Comment répondez-vous au téléphone ?

1. Préparer un message d'accueil :

- Préparez un message d'accueil chaleureux et professionnel, tel que « Bonjour/après-midi, voici [votre nom] de [votre entreprise/organisation] ».

2. Parlez clairement :

- Énoncez clairement vos mots et maintenez un rythme de parole constant.

3. Soyez poli et courtois :

- Utilisez un langage respectueux et maintenez un ton amical tout au long de la conversation.

4. Identifiez-vous :

- Indiquez clairement votre nom et celui de l'entreprise ou de l'organisation que vous représentez.

5. Demandez comment vous pouvez aider :

- Demandez si vous pouvez aider l'appelant de quelque manière que ce soit ou s'il souhaite parler à une personne en particulier.

6. Transférer des appels :

- Si l'appelant doit être transféré, expliquez brièvement la raison du transfert et assurez-vous qu'il est à l'aise avec cela avant de transférer l'appel.

7. Enregistrement des appels :

- Informez l'appelant si l'appel est enregistré à des fins de contrôle qualité.

8. Prendre des messages :

- Si la personne avec qui l'appelant souhaite parler n'est pas disponible, proposez-lui de prendre un message. Notez avec précision leur nom, leurs coordonnées et la nature du message.

9. Soyez serviable et patient :

- Écoutez activement l'appelant et essayez de l'aider au mieux de vos capacités. Soyez patient et compréhensif s’ils sont bouleversés ou frustrés.

10. Terminez la conversation avec élégance :

- Une fois la conversation terminée, remerciez l'appelant d'avoir contacté votre entreprise ou organisation et dites-lui au revoir poliment.

11. Suivi :

- Si nécessaire, donnez rapidement suite à toute promesse ou engagement que vous avez pris lors de l'appel.

N'oubliez pas que répondre au téléphone de manière professionnelle crée une première impression positive pour votre entreprise ou organisation et donne le ton à toute l'interaction avec l'appelant.