Comment transférer automatiquement les emails depuis Outlook

Microsoft Outlook est un puissant gestionnaire d'emails, de planning et de contacts utilisé par de nombreuses entreprises. Avec la mobilité actuelle, beaucoup ont besoin d'accéder à leurs emails depuis plusieurs endroits. Outlook permet de transférer automatiquement les emails vers une autre adresse. La configuration demande un peu d'effort au début, mais une fois faite, on active/désactive la règle d'un simple clic sur une case à cocher.

Étape 1 : Créer une nouvelle règle

Ouvrez Outlook, allez dans la fenêtre « Courrier » (par défaut). Menu « Outils » > « Règles et alertes… » > bouton « Nouvelle règle… ».

Étape 2 : Partir d'une règle vierge

Sélectionnez « Partir d'une règle vierge ». Mettez en surbrillance « Vérifier les messages à l'arrivée » (par défaut) et cliquez « Suivant ».

Étape 3 : Définir les critères

Dans la zone « Étape 1 », sélectionnez les critères des messages à transférer. Pour transférer tous les messages entrants, choisissez « où mon nom figure dans la zone À ou Cc ». Les critères choisis se copient dans la zone « Étape 2 ». Si un terme est souligné en bleu, cliquez-le dans « Étape 2 » pour l'adapter à votre cas. Cliquez « Suivant ».

Étape 4 : Choisir l'action

Sélectionnez l'action pour les emails filtrés. Pour les transférer : « le transférer à des personnes ou une liste de diffusion ». Dans « Étape 2 », cliquez le texte bleu et entrez l'adresse de transfert dans la boîte « Spécifier les destinataires » ou choisissez dans votre carnet d'adresses. Séparez plusieurs entrées par un point-virgule. Cliquez « OK » puis « Suivant ».

Étape 5 : Ajouter des exceptions (optionnel)

Sélectionnez d'éventuelles exceptions et éditez-les comme avant dans « Étape 2 ». Elles sont rares mais utiles dans certains cas. Inutiles pour un simple transfert automatique de tous les emails. Cliquez « Suivant ».

Étape 6 : Nommer et finaliser

Donnez un nom à la règle (ex. « Transfert auto ») dans « Étape 1 ». Si vous ne voulez pas l'activer tout de suite, décochez « Activer cette règle » dans « Étape 2 ». Cliquez « Terminer » puis « OK ».

Étape 7 : Activer/désactiver la règle

Menu « Outils » > « Règles et alertes… » > cochez ou décochez la case à côté de la règle.

Astuce

Si vous avez créé plusieurs règles actives, elles s'appliquent dans l'ordre de la liste. Vous pouvez les réordonner avec les flèches dans la fenêtre « Règles et alertes ».