Instructions étape par étape pour créer un tableau Excel

Quand vous travaillez avec des données, les tableaux sont un moyen pratique d'organiser tout dans un format facile à comprendre. Ils sont idéaux pour établir des budgets, suivre l'avancement de projets et planifier. À l'ère pré-technologique, les entreprises utilisaient des registres papier, mais maintenant Microsoft Excel est l'outil de référence. Heureusement, créer et mettre à jour des tableaux Excel est relativement simple.

Comment créer un tableau

Un tableau a la même structure sur papier ou à l'écran. Vous avez des lignes qui commencent en haut et se poursuivent pour la durée des données. Il y a aussi des colonnes, qui débutent à gauche et continuent vers la droite autant que nécessaire. Le point où une ligne rencontre une colonne correspondante est appelé une cellule.

Dans Microsoft Excel, chaque ligne a un numéro, tandis que chaque colonne a une lettre. La première cellule est donc A1. Si vous donnez un en-tête à chaque colonne, la première ligne est réservée à cet usage, vous obligeant à saisir un titre pour chaque colonne. Pour un budget, par exemple, la première colonne pourrait être les produits, la colonne B l'argent dépensé, la colonne C la taxe payée, suivie du prix total en colonne D.

Créer un tableau Excel

Si vous avez Microsoft Office, Excel est inclus. Allez dans votre liste d'applications et choisissez Microsoft Excel. Sélectionnez Fichier et Nouveau pour ouvrir un nouveau tableau avec le titre par défaut Classeur1. En bas de l'écran, un onglet indique Feuil1.

Comme dans Microsoft Word, vous avez un ruban en haut pour personnaliser le document et formater les cellules. Sous Accueil, vous pouvez mettre en gras, changer la police et la taille. Vous pouvez aussi changer l'alignement du texte dans chaque cellule : aligné à gauche, à droite ou centré.

Classeurs versus feuilles de calcul

Un point qui peut prêter à confusion au début est la terminologie. Chaque nouveau document ouvert dans Excel s'appelle un classeur. Dans chaque classeur, vous créez une feuille de calcul, visible comme un onglet en bas. Par défaut, une nouvelle feuille s'appelle Feuil1, mais vous pouvez cliquer droit et choisir Renommer pour lui donner le nom souhaité.

Pour créer une nouvelle feuille, cliquez sur le symbole + à côté de l'onglet de feuille en bas. Vous pouvez insérer une feuille entre deux existantes en cliquant droit sur un onglet et choisissant Insérer une feuille. Vous pouvez déplacer les feuilles en cliquant sur l'onglet désiré et le glissant à droite ou gauche.

Utiliser la fonction Somme

L'une des fonctions les plus utiles d'Excel est Somme.auto. Pour voir comment cela fonctionne, tapez une série de nombres dans une colonne, puis cliquez sur la cellule vide sous le dernier nombre. Dans le ruban, cliquez Formules et Somme.auto. La formule apparaît dans la dernière case — par exemple =SOMME(A1:A4). En appuyant sur Entrée, la formule totalise les lignes au-dessus et inscrit la somme dans la case contenant la formule.

Vous pouvez aussi écrire vos propres formules. En vous familiarisant, vous étendrez ce que vous pouvez faire. Dans la formule =SOMME(A1:A4), par exemple, la formule demande à Excel de totaliser les éléments des lignes A1 à A4.

Tableaux croisés dynamiques pour organiser les données

En travaillant avec de gros volumes de données, vous ressentirez un besoin croissant de gérer tout plus efficacement. Un tableau croisé dynamique est intégré à Excel pour organiser l'information facilement. Au lieu de trier manuellement des lignes et des lignes, vous pouvez configurer pour accéder rapidement aux données dont vous avez besoin.

Avec un tableau croisé dynamique, vous ne réorganisez pas la feuille Excel ni ne modifiez les données. Au lieu de cela, vous retournez les données dans un autre sens — d'où le nom "croisé dynamique" — pour les regarder sous un autre angle. Vous pouvez soit saisir l'information manuellement, soit laisser Excel faire le travail.

Créer un tableau croisé dynamique

Pour créer un tableau croisé dynamique, le plus simple est de laisser Microsoft en recommander un. Sous Insertion, cliquez la flèche déroulante à côté de Tableaux et choisissez Tableaux croisés dynamiques recommandés. Microsoft vous présente alors plusieurs options pour organiser vos données.

Si vous êtes aventurier, vous pouvez créer votre propre tableau croisé dynamique basé sur vos données. Sous Insertion, allez à la flèche à côté de Tableaux et sélectionnez Tableau croisé dynamique. Choisissez d'insérer dans la feuille existante ou de commencer une nouvelle feuille. Après Entrée, vous pourrez construire votre rapport.

Créer un tableau de bord dans Excel

Une autre fonctionnalité utile est le tableau de bord, qui suit vos données en un seul endroit. Alors que les entreprises tendent vers la prise de décision basée sur les données, cet accès facile à l'information devient essentiel. La meilleure façon de réussir en construisant un tableau de bord est d'abord de planifier ce que vous espérez en tirer. Les métriques à collecter doivent être listées bien avant de commencer.

