Quatre types de documents de traitement de texte
Le traitement de texte a beaucoup évolué depuis la simple création de lettres. Vous pouvez faire des prospectus et bulletins d'information d'aspect professionnel en utilisant différentes polices. Les applications de traitement de texte ont même des images ou dessins que vous pouvez incorporer dans vos documents. Ensuite, si vous voulez distribuer vos documents, vous pouvez les envoyer par e-mail ou les publier sur Internet. Il y a beaucoup d'autres documents que vous pouvez créer avec un logiciel de traitement de texte. En voici quelques-uns que vous pouvez produire.
Cahier des charges (Statement of Work)
Un cahier des charges (SOW) est un contrat contraignant entre le consultant et le client. Il décrit les activités de travail et les livrables que le consultant ou le fournisseur effectuera. Il n'y a pas de format défini pour ce document. Les entreprises peuvent créer leurs propres modèles selon leur secteur. Le SOW définit généralement la portée du travail, le lieu d'exécution, le calendrier des livrables et les modalités de paiement — en d'autres termes, le travail que le consultant effectuera, où il le fera, quand les tâches et le projet global doivent être achevés, et comment et quand le client paiera le consultant.
Procédure opératoire standard (Standard Operating Procedure)
La procédure opératoire standard (SOP) est un document qui définit ce qu'un département ou une entreprise fait. La SOP implique généralement trois phases. La première consiste à rassembler l'information. L'auteur rassemblera des informations sur les systèmes et processus métier. Parfois le département ou l'entreprise peut avoir de la documentation existante sur ces systèmes et processus. Si c'est le cas, l'auteur l'incorporera dans la SOP. S'il y a eu des changements ou si de nouvelles informations sont nécessaires, l'auteur devra interviewer les propriétaires de processus ou managers pour obtenir ces informations. La seconde phase consiste pour l'auteur à prendre ces informations, les incorporer, et créer un projet de manuel SOP. La troisième phase implique l'édition, la relecture, et la vérification que l'information est correcte. L'auteur devra suivre avec le personnel clé pour confirmer l'exactitude.
Facture (Invoice)
Une facture est un document qu'un fournisseur soumet à son client pour services rendus. La facture concerne soit un service soit un produit que le client a demandé. Ce document montre des informations telles que l'adresse du fournisseur et du client, la description du service ou produit, les quantités commandées, et la date limite de paiement. La plupart des applications de traitement de texte ont des modèles que le fournisseur peut utiliser pour créer des factures plutôt que de les créer à partir de zéro.
Bulletin d'information (Newsletter)
Un bulletin d'information qu'une entreprise, église ou association distribue régulièrement peut être envoyé électroniquement ou par la poste. Il peut contenir des profils de dirigeants, des articles sur comment effectuer des tâches ou des informations sur produits et services. Ce document peut aussi présenter des événements à venir.