Vous organisez une réunion par vidéoconférence ?

1. Vérification de l'équipement :Assurez-vous que toutes les personnes impliquées disposent de l'équipement nécessaire (caméra, microphone, connexion Internet stable) pour participer efficacement. Testez votre configuration au préalable pour éviter tout problème technique.

2. Distribution de l'ordre du jour :Envoyez un ordre du jour de la réunion à l'avance, en vous assurant que les participants sont conscients des objectifs et des résultats attendus.

3. Arrière-plan virtuel :Utilisez un arrière-plan virtuel d'aspect professionnel pour préserver la confidentialité et réduire les distractions.

Directives pour une facilitation efficace :

1. Présenter les participants :Commencez par présenter chaque participant et son rôle pour établir une relation.

2. Muet lorsque vous ne parlez pas :Encouragez les participants à couper leur microphone lorsqu’ils ne contribuent pas activement afin de minimiser le bruit de fond.

3. Utiliser la vidéo :Dans la mesure du possible, permettez à votre vidéo d'améliorer les relations personnelles et la communication non verbale.

4. Levée de la main :Établir un protocole pour lever la main ou indiquer le désir de parler. Cela aide à maintenir l’ordre et évite les interruptions.

5. Gestion du temps :Respectez l'ordre du jour et gérez judicieusement votre temps pour garantir que la réunion reste ciblée et productive.

6. Activités de mobilisation :Incorporez des éléments interactifs comme des sondages ou de courts brise-glace pour que la réunion reste engageante.

7. Utiliser Chat pour les questions :Utilisez la fonction de chat pour les questions ou commentaires non urgents afin d'éviter d'interrompre le déroulement de la réunion.

8. Résumer et conclure :Avant la fin de la réunion, résumez les points et décisions clés et précisez les prochaines étapes ou actions de suivi.

9. Merci :Exprimez votre appréciation pour la participation et les contributions de chacun pour favoriser une culture de réunion positive et respectueuse.

10. Enregistrer la réunion :Le cas échéant, enregistrez la réunion pour ceux qui n'ont pas pu y assister ou pour référence future.

11. Suivi :Après la réunion, envoyez toutes les ressources ou documents supplémentaires discutés, ainsi que le procès-verbal de la réunion mettant en évidence les points clés et les mesures à prendre.

En adhérant à ces directives, vous pouvez faciliter efficacement les réunions par vidéoconférence, garantissant ainsi une communication, une collaboration et une productivité fluides au sein de votre équipe.