer ». Boîte statut import s'ouvre.