Comment configurer une base de données sur les leçons apprises à l'aide de SharePoint ?

George Santayana, un écrivain hispano-américain a dit un jour :"Ceux qui ne se souviennent pas du passé sont condamnés à le répéter." Répéter les erreurs passées peut être un prix coûteux à payer pour ne pas avoir mis en place de solution concrète pour tirer les leçons de l'expérience. Lessons Learned est un outil de gestion de projet et de processus que les chefs d'entreprise utilisent pour documenter les expériences de projets antérieurs afin de façonner et d'améliorer les projets actuels et futurs. Vous pouvez tirer parti d'une collection d'objets SharePoint pour créer une simple base de données des leçons apprises qui comprend la liste de suivi des problèmes, une liste personnalisée des leçons apprises, une colonne de recherche qui relie les deux listes et des types de contenu.

Créer un type de contenu de leçons apprises

Étape 1

Sélectionnez « Paramètres du site » dans le menu déroulant « Actions du site » sur le côté gauche de votre site de niveau supérieur. Cliquez sur « Type de contenu du site » sous la rubrique « Galeries ». Cliquez sur le lien "Créer" en haut de la page Types de contenu de site.

Étape 2

Saisissez « Leçons apprises » dans le champ « Nom » de la page Nouveau type de contenu. La première lettre de chaque mot doit être en majuscule sans espace entre les deux. Sélectionnez le type de contenu parent dans "Liste des types de contenu" et définissez le type de contenu parent sur "Élément".

Étape 3

Spécifiez le groupe Type de contenu du site en tant que "Types de contenu personnalisés" sous l'en-tête "Groupe existant :". Cliquez sur "OK" pour confirmer les paramètres et revenir à la page Types de contenu du site. Le nouveau type de contenu "LessonsLearned" devrait maintenant apparaître dans la catégorie Type de contenu personnalisé.

Étape 4

Cliquez sur le nouveau type de contenu "LessonsLearned". Sélectionnez "Nom, description et groupe" sous l'en-tête "Paramètres". Dans le champ "Nom", ajoutez un espace entre Lessons et Learned. Cliquez sur "OK" pour confirmer ce changement.

Créer des listes de suivi des problèmes et des leçons apprises

Étape 1

Sélectionnez "Plus d'options" dans le menu déroulant "Actions du site" sur le côté gauche de votre site de niveau supérieur.

Étape 2

Sélectionnez le type de liste "Suivi des problèmes" sur la page "Créer".

Étape 3

Saisissez "Problèmes" dans le champ "Nom" et cliquez sur "Créer".

Créer une liste personnalisée de leçons apprises avec une colonne de recherche

Étape 1

Cliquez sur "Titre, description et navigation" sous la rubrique "Paramètres généraux". Ajoutez un espace entre Leçons et Apprentissage et cliquez sur "Enregistrer" pour confirmer ce changement. Cliquez sur "Paramètres avancés" sous la rubrique "Paramètres généraux". Dans la section "Types de contenu", définissez "Autoriser la gestion des types de contenu ?" sur "Oui" et cliquez sur "OK" pour confirmer les paramètres.

Étape 2

Cliquez sur le lien "Créer une colonne" sous l'en-tête "Colonnes". Entrez "Leçon #" dans le champ "Nom de la colonne". Sélectionnez "Calculé" comme type de colonne. Dans la section "Paramètres de colonne supplémentaires", sous le champ "Formule", saisissez "=[ID]" (sans les guillemets). Sélectionnez "Nombre" comme type de retour de données et "0" comme nombre de décimales. Décochez la case à côté de "Ajouter à tous les types de contenu" et laissez "Ajouter à la vue par défaut" cochée. Cliquez sur "OK" pour confirmer les paramètres et créer une nouvelle colonne.

Étape 3

Cliquez sur le lien "Créer une colonne" sous l'en-tête "Colonnes". Entrez "LessonDate" dans le champ "Column Name". Sélectionnez "Date et heure" comme type de colonne. Dans la section "Paramètres de colonne supplémentaires", définissez "Exiger que cette colonne contienne des informations :" sur "Oui ;" "Appliquer des valeurs uniques" sur "Non ;" "Format de date et d'heure :" à "Date uniquement ;" et "Valeur par défaut" à "Date d'aujourd'hui". Décochez la case à côté de "Ajouter à tous les types de contenu" et laissez "Ajouter à la vue par défaut" cochée. Cliquez sur "OK" pour confirmer les paramètres et créer une nouvelle colonne.

Étape 4

Cliquez sur le lien "Créer une colonne" sous l'en-tête "Colonnes". Saisissez « Description de l'événement » dans le champ « Nom de la colonne ». Sélectionnez "Plusieurs lignes de texte" comme type de colonne. Dans la section "Paramètres de colonne supplémentaires", définissez "Exiger que cette colonne contienne des informations :" sur "Oui". Remplacez le type de texte par "Texte brut". Décochez la case à côté de "Ajouter à tous les types de contenu" et laissez "Ajouter à la vue par défaut" cochée. Cliquez sur "OK" pour confirmer les paramètres et créer une nouvelle colonne.

Étape 5

Cliquez sur le lien "Créer une colonne" sous l'en-tête "Colonnes". Saisissez « Leçons apprises » dans le champ « Nom de la colonne ». Sélectionnez "Plusieurs lignes de texte" comme type de colonne. Dans la section "Paramètres de colonne supplémentaires", remplacez le type de texte par "Texte brut". Décochez la case à côté de "Ajouter à tous les types de contenu" et laissez "Ajouter à la vue par défaut" cochée. Cliquez sur "OK" pour confirmer les paramètres et créer une nouvelle colonne.

Étape 6

Cliquez sur le lien "Créer une colonne" sous l'en-tête "Colonnes". Saisissez "Recommandations" dans le champ "Nom de la colonne". Sélectionnez "Plusieurs lignes de texte" comme type de colonne. Dans la section "Paramètres de colonne supplémentaires", remplacez le type de texte par "Texte brut". Décochez la case à côté de "Ajouter à tous les types de contenu" et laissez "Ajouter à la vue par défaut" cochée. Cliquez sur "OK" pour confirmer les paramètres et créer une nouvelle colonne.

Étape 7

Cliquez sur le lien "Créer une colonne" sous l'en-tête "Colonnes". Entrez "RelatedIssues" dans le champ "Column Name". Sélectionnez "Rechercher" comme type de colonne. Dans la section "Paramètres de colonne supplémentaires", obtenez des informations à partir de la liste "Problèmes" et définissez "Dans cette colonne :" sur "Titre". Décochez la case à côté de "Ajouter à tous les types de contenu" et laissez "Ajouter à la vue par défaut" cochée. Cliquez sur "OK" pour confirmer les paramètres et créer une nouvelle colonne.

Étape 8

Cliquez sur chaque nom de colonne dans la liste pour ajouter des espaces, le cas échéant, aux noms de colonne maintenant que vous avez terminé de créer toutes les colonnes.

Ajouter des colonnes de liste personnalisées au type de contenu des leçons apprises

Étape 1

Sélectionnez "Ajouter à partir de types de contenu de site existants" dans l'en-tête "Types de contenu" de la page Paramètres de la liste des leçons apprises. Sous l'en-tête "Types de contenu de site disponibles", sélectionnez "Leçons apprises", puis cliquez sur "Ajouter". Cliquez sur "OK" pour continuer.

Étape 2

Sélectionnez le nouveau type de contenu « Leçons apprises » dans la page Paramètres de la liste des leçons apprises. Sous l'en-tête "Colonnes", cliquez sur le lien "Ajouter à partir d'un site existant ou de colonnes de liste". Sélectionnez toutes les colonnes de la liste et cliquez sur "Ajouter". Cliquez sur "OK" pour continuer.

Étape 3

Cliquez sur le lien "Modifier l'ordre des nouveaux boutons et le type de contenu par défaut" et positionnez le type de contenu Leçons apprises sur "1", puis cliquez sur "OK" pour continuer. Cela définit le type de contenu Lessons Learned comme type de contenu par défaut pour la liste Lessons Learned. Sélectionnez le nouveau type de contenu « Leçons apprises » dans la page Paramètres de la liste des leçons apprises. Sous l'en-tête "Colonnes", cliquez sur le lien "Ajouter à partir d'un site existant ou de colonnes de liste". Sélectionnez toutes les colonnes de la liste et cliquez sur "Ajouter". Cliquez sur "OK" pour continuer.

Étape 4

Cliquez sur le lien "Modifier l'ordre des nouveaux boutons et le type de contenu par défaut" et positionnez le type de contenu Leçons apprises sur "1", puis cliquez sur "OK" pour continuer. Cela définit le type de contenu Lessons Learned comme type de contenu par défaut pour la liste Lessons Learned.

Créer une page de tableau de bord simple pour connecter des listes

Étape 1

Sélectionnez la liste des problèmes sous l'en-tête "Listes" de la barre de lancement rapide. Dans les outils de liste, sélectionnez l'élément de ruban "Créer une vue" sous "Liste". Sélectionnez « Tous les problèmes » dans la section « À partir d'une vue existante ». Saisissez "Problèmes" comme "Nom de la vue". Décochez toutes les cases à l'exception de la case à côté de la colonne "Titre", puis cliquez sur "OK" pour continuer.

Étape 2

Revenez à la page d'accueil de la collection de sites. Placez votre curseur dans la zone de gauche du composant WebPart. En haut, à côté de "Parcourir", sélectionnez "Page". Dans le menu du ruban, sélectionnez "Modifier" dans le menu "Modifier". Dans le menu Outils d'édition, sélectionnez "Insérer" et cliquez sur l'élément de ruban "Partie Web". Sélectionnez la liste "Problèmes" et cliquez sur "Ajouter" pour insérer dans la page. Maintenant, placez votre curseur dans la zone WebPart de droite. Sélectionnez la liste "Leçons apprises", puis cliquez sur "Ajouter" pour insérer dans la page.

Étape 3

Sélectionnez "Modifier le composant WebPart" dans le menu du composant WebPart Problèmes. Choisissez "Problèmes" dans le menu déroulant "Vue sélectionnée :", puis cliquez sur "OK" pour continuer.

Étape 4

Sélectionnez "Connexions" dans le menu du composant WebPart Problèmes. Cliquez sur "Envoyer la ligne de données à" et cliquez sur "Leçons apprises". Dans la boîte de dialogue Configurer les connexions, sélectionnez "Titre" comme "Nom du champ fournisseur :" dans la liste des problèmes et "Problèmes connexes" comme "Nom du champ consommateur" dans la liste des leçons apprises. Cliquez sur "Terminer" pour continuer. Cliquez sur l'icône "Sélectionner" à côté de chaque titre de problème pour afficher les leçons apprises associées.