La meilleure façon d'enregistrer des e-mails à partir d'Outlook
Lorsque vous utilisez Microsoft Outlook pour votre compte de messagerie, vous devez vous assurer que vous pouvez suivre tous vos messages et que vous pouvez vous y référer chaque fois que vous en avez besoin. C'est pourquoi il est important de comprendre quelle est la meilleure façon d'enregistrer et de stocker vos e-mails à partir de votre compte Outlook.
Dossiers
Selon Microsoft, la meilleure pratique consiste à conserver la boîte de réception pour les messages que vous devez lire et traiter vous-même et à créer d'autres dossiers que vous pouvez utiliser pour certains types de courrier. Créez un dossier "1-Référence". Supprimez manuellement tout message auquel vous devez revenir plus tard ou que vous n'avez pas encore eu le temps de lire. Mettez un "1" devant pour qu'il apparaisse juste en dessous de votre boîte de réception. Créez d'autres dossiers, tels que "Personnel", pour classer les e-mails personnels et les séparer de vos e-mails professionnels. De cette façon, vous n'aurez pas à vous soucier du fait que vos collègues regardent par-dessus votre épaule des messages personnels. Vous pouvez créer un ensemble de dossiers pour les e-mails de la liste de diffusion, afin que ces messages soient redirigés vers un dossier. Ainsi, vous n'aurez pas à encombrer votre boîte de réception de tonnes de messages que vous n'aurez peut-être même pas besoin de lire.
Archiver
Configurez tous vos dossiers pour qu'ils s'archivent automatiquement chaque année. Le système d'archivage vous permet de sauvegarder les emails qui sont importants sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Outlook peut vous demander de répondre si vous souhaitez archiver automatiquement tous vos messages. Cliquez sur "Oui" et le processus d'archivage commencera. Vos messages sont déplacés de la boîte de réception ou d'autres dossiers vers un dossier "Archive", auquel vous pouvez accéder à tout moment. Tous vos dossiers seront mimés dans le dossier "Archive". Par exemple, si vous avez des dossiers de référence, personnels et professionnels, vous verrez les trois mêmes dossiers sous "Archive".
La fonctionnalité "AutoArchive" d'Outlook est activée par défaut, mais vous pouvez également personnaliser le système d'archivage. Pour cela, cliquez sur le menu "Outils". Cliquez sur "Options", puis cliquez sur l'onglet "Autre". Sélectionnez "Archive automatique". Sélectionnez "Exécuter l'archivage automatique tous les n jours" et spécifiez le nombre souhaité (par exemple, tous les 14 jours). Sélectionnez toutes les autres options que vous souhaitez modifier. Si vous souhaitez appliquer les modifications à tous vos dossiers, sélectionnez "Appliquer ces paramètres à tous les dossiers".