Comment créer une base de données à partir de Microsoft Outlook
Outlook est un gestionnaire d'informations personnelles fourni par Microsoft dans le cadre de la suite logicielle Office. Ce programme pratique a de nombreuses facettes. Il fournit la communication par e-mail, un calendrier et un gestionnaire de tâches. L'une des fonctions les plus vitales fournies par Outlook est la capacité de gérer une base de données de contacts. Cela fonctionne comme un annuaire électronique avec des capacités de messagerie. Outlook peut être utilisé comme application autonome ou en conjonction avec d'autres logiciels du pack Office. Démarrer une base de données en utilisant Outlook est un processus simple qui vous aidera à rester organisé et à gagner du temps.
Configurer la base de données
Étape 1
Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
Étape 2
Cliquez sur « Fichier » en haut de l'écran. Déplacez votre pointeur vers « Nouveau » puis cliquez sur « Contact ». Cela ouvrira un formulaire de contact vierge.
Étape 3
Remplissez les informations sur le formulaire de contact. Pour saisir plusieurs entrées pour un champ, comme deux numéros de téléphone, utilisez la flèche vers le bas à côté du champ. Cela ajoutera une deuxième ligne. Pour plusieurs adresses postales, définissez une valeur par défaut pour le publipostage en cochant la case « Ceci est l'adresse postale » à côté de l'entrée appropriée.
Étape 4
Nommez le contact en saisissant des données dans la case « DisplayAs » (Afficher comme). Tous les messages envoyés à ce client listeront ce nom dans la section « À : ». Par exemple, si vous complétez un formulaire de contact pour FlowersRUs, ce peut être le nom de l'entreprise mais vous voulez que les messages soient adressés à John, le gérant. Le nom de John irait dans la case « DisplayAs ».
Étape 5
Sélectionnez le bouton « Ajouter » en bas du formulaire après chaque contact pour l'enregistrer.
Étape 6
Double-cliquez sur le nom du contact, sur le côté gauche de l'écran Outlook, pour modifier les informations.
Créer un contact à partir d'un e-mail
Étape 1
Ouvrez le message e-mail.
Étape 2
Faites un clic droit sur le nom de l'expéditeur, le menu d'options s'ouvrira.
Étape 3
Cliquez sur l'option « Ajouter aux contacts » qui apparaît dans le menu à côté de votre curseur.
Créer des groupes de base de données
Étape 1
Créez un dossier de groupe. Cliquez sur « Fichier » en haut de l'écran, puis sélectionnez « Nouveau » et « Dossier ».
Étape 2
Attribuez un nom au dossier dans la case qui apparaît.
Étape 3
Sélectionnez « Éléments de contact » dans la case Contenu du dossier. Cliquez sur la flèche à côté de Contenu du dossier pour ouvrir la liste et surlignez Éléments de contact.
Étape 4
Déterminez où vous voulez stocker le dossier. Cliquez sur l'emplacement sur votre disque dur, puis sur le bouton « OK » pour l'enregistrer.
Étape 5
Faites glisser-déposer les contacts individuels vers le nouveau dossier.