Comment filtrer les e-mails dans Outlook

Une boîte de réception chargée peut rapidement se remplir d'un mélange de messages urgents et importants ou complètement hors de propos et triviaux. Une façon de trier les e-mails de l'ivraie consiste à définir des règles qui filtrent automatiquement les messages dans différents dossiers à mesure qu'ils arrivent dans votre boîte de réception. Outlook propose de nombreuses options de règles pour filtrer les messages par mots clés, expéditeur, objet, compte ou champ d'adresse. L'une des règles de filtrage les plus couramment utilisées détourne les e-mails d'une personne ou d'un groupe de personnes spécifique (par exemple, votre patron, un client ou les membres d'une équipe de projet) de la boîte de réception vers un dossier dédié. Utilisez la fonctionnalité Règles et alertes d'Outlook 2013 pour filtrer et organiser automatiquement vos e-mails.

Étape 1

Cliquez sur l'onglet "Fichier" dans le ruban du menu principal à partir de n'importe quel écran d'Outlook.

Étape 2

Sélectionnez le bouton "Gérer les règles et les alertes" sur l'écran d'informations.

Étape 3

Cliquez sur le bouton "Nouvelle règle" dans la fenêtre de dialogue Règles et alertes. Vous pouvez également modifier les paramètres des règles existantes à partir de cette fenêtre de dialogue.

Étape 4

Sélectionnez votre modèle de règle préféré dans la liste de la section "Sélectionner un modèle" de la fenêtre de dialogue de l'assistant de règles. Outlook propose des modèles de règles couvrant de nombreuses tâches de filtrage des e-mails. L'une des règles les plus utilisées filtre les messages d'une personne ou d'un groupe de personnes vers un dossier spécifique. Sélectionnez "Déplacer les messages d'une personne vers un dossier", puis cliquez sur le lien souligné "personnes ou groupe public" dans le volet de description de la règle.

Étape 5

Double-cliquez sur chaque contact dans votre carnet d'adresses Outlook pour les ajouter au champ "De". Cliquez sur le bouton "OK".

Étape 6

Cliquez sur le lien du dossier "spécifié" dans le volet de description de la règle dans la boîte de dialogue Assistant de règles.

Étape 7

Cliquez pour sélectionner le dossier Outlook que vous souhaitez utiliser pour stocker les messages filtrés par la règle. Le volet "Choisir un dossier :" affiche tous les dossiers Outlook disponibles. Cliquez sur le bouton "OK".

Étape 8

Vérifiez vos paramètres de règles. Vous pouvez ajouter ou supprimer des personnes ou modifier la destination du dossier en cliquant sur ces liens dans le volet de description de la règle. Cliquez sur "Suivant" lorsque vous êtes prêt à continuer.

Étape 9

Cliquez pour sélectionner toutes les autres conditions que vous souhaitez inclure dans la règle ; par exemple, l'activation de la case à cocher "envoyé uniquement à moi" signifie qu'Outlook n'appliquera la règle qu'aux e-mails qui vous seront uniquement envoyés.

Étape 10

Sélectionnez les exceptions à votre règle ; par exemple, opter pour "sauf si envoyé uniquement à moi" signifie qu'Outlook ne suivra pas la règle pour les e-mails qui vous sont envoyés uniquement. De nombreuses exceptions et conditions incluent des actions configurables. Par exemple, si vous sélectionnez l'exception "sauf si le sujet contient des mots spécifiques", cliquez sur le lien souligné "mots spécifiques" et sélectionnez les mots à ajouter à la règle. Cliquez sur le bouton "Suivant".

Étape 11

Entrez un nom pour la règle dans le champ applicable. Cliquez pour sélectionner "Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans la boîte de réception" si vous souhaitez appliquer la règle à tous les messages existants de la boîte de réception. Cliquez sur le bouton "Terminer" pour terminer la configuration et quitter l'assistant de règles.

Étape 12

Sélectionnez "Appliquer" puis "OK" pour appliquer la règle et quitter la fenêtre de dialogue Règles et alertes.

Astuce

Outlook propose également une option de filtre pour vous aider à rechercher dans vos e-mails des messages en fonction de critères spécifiques tels que la date de réception, l'état d'importance ou s'il y avait une pièce jointe. Cliquez sur l'onglet "Accueil", cliquez sur "Filtrer les e-mails" dans le groupe d'outils de recherche, puis sélectionnez votre filtre de recherche d'e-mails préféré dans la liste déroulante.

Le filtre de courrier indésirable d'Outlook déplace automatiquement les messages de spam suspects vers le dossier Courrier indésirable. Vous pouvez ajuster ces paramètres pour bloquer des expéditeurs ou ajouter des expéditeurs à une liste sécurisée. Accédez à "Accueil", "Junk" puis "Options de courrier indésirable" pour vérifier et modifier les paramètres de courrier indésirable d'Outlook.