Comment bien répondre au téléphone au travail
Clarté, concision, courtoisie et bonne humeur sont les clés d'une bonne réponse téléphonique professionnelle.
Matériel utile
- Téléphones
- Papeterie personnalisée
- Blocs de messages téléphoniques
- Cahiers spirales
- Stylos
Instructions
Parlez distinctement.
Utilisez la formule de politesse de l'entreprise, ou à défaut, donnez le nom de la société.
Soyez poli et réactif, accordez toute votre attention à l'appelant. Vous représentez l'entreprise à cet instant.
Soyez le plus utile possible, même si ce n'est pas exactement votre rôle de répondre.
Maîtrisez les fonctions du téléphone (transfert, mise en attente, conférence...).
Demandez la permission avant de mettre en attente : "Voulez-vous patienter une minute ?"
N'oubliez pas l'appelant en attente. Demandez régulièrement s'il souhaite continuer à patienter, rappeler ou laisser un message.
Transférez vers la personne compétente si vous ne pouvez pas aider.
Prenez un message complet si nécessaire et transmettez-le au destinataire.
Remerciez l'appelant.