Apprendre les bases de Microsoft Office en 6 heures ou moins

Le moyen le plus rapide d'apprendre la suite Microsoft Office est de se familiariser avec les icônes. Beaucoup d'icônes sont identiques d'un programme à l'autre. Ce sont les petites images représentant une fonction : il suffit de cliquer dessus. Exemple : cliquer sur l'icône d'imprimante lance l'impression automatique.

Une fois que vous connaissez plusieurs icônes, vous pourrez les utiliser dans tous les programmes de la suite : Word, Excel, PowerPoint, Publisher, etc. D'autres éditeurs utilisent des icônes similaires, donc vous saurez utiliser les fonctions de base quel que soit le logiciel. Beaucoup des icônes essentielles se trouvent dans la barre d'outils standard. Pour voir la fonction de chaque icône, survolez-la avec la souris. Voici les icônes à apprendre en priorité.

Étape 1 : Nouveau document vierge

Cliquez pour ouvrir un nouveau document vierge (modèle « Normal » par défaut). Un nouveau document vierge s'ouvre automatiquement au lancement de Word.

Étape 2 : Ouvrir un document existant

Cliquez pour ouvrir un document existant. Cette icône sera utilisée plus souvent que « Nouveau ».

Étape 3 : Enregistrer

C'est l'une des icônes les plus importantes. Les nouveaux utilisateurs n'enregistrent pas assez souvent. Attendre la fin du document est trop risqué. Enregistrez toutes les quelques minutes ou après 25-30 mots. On ne peut pas « trop » enregistrer, mais on peut « sous-enregistrer ». À chaque enregistrement, l'ordinateur écrase la version précédente et ajoute les nouveaux contenus. Soyez prudent, ENREGISTREZ souvent !

Étape 4 : Imprimer

Cliquez pour imprimer votre document.

Étape 5 : Aperçu avant impression

Affiche une image du document avant impression. Outil très utile pour repérer les erreurs de mise en forme.

Étape 6 : Vérification orthographique et grammaticale

Vérifie l'orthographe et la grammaire de base. C'est le début de la relecture.

Étape 7 : Couper

Les ciseaux suppriment du texte ou des images du document. « Couper » s'utilise généralement avec « Coller ».

Étape 8 : Copier

L'icône « Copier » place l'information ou l'image dans le Presse-papiers (stockage temporaire). Après avoir copié, déplacez le point d'insertion au nouvel emplacement et cliquez « Coller ».

Étape 9 : Coller

« Coller » fonctionne avec « Copier » et « Couper » : il place une copie de l'élément copié/coupé au nouvel emplacement. Sélectionnez l'élément, cliquez « Copier » ou « Couper », allez au nouvel emplacement, cliquez « Coller ».

Étape 10 : Annuler

« Annuler » est l'une des icônes les plus utilisées. Cliquer dessus annule la dernière modification apportée au document.

Étape 11 : Rétablir

« Rétablir » est l'opposé d'« Annuler ». Si vous venez d'annuler mais voulez finalement garder la modification, cliquez « Rétablir » pour la restaurer.

Astuce

Commencez par Microsoft Word et étudiez les icônes. Elles sont similaires dans la plupart des autres logiciels (Lotus 1-2-3, OpenOffice, WordPerfect…). Une fois comprises dans Word, vous les transposerez aux autres programmes.