Quelles sont les utilisations pratiques d'Excel ?

Créer une liste pour la maison ou le travail

L'une des capacités les plus simples mais fondamentales d'Excel est l'organisation des données. Excel ne rivalise pas avec Microsoft Access pour la création de bases de données complexes, mais pour l'organisation quotidienne, Excel offre de nombreuses fonctionnalités et est bien plus facile à utiliser. Pour créer une liste, il suffit d'écrire dans les cellules dont vous avez besoin — que ce soit une simple liste de courses à deux colonnes, un inventaire ou un catalogue de toute votre bibliothèque, Excel garde vos données en place et propose le tri et la recherche.

Pour une mise en page plus élaborée sans travail supplémentaire, commencez par un modèle en effectuant une recherche sur la page « Nouveau » du menu Fichier dans Excel 2010 ou 2013. Microsoft fournit de nombreux modèles gratuits pour créer des listes, allant des effectifs sportifs aux factures en passant par les annuaires téléphoniques.

Représenter graphiquement vos données dans un graphique

Saisissez une plage de données dans Excel et le programme peut automatiquement la visualiser sous forme de graphique. Après avoir saisi vos données, sélectionnez-les et choisissez l'un des styles de graphique dans l'onglet Insertion. Excel 2013 simplifie encore le processus avec le bouton Graphiques recommandés qui analyse vos données et prévisualise les graphiques les plus pertinents.

La disposition correcte des données pour un graphique demande de la pratique. Par exemple, pour créer un graphique à secteurs, utilisez deux colonnes : la première contenant les étiquettes et la seconde les pourcentages. De même, un graphique en courbes n'utilise que deux colonnes : une pour les étiquettes et une autre pour les points sur l'axe Y. Si vos données incluent des coordonnées X et Y, utilisez un nuage de points (scatter chart) à la place.

Automatiser la comptabilité avec les fonctions

Les fonctions d'Excel automatisent les formules mathématiques, simplifiant la comptabilité, la tenue de comptes et le suivi d'autres données. L'une des fonctions les plus courantes, SOMME, additionne d'autres cellules et dispose d'un raccourci à un bouton : sélectionnez un groupe de cellules et appuyez sur « Alt-Égal » pour insérer la somme. Certaines fonctions analysent le contenu des cellules et peuvent même fonctionner avec du texte. Par exemple, EXACT vérifie si deux cellules ont le même contenu et renvoie « VRAI » ou « FAUX ».

Pour entrer une fonction, tapez un signe égal, le nom de la fonction et une parenthèse ouvrante, puis renseignez ses variables en cliquant sur d'autres cellules pour faire référence à leur contenu. Pour une explication guidée de l'utilisation de toute fonction, sélectionnez-la dans la Bibliothèque de fonctions de l'onglet Formules.

Calculer avec des formules complexes

Pour tirer le meilleur parti des fonctions d'Excel, enchaînez-les dans des formules multipartites pour effectuer des calculs complexes. Presque n'importe quel ensemble de fonctions peut fonctionner ensemble. Par exemple, additionnez une colonne de cellules, puis arrondissez au cent le plus proche en combinant SOMME avec ARRONDI : =ARRONDI(SOMME(A1:A5), -2) arrondit la somme des cellules A1 à A5 à deux chiffres à gauche de la virgule, donnant une centaine arrondie.

Les formules peuvent également référencer d'autres formules. Une utilisation consiste à suivre rapidement la facturation et les paiements pour votre entreprise. Additionnez les factures d'un client dans une colonne, additionnez les paiements dans une seconde colonne, puis utilisez la fonction SI pour obtenir une réponse simple : =SI(B10>=A10;"PAYÉ";"IMPAYÉ") vérifie si la somme des paiements en B10 atteint ou dépasse la somme des frais en A10 et affiche soit « PAYÉ » soit « IMPAYÉ » en texte brut.