Quand vous êtes prêt, importez vos données dans Excel si ce n'est déjà fait. Ouvrez un nouveau classeur et configurez une ou deux feuilles supplémentaires en ajoutant des onglets en bas. Ces feuilles supplémentaires cachent vos données annexes. Ajoutez un diagramme de Gantt en choisissant Insertion, Graphiques et la deuxième option. Pour insérer vos données, cliquez droit sur le graphique et choisissez Sélectionner les données.

Créer un planning dans Excel

Parmi les nombreux usages professionnels d'Excel figure la création de plannings. Si vous gérez une entreprise avec des employés à temps partiel suivant un planning hebdomadaire, Excel peut aider. Après un bref tutoriel, vous pouvez créer un planning pour votre équipe.

Pour créer un planning, ouvrez Excel et saisissez Plannings dans la zone Rechercher tous les modèles en haut à droite. Choisissez le modèle qui correspond le mieux. Ce sera probablement Planning de quarts employés ou Planning hebdomadaire employés. Une fois là, remplacez les noms fictifs par vos employés, ajoutez des lignes et supprimez des en-têtes pour modifier les horaires.

Créer une macro dans Excel

Les macros sont un outil Microsoft pratique qui fait gagner du temps en assignant des commandes simples à des tâches complexes exécutées quotidiennement. Créer et utiliser des macros est surprenamment facile, surtout une fois qu'on a le coup de main. D'abord, ajoutez l'onglet Développeur via Excel > Préférences > Ruban et barre d'outils. Cochez Développeur dans la liste de droite et enregistrez.

Pour créer une macro, choisissez Enregistrer une macro sur l'onglet Développeur. Nommez la macro, saisissez la touche de raccourci souhaitée, et appuyez OK. Exécutez immédiatement l'action à enregistrer, puis appuyez Arrêter l'enregistrement dans l'onglet Développeur. Chaque fois que vous voudrez effectuer cette action, il suffira d'appuyer la séquence de touches définie lors de l'enregistrement.

Créer un graphique circulaire dans Excel

De longues listes de nombres peuvent être ennuyeuses. Vous pouvez animer n'importe quel tableau Excel en ajoutant des éléments visuels. Un graphique circulaire est excellent pour montrer des pourcentages, chaque section représentant un segment de l'information.

Pour créer un graphique circulaire, il faut d'abord avoir les données dans un tableau. Si vous avez sondé 100 personnes, faites une liste dans une colonne des réponses et le nombre de personnes pour chaque réponse dans la colonne adjacente. Sélectionnez les informations à inclure et choisissez Insertion dans la barre de menu et Secteurs. Sélectionnez ensuite le style préféré.

Créer un graphique à barres dans Excel

Un graphique à barres est mieux pour montrer l'évolution dans le temps ou comparer divers éléments. Si vous avez sondé un grand groupe sur leurs centres d'intérêt, vous pouvez utiliser un graphique à barres pour montrer comment hommes et femmes ont répondu pour chaque sujet.

Après avoir saisi les informations dans Excel, sélectionnez les données à inclure et choisissez Insertion > Graphique > Barres. L'information s'affiche automatiquement en graphique à barres. Vous pouvez modifier la mise en page dans le ruban en haut, incluant l'ajout d'éléments de graphique, l'ajustement rapide de la mise en page et le changement des couleurs illustrant vos données.

Créer des étiquettes d'envoi dans Excel

De nombreuses entreprises trouvent qu'un tableau Excel est pratique pour organiser et gérer de grandes listes d'envoi. Bien qu'il existe des applications de base de données plus complexes pour les listes difficiles à gérer, Excel convient parfaitement aux entreprises qui construisent et développent encore leur base clients. C'est aussi un moyen rapide et indolore de créer des étiquettes d'envoi à partir d'une petite liste de noms trouvés en ligne ou de réponses à une promotion.

Avant de créer des étiquettes, vous devez d'abord construire la liste d'envoi de manière à pouvoir en faire facilement des adresses. Pour imprimer des étiquettes, allez dans Microsoft Word et choisissez le type d'envoi dans le menu déroulant Démarrer le publipostage sous Publipostage. Pour utiliser votre liste Excel, cliquez la flèche à côté de Sélectionner les destinataires et choisissez Utiliser une liste existante. Connectez alors votre document Excel.

Comment imprimer un tableau

Aucun tutoriel Excel ne serait complet sans expliquer comment imprimer le document créé. L'impression dans Excel peut être délicate, nécessitant quelques étapes supplémentaires si vous voulez les lignes de quadrillage ou contrôler la zone à imprimer. Comme un classeur peut contenir plusieurs feuilles, vous devez aussi vous assurer d'imprimer seulement les feuilles nécessaires.

Avant d'imprimer, sélectionnez les feuilles à imprimer. Pour plusieurs feuilles, maintenez Maj en cliquant sur les onglets. Choisissez Fichier > Imprimer > Afficher les détails. Vous pouvez choisir d'imprimer les feuilles actives ou tout le classeur, ainsi que l'orientation. Pour imprimer les lignes de quadrillage ou en-têtes, indiquez-le avant Fichier > Imprimer en sélectionnant Options de feuille sous l'onglet Mise en page et en cochant les cases pour ces éléments.