Comment filtrer les e-mails dans Outlook

Une boîte de réception bien remplie mélange vite messages urgents/importants et messages sans intérêt. Pour trier le bon grain de l'ivraie, créez des règles qui classent automatiquement les messages dans des dossiers dès leur arrivée. Outlook offre de nombreuses options de filtrage : par mots-clés, expéditeur, objet, compte ou champ d'adresse. Une règle très courante détourne les e-mails d'une personne ou d'un groupe (votre chef, un client, une équipe projet) de la boîte de réception vers un dossier dédié. Utilisez « Règles et alertes » dans Outlook 2013 pour filtrer et organiser automatiquement.

Étape 1

Cliquez sur l'onglet « Fichier » dans le ruban principal, depuis n'importe quel écran d'Outlook.

Étape 2

Sélectionnez le bouton « Gérer les règles et alertes » sur l'écran Informations.

Étape 3

Cliquez sur « Nouvelle règle » dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Vous pouvez aussi modifier les règles existantes depuis cette fenêtre.

Étape 4

Choisissez votre modèle de règle dans la liste de la section « Sélectionner un modèle » de l'Assistant Règle. Outlook propose des modèles pour de nombreuses tâches de filtrage. L'un des plus utilisés filtre les messages d'une personne ou d'un groupe vers un dossier spécifique. Sélectionnez « Déplacer les messages de quelqu'un vers un dossier » et cliquez sur le lien souligné « personnes ou groupe public » dans le volet de description de la règle.

Étape 5

Double-cliquez sur chaque contact dans votre carnet d'adresses Outlook pour les ajouter au champ « De ». Cliquez sur « OK ».

Étape 6

Cliquez sur le lien « dossier spécifié » dans le volet de description de la règle dans l'Assistant Règle.

Étape 7

Sélectionnez le dossier Outlook à utiliser pour stocker les messages filtrés. Le volet « Choisir un dossier » affiche tous les dossiers disponibles. Cliquez « OK ».

Étape 8

Vérifiez vos paramètres de règle. Vous pouvez ajouter/retirer des personnes ou changer le dossier en cliquant ces liens dans le volet de description. Cliquez « Suivant » quand prêt.

Étape 9

Cochez les conditions supplémentaires à inclure ; ex. « envoyés uniquement à moi » pour n'appliquer la règle qu'aux e-mails adressés à vous seul.

Étape 10

Sélectionnez les exceptions ; ex. « sauf si envoyés uniquement à moi » pour ne pas appliquer la règle aux e-mails adressés à vous seul. Beaucoup d'exceptions/conditions incluent des actions configurables. Ex. : si vous choisissez « sauf si l'objet contient des mots spécifiques », cliquez le lien « mots spécifiques » et sélectionnez les mots. Cliquez « Suivant ».

Étape 11

Entrez un nom pour la règle. Cochez « Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans la boîte de réception » si vous voulez l'appliquer aux messages existants. Cliquez « Terminer » pour finir et quitter l'Assistant.

Étape 12

Sélectionnez « Appliquer » puis « OK » pour implémenter la règle et quitter la boîte de dialogue Règles et alertes.

Astuce

Outlook offre aussi une option « Filtrer les e-mails » pour rechercher selon critères précis (date de réception, importance, pièce jointe). Onglet « Accueil » > « Filtrer les e-mails » dans le groupe « Rechercher » > choisissez votre filtre.

Le filtre anti-spam déplace automatiquement les spams suspects vers le dossier « Courrier indésirable ». Ajustez ces paramètres pour bloquer des expéditeurs ou en ajouter à la liste safe. « Accueil » > « Courrier indésirable » > « Options de courrier indésirable ».