La meilleure méthode pour sauvegarder ses e-mails depuis Outlook

En utilisant Microsoft Outlook, vous voulez conserver tous vos messages et pouvoir les retrouver à tout moment. Il est donc crucial de connaître la meilleure méthode pour sauvegarder et stocker vos e-mails.

Dossiers

Selon Microsoft, la bonne pratique : garder la Boîte de réception pour les messages à traiter, et créer d'autres dossiers pour classer. Créez un dossier 1-Référence. Y glisser les messages à relire plus tard ou pas encore lus. Le « 1 » le place juste sous la boîte de réception. Créez d'autres dossiers : Personnel pour séparer mails perso/pro. Ainsi, vos collègues ne verront pas vos messages privés. Créez des dossiers pour les listes de diffusion : ces messages y sont redirigés automatiquement, sans encombrer la boîte de réception.

Archivage

Réglez tous vos dossiers sur Archivage automatique annuel. Le système archive les mails importants sans intervention. Outlook peut demander confirmation pour l'archivage auto : cliquez Oui. Les messages passent de la boîte de réception/autres dossiers vers un dossier Archive, accessible à tout moment. La structure des dossiers est reproduite dans Archive (ex. Référence, Personnel, Professionnel).

L'Archivage auto est activé par défaut, mais personnalisable. Outils > Options > onglet Autres > Archivage auto. Cochez Exécuter l'archivage auto tous les n jours (ex. 14). Modifiez d'autres options. Pour appliquer à tous les dossiers : Appliquer ces paramètres à tous les dossiers.