Qu'est-ce qu'une table dans Microsoft Access ?
Microsoft Access est une application logicielle utilisée pour créer des bases de données. MS Access est fourni avec la suite Microsoft Office, mais peut être acheté séparément. Les bases de données MS Access stockent les données dans des tables et peuvent exister sous la forme d'un fichier unique permettant le stockage et la récupération de données de base. Chaque fichier de base de données est composé d'objets, notamment des tables, des requêtes, des formulaires et des rapports.
Bases de données
Les bases de données remplissent la fonction de collecte, de gestion et de stockage des données. Les bases de données MS Access sont utilisées à des fins personnelles et/ou professionnelles, souvent pour le stockage de données de carnets d'adresses, d'informations sur les clients, de listes de diffusion ou de listes d'inventaire. Le rappel du contenu de la base de données est intuitif et peut être interrogé, imprimé ou publié sur Internet.
Tableaux
Les tables MS Access sont les objets clés du fichier Access, car elles contiennent les données stockées dans la base de données. Les tableaux sont constitués de lignes et de colonnes et permettent la saisie directe de données dans leurs grilles. La ligne est l'enregistrement qui contient les éléments de données individuels constituant un enregistrement individuel. Les colonnes, également appelées champs, sont constituées d'informations catégorisées. Par exemple, les champs sont des colonnes composées d'informations catégorisées telles que des numéros de téléphone.
La ligne est l'enregistrement dans lequel le numéro de téléphone est entré. Les données sont triables et peuvent être filtrées. Les données d'Excel peuvent être importées ou coupées et collées dans une table Access. Un fichier peut contenir plusieurs tables, qui peuvent être liées via des requêtes, des rapports et des formulaires.
Création de tableaux
Il existe plusieurs manières de créer un tableau :en mode conception, à l'aide d'un modèle ou d'un assistant, ou en saisissant des données. L'utilisateur choisit la méthode qu'il souhaite utiliser en la mettant en surbrillance et en sélectionnant "Ouvrir" dans la zone d'objet du fichier. Une fois qu'un tableau est créé, l'utilisateur peut entrer des données dans le tableau.
Après avoir entré le premier enregistrement et appuyé sur le bouton "Entrée", la ligne suivante apparaîtra pour la saisie des données d'un deuxième enregistrement et ainsi de suite. Une fois la saisie des données terminée, l'utilisateur fermera le tableau comme il fermerait n'importe quelle fenêtre. La table est enregistrée sous "Objets" et "Table" dans la liste d'objets du fichier. Lors de l'ouverture du