Définition d'une requête dans Microsoft Access

Access est un logiciel de base de données permettant de stocker une grande quantité d'informations. Les composants d'une base de données sont les tables, requêtes, formulaires, états et macros. Les tables stockent les données brutes. Les requêtes manipulent les données des tables. Les formulaires servent à saisir des données dans les tables et naviguer dans la base. Les états présentent les données dans un format prêt pour l'impression. Les macros automatisent les tâches de la base. Le composant le plus crucial est la requête. Comme son nom l'indique, une requête permet à l'utilisateur d'interroger les données des tables.

Types de requêtes

Plusieurs types de requêtes courantes existent dans Access : sélection, ajout, mise à jour, suppression, création de table. Le but de la requête détermine le type à utiliser. Une requête de sélection extrait simplement des informations de la table selon des critères définis par l'utilisateur. Par exemple, isoler les noms de clients commençant par « M ». Une requête d'ajout ajoute des informations à une table. Une requête de mise à jour modifie les enregistrements selon les besoins. Les requêtes de suppression suppriment des enregistrements. Une requête de création de table permet de créer une nouvelle table à partir d'enregistrements sélectionnés.

Fonctions

Les requêtes permettent de calculer des champs individuels. L'utilisateur peut effectuer des calculs de base (addition, multiplication) ou plus complexes pour des besoins d'ingénierie ou statistiques. Les calculs intégrés d'Access sont les mêmes que dans Microsoft Excel. Via une requête, les éléments peuvent aussi être groupés ou triés selon des critères spécifiés.

Source de données

Les données d'une requête proviennent souvent de tables dans une base de données. La table peut être dans la base actuelle, dans une autre base, ou provenir d'un système d'entreprise comme l'AS/400. Plusieurs tables peuvent être incluses dans une requête. Les requêtes peuvent aussi extraire des informations d'autres requêtes — les requêtes peuvent être imbriquées. Similaire aux tables, plusieurs requêtes peuvent être combinées. Dans une requête Access, tables et requêtes sont liées par des champs communs.

Assistant

Une requête peut être créée via un assistant (guide pas à pas) ou depuis zéro. Les débutants devraient idéalement utiliser l'assistant pour se familiariser avec les requêtes et l'établissement de liens entre tables et requêtes.

Avertissement

Pour éviter la duplication, sélectionnez un champ de table comme clé primaire. Cette clé primaire contient une information unique pour chaque enregistrement. Par exemple, pour une base de collections, ce pourrait être le numéro de facture ou le numéro de compte client. Si une clé primaire est sélectionnée, il y a moins de risque de duplication d'enregistrements lors de l'exécution de la requête.