Comment utiliser le Journal (Diary) dans Microsoft Outlook

Au-delà du mail, du calendrier et des contacts, Outlook (version bureautique Windows) inclut le Journal : un outil méconnu qui suit automatiquement le temps passé sur documents, mails, réunions, appels, pour une productivité mesurée et une facturation précise.

Étape 1 : Afficher l'icône Journal (Outlook 2007/2010/2013/2016/2019/365)

1. En bas à gauche de la fenêtre Outlook, repérez la barre de navigation (icônes : Mail, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Dossiers, Raccourcis).
2. Si vous ne voyez pas l'icône Journal (carnet vert avec horloge) : cliquez la flèche ▼ à droite de la barre > Options de navigation (ou « Ajouter ou supprimer des boutons » > « Journal »).
3. Cochez Journal > OK. L'icône apparaît.

Étape 2 : Activer et configurer le Journal

1. Cliquez sur l'icône Journal.
2. Première ouverture : Outlook demande « Voulez-vous activer le Journal ? » > Oui.
3. Choisissez ce que le Journal doit enregistrer automatiquement :
• Messages électroniques (envoyés/reçus de contacts spécifiques).
• Réunions / Demandes de réunion.
• Documents : types de fichiers (Word, Excel, PowerPoint, Access, etc.) — cochez ceux que vous voulez tracker.
• Contacts : interactions avec certains contacts.
4. Cliquez OK.

Étape 3 : Créer une entrée manuelle (ex. appel téléphonique, réunion physique)

1. Dans le Journal, cliquez Nouvelle entrée (ou Ctrl+N).
2. Type d'entrée : « Appel téléphonique », « Réunion », « Note », « Tâche », etc.
3. Sur le ruban, menu Minuterie > Démarrer le minuteur (Start Timer). Le chronomètre tourne.
4. Faites votre appel/réunion. Pause si interruption. Arrêter à la fin.
5. Remplissez : Sujet, Contact lié, Catégorie, Notes.
6. Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Suivi automatique

Quand vous créez/modifiez un document Word/Excel/PowerPoint coché dans la config, Outlook ajoute automatiquement une entrée au Journal avec la durée d'édition. Idem pour mails envoyés aux contacts suivis.

Étape 5 : Consulter et exploiter

• Vues : « Par type », « Par contact », « Chronologie », « Entrées de la semaine dernière » (ruban > « Affichage actif » / « Modifier l'affichage »).
• Groupez par contact/projet pour voir le temps total.
• Exportez (Fichier > Exporter > Valeurs séparées par des virgules) pour facturation / reporting Excel.

💡 Usages pro

• Facturation horaire : temps exact par client/projet.
• Preuve d'activité : journal horodaté, non modifiable a posteriori (sauf suppression).
• Auto-analyse : « Suis-je trop sur les mails ? Pas assez sur le projet clé ? »

Note

Le Journal a été retiré d'Outlook 2013+ par défaut (masqué). La procédure ci-dessus le réactive. Sur Outlook Web (OWA) / Outlook.com / nouvelle app « Outlook pour Windows » (2023+) : pas de Journal. Alternative : Catégories + Recherche, ou apps tierces (Toggl, RescueTime, ManicTime).