Quelles sont les utilisations pratiques d'Excel ?
Excel a la réputation d'être utilisé dans les services de comptabilité, et bien que ses fonctions mathématiques soient vitales pour la comptabilité, les feuilles de calcul et les graphiques du programme aident à tout, de la création d'une liste de courses à l'analyse de dossiers scientifiques. Passer de Word à Excel pour les tâches quotidiennes peut sembler intimidant au début, mais une fois que vous vous êtes habitué à travailler dans une feuille de calcul, Excel simplifie considérablement l'organisation et les calculs.
Créer une liste pour la maison ou le travail
L'une des capacités les plus simples mais les plus fondamentales d'Excel est l'organisation des données . Excel ne peut pas rivaliser avec Microsoft Access pour la création de bases de données complexes, mais pour l'organisation quotidienne, Excel possède de nombreuses fonctionnalités et est beaucoup plus facile à utiliser. Pour créer une liste, écrivez simplement dans les cellules dont vous avez besoin - que vous ayez besoin d'une liste d'épicerie de base à deux colonnes ou d'un inventaire ou d'un catalogue de toute votre bibliothèque, Excel vous aide à conserver vos données en place et permet le tri et la recherche.
Pour une mise en page plus sophistiquée sans travail supplémentaire, commencez avec un modèle en effectuant une recherche sur la page "Nouveau" du menu Fichier dans Excel 2010 ou 2013. Microsoft fournit de nombreux modèles gratuits pour la création de listes, allant des listes sportives aux factures en passant par les annuaires téléphoniques.
Représenter graphiquement vos données dans un graphique
Entrez une plage de données dans Excel et le programme peut automatiquement la visualiser sous forme de tableau ou de graphique. Après avoir saisi vos données, sélectionnez-les et choisissez l'un des styles de graphique dans l'onglet Insertion. Excel 2013 rend le processus encore plus facile avec les "graphiques recommandés " qui analyse vos données et prévisualise les graphiques les plus pertinents.
Disposer correctement les données d'un graphique demande un peu de pratique. Par exemple, pour créer un graphique à secteurs, utilisez deux colonnes :la première contenant des étiquettes et la seconde contenant des pourcentages. De même, un graphique en courbes n'utilise que deux colonnes :une pour les étiquettes et une autre pour les points sur l'axe Y. Si vos données incluent des coordonnées X et Y, utilisez plutôt un nuage de points.
Automatiser la comptabilité avec des fonctions
Les fonctions d'Excel automatisent les formules mathématiques, simplifiant la tenue de livres, la comptabilité et d'autres suivis de données. L'une des fonctions les plus courantes, SOMME, additionne d'autres cellules et dispose d'un raccourci à un bouton :sélectionnez un groupe de cellules et appuyez sur "Alt-Égal" pour remplir la somme . Certaines fonctions analysent le contenu des cellules et peuvent même travailler avec du texte. Par exemple, EXACT vérifie si deux cellules ont le même contenu et renvoie "VRAI" ou "FAUX".
Pour saisir une fonction, tapez un signe égal, le nom de la fonction et une parenthèse ouverte , puis remplissez ses variables en cliquant sur d'autres cellules pour faire référence à leur contenu. Pour une explication guidée de l'utilisation d'une fonction, sélectionnez-la dans la bibliothèque de fonctions de l'onglet Formules.
Calculer avec des formules complexes
Pour tirer le meilleur parti des fonctions d'Excel, enchaînez-les dans des formules en plusieurs parties pour effectuer des calculs complexes. Presque tous les ensembles de fonctions peuvent fonctionner ensemble. Par exemple, ajoutez une colonne de cellules, puis arrondissez-la à la centaine la plus proche en combinant SUM avec ROUND :=ROUND(SUM(A1:A5), -2) arrondit la somme des cellules A1 à A5 à deux décimales à gauche, ce qui donne un arrondi des centaines.
Les formules peuvent également faire référence à d'autres formules. Une utilisation consiste à suivre rapidement la facturation et les paiements de votre entreprise. Additionnez les factures d'un client dans une colonne, additionnez les paiements dans une deuxième colonne, puis utilisez la fonction IF pour générer une réponse simple :=IF(B10>=A10,"PAID","UNPAID") vérifie si la somme des paiements en B10 atteint ou dépasse la somme des frais en A10 et indique "PAID" ou "UNPAID" en texte clair.