Qu'est-ce qu'une table dans Microsoft Access ?
Microsoft Access est une application logicielle utilisée pour créer des bases de données. MS Access est inclus dans la suite Microsoft Office, mais peut être acheté séparément. Les bases de données MS Access stockent les données dans des tables et peuvent exister sous forme de fichier unique permettant un stockage et une récupération de données de base. Chaque fichier de base de données est composé d'objets incluant tables, requêtes, formulaires et états.
Bases de données
Les bases de données servent à la collecte, la gestion et le stockage des données. Les bases de données MS Access sont utilisées à des fins personnelles et/ou professionnelles, souvent pour le stockage de carnets d'adresses, d'informations clients, de listes de diffusion ou d'inventaires. La consultation du contenu est intuitive et peut être interrogée, imprimée ou publiée sur Internet.
Tables
Les tables MS Access sont les objets clés du fichier Access, car elles contiennent les données stockées dans la base de données. Les tables sont composées de lignes et de colonnes et permettent la saisie directe de données dans leurs grilles. La ligne est l'enregistrement qui contient les éléments de données individuels composant un enregistrement. Les colonnes, aussi appelées champs, consistent en informations catégorisées. Par exemple, les champs sont des colonnes d'informations catégorisées telles que les numéros de téléphone.
La ligne est l'enregistrement où le numéro de téléphone est saisi. Les données sont triables et filtrables. Les données d'Excel peuvent être importées ou copiées-collées dans une table Access. Un fichier peut contenir plusieurs tables, qui peuvent être liées via des requêtes, états et formulaires.
Création de table
Il existe plusieurs façons de créer une table : en mode Création, à l'aide d'un modèle ou d'un assistant, ou en saisissant des données. L'utilisateur choisit la méthode souhaitée en la surlignant et en sélectionnant « Ouvrir » dans la boîte d'objets du fichier. Une fois la table créée, l'utilisateur peut y saisir des données.
Après avoir saisi le premier enregistrement et appuyé sur « Entrée », la ligne suivante apparaît pour la saisie d'un second enregistrement, et ainsi de suite. Une fois la saisie terminée, l'utilisateur ferme la table comme n'importe quelle fenêtre. La table est sauvegardée sous « Objets » et « Table » dans la liste d'objets du fichier. À l'ouverture du fichier, la liste d'objets apparaît toujours.
Assistant Table et modèles
Selon la version de MS Access, utiliser un assistant ou un modèle est le moyen le plus simple de créer une table prête pour la saisie. Dans MS Access 2007, les modèles de table sont des tables vides utilisables telles quelles ou personnalisables. Les modèles incluent Contacts, Tâches, Problèmes, Événements et Ressources. Le modèle Contacts configure une base de données pour les informations de contact comme les listes de diffusion et numéros de téléphone. Les colonnes sont facilement créées en glissant depuis une liste de champs suggérés.
Dans MS Access 2003 et versions antérieures, les assistants guident l'utilisateur du début à la fin pour créer l'objet souhaité. En quelques clics, vous pouvez créer une table prête pour la saisie. Bien que les champs de table de l'assistant soient prédéfinis, l'utilisateur peut les modifier pendant l'utilisation de l'assistant et après la création de la table.
Personnalisation de table
MS Access permet de personnaliser les champs, les données et le formatage dans une table. L'utilisateur peut formater la police, la hauteur des lignes, la largeur des colonnes, geler et/ou masquer des colonnes. Il peut modifier des éléments clés comme renommer les champs de table et éditer les enregistrements à la volée depuis presque n'importe où dans l'application.