Comment importer un document Word dans une table Access
Les données peuvent vous parvenir dans de nombreux formats différents à partir de nombreuses sources différentes. Qu'il s'agisse d'une liste de contacts, d'un tableau d'enregistrements de compte ou d'un index d'inventaire, vous avez parfois besoin d'obtenir des données de Microsoft Word dans une base de données Microsoft Access. Les importations sont le moyen le plus efficace de déplacer des données d'un document Word vers une table ou une base de données Access. Ces instructions s'appliquent à Microsoft Word 2010 et Microsoft Access 2010.
Étape 1
Préparez les données de votre document Word pour l'importation. Structurez les données dans un format délimité ou à largeur fixe. Les formats délimités séparent les champs par un seul caractère, comme une virgule ou un point-virgule. Les formats à largeur fixe organisent les données de sorte que la largeur de chaque champ reste constante pour indiquer quand un champ se termine et le suivant commence. Les deux formats exigent que chaque enregistrement soit sur une ligne distincte. Ces formats indiquent à Access où placer les données une fois importées.
Étape 2
Enregistrez le document Word en tant que fichier texte brut. Access ne peut lire que les données au format texte brut, CSV ou Excel. Une fois enregistré, fermez le fichier.
Étape 3
Démarrez Microsoft Access et ouvrez une nouvelle base de données ou une base de données existante dans laquelle vous stockerez les données importées. Choisissez une nouvelle table ou une table existante dans laquelle stocker les données. Si vous choisissez une table existante, Access ajoutera les données à la table existante dans le format existant. Les données importées doivent correspondre au format et à la structure du tableau existant.
Étape 4
Accédez à l'onglet "Données externes", localisez le groupe "Importer" et cliquez sur l'icône "Fichier texte". Cela ouvre la boîte de dialogue "Obtenir des données externes - Fichier texte".
Étape 5
Recherchez ou saisissez le nom du fichier texte que vous avez préparé précédemment dans la zone "Nom de fichier". Spécifiez où vous voulez que les données soient stockées. Pour une nouvelle table, cliquez sur "Importer les données source dans une nouvelle table de la base de données actuelle". Pour une table existante, cliquez sur "Ajouter une copie des enregistrements à la table" et choisissez la table appropriée dans la liste déroulante.
Étape 6
Cliquez sur "OK" pour continuer et ouvrir le "Assistant d'importation de texte." Access analysera les données et recommandera une structure de fichiers. Confirmez ou sélectionnez l'option qui correspond au format de votre fichier :"Délimité" ou "Largeur fixe". Cliquez sur "Suivant".
Étape 7
Si vous utilisez un format délimité, sélectionnez le caractère utilisé pour délimiter les champs. Si le fichier contient un qualificatif de texte, choisissez le qualificatif que vous avez utilisé dans la case "Qualificateur de texte". Si la première ligne de votre document Word contient les noms de champs, cochez "La première ligne contient les noms de champs". Si vous utilisez un format à largeur fixe, vérifiez les données et la structure affichées et ajustez le positionnement des colonnes si nécessaire. Cliquez sur "Suivant".
Étape 8
Passez en revue les données et la structure une fois de plus avant de continuer. Si vous avez besoin de spécifier des informations supplémentaires sur l'un des champs, cliquez sur l'en-tête du champ et entrez les données appropriées pour "Nom du champ" et "Type de données". Pour créer un index sur le champ sélectionné, définissez "Indexé" sur "Oui". Pour exclure le champ sélectionné de l'importation, cochez "Ne pas importer le champ (Ignorer)". Cliquez sur "Suivant".
Étape 9
Établissez une clé primaire si vous importez dans une nouvelle table. Vous pouvez sélectionner "Laisser Access ajouter une clé primaire", qui remplit automatiquement une séquence d'ID, choisir votre propre clé primaire dans l'un des champs source ou sélectionner "Aucune clé primaire". Cliquez sur "Suivant".
Étape 10
Pour une nouvelle table, confirmez ou modifiez le nom de la nouvelle table dans la case "Importer dans la table". Cliquez sur "Terminer" pour importer les données. Une boîte de dialogue s'ouvrira pour indiquer l'état de l'importation.