Définition d'une requête dans Access

Access est un logiciel de base de données qui permet aux utilisateurs de conserver une grande quantité d'informations. Les composants d'une base de données sont des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports et des macros. Les tableaux permettent à l'utilisateur de conserver les données brutes. Les requêtes manipulent les données dans les tables. Les formulaires peuvent être utilisés pour entrer des données dans les tables et naviguer dans la base de données. Les rapports servent à présenter les données dans un format imprimable et les macros aident à automatiser les tâches de la base de données. Le composant le plus important d'une base de données sont les requêtes. Comme son nom l'indique, une requête permet à l'utilisateur de se renseigner sur les données des tables.

Types de requêtes

Plusieurs types de requêtes couramment utilisées existent dans Access :sélectionner, ajouter, mettre à jour, supprimer, créer une table. L'objectif de la requête détermine le type de requête à utiliser. Une requête de sélection permet à l'utilisateur d'extraire simplement des informations de la table en fonction des besoins définis par l'utilisateur. Par exemple, une requête de sélection peut isoler les noms de clients commençant par la lettre « M ». Une requête Ajout est créée pour ajouter des informations à une table. Une requête de mise à jour peut modifier les enregistrements de la table en fonction des besoins de l'utilisateur. Les requêtes de suppression suppriment des enregistrements de la table. Une requête Création de table permet à un utilisateur de créer une nouvelle table à partir des enregistrements sélectionnés.

Fonctions

Les requêtes permettent à l'utilisateur de calculer des champs individuels. L'utilisateur peut effectuer des calculs de base tels que l'addition ou la multiplication de champs ou des calculs plus complexes pour des besoins d'ingénierie ou statistiques. Les calculs intégrés d'Access sont les mêmes que ceux trouvés dans Microsoft Excel. Grâce à une requête, les éléments peuvent également être regroupés ou triés selon les critères spécifiés par l'utilisateur.

Source de données

Les données d'une requête sont souvent extraites des tables d'une base de données. La table peut être dans la base de données actuelle, dans une autre base de données ou à partir d'un système d'entreprise tel que l'AS/400. Plusieurs tables peuvent être placées dans une requête. Les requêtes peuvent également extraire des informations d'autres requêtes. En d'autres termes, les requêtes peuvent être intégrées dans des requêtes. Comme pour les tables, deux requêtes ou plus peuvent figurer dans une requête. Au sein d'une requête Access, les tables et les requêtes sont liées par des champs communs à chacune.

Assistant

Une requête peut être créée à l'aide d'un assistant (guide pas à pas) ou à partir de zéro. Les nouveaux utilisateurs de bases de données Access devraient idéalement utiliser l'assistant. Il permet à l'utilisateur de se familiariser avec les requêtes et la manière d'établir des liens entre les tables et les requêtes utilisées par la base de données.

Avertissement

Pour éviter la duplication, sélectionnez un champ de table qui sera la clé primaire. Cette clé primaire est un champ qui contient des informations uniques sur chaque enregistrement. Par exemple, une clé primaire pour une base de données de recouvrement peut être un numéro de facture ou un numéro de compte client. Si une clé primaire est sélectionnée, il y a moins de risque de duplication d'enregistrements lors de l'exécution de la requête.