Comment créer une base de données à partir de Microsoft Outlook
Outlook est un gestionnaire d'informations personnelles fourni par Microsoft dans le cadre du progiciel Office Suite. Ce programme pratique a de nombreuses facettes. Il fournit une communication par e-mail, un calendrier et un gestionnaire de tâches. L'une des fonctions les plus vitales fournies par Outlook est la possibilité de gérer une base de données de contacts. Cela fonctionne comme un annuaire téléphonique électronique avec des capacités de courrier électronique. Outlook peut être utilisé en tant qu'application autonome ou en conjonction avec d'autres logiciels du package Office. Le démarrage d'une base de données à l'aide d'Outlook est un processus simple qui vous aidera à rester organisé et à gagner du temps.
Configurer la base de données
Étape 1
Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
Étape 2
Cliquez sur "Fichier" en haut de l'écran. Déplacez votre pointeur vers "Nouveau, puis cliquez sur "Contact". Cela ouvrira un formulaire de contact vierge.
Étape 3
Remplissez les informations sur le formulaire de contact. Pour entrer plusieurs entrées dans un champ, comme deux numéros de téléphone, utilisez la flèche vers le bas à côté du champ. Cela ajoutera une deuxième ligne. Pour plusieurs adresses postales, définissez une valeur par défaut pour le publipostage en cochant la case "Ceci est l'adresse postale" à côté de l'entrée appropriée.
Étape 4
Nommez le contact en saisissant des données dans la case "Afficher en tant que". Tous les messages envoyés à ce client répertorieront ce nom dans la section "À :". Par exemple, si vous remplissez un formulaire de contact pour FlowersRU, il peut s'agir du nom de l'entreprise, mais vous souhaiterez peut-être que les messages soient adressés à John, le responsable. Le nom de John irait dans la zone "DisplayAs".
Étape 5
Sélectionnez le bouton "Ajouter" en bas du formulaire après chaque contact pour l'enregistrer.
Étape 6
Double-cliquez sur le nom du contact, sur le côté gauche de l'écran Outlook, pour modifier les informations.
Créer un contact à partir d'un e-mail
Étape 1
Ouvrir l'e-mail.
Étape 2
Faites un clic droit sur le nom de l'expéditeur, le menu des options s'ouvrira.
Étape 3
Cliquez sur l'option "Ajouter aux contacts" qui apparaît dans le menu à côté de votre curseur.
Créer des groupes de bases de données
Étape 1
Créez un dossier de groupe. Cliquez sur "Fichier" en haut de l'écran puis sélectionnez "Nouveau" et "Dossier".
Étape 2
Attribuez un nom au dossier dans la zone qui apparaît.
Étape 3
Sélectionnez « Éléments de contact » dans la zone Contenu du dossier. Cliquez sur la flèche à côté de Contenu du dossier pour ouvrir la liste et mettre en surbrillance les éléments de contact.
Étape 4
Déterminez où vous souhaitez stocker le dossier. Cliquez sur l'emplacement sur votre disque dur puis sur le bouton "Ok" pour l'enregistrer.
Étape 5
Faites glisser et déposez les contacts individuels dans le nouveau dossier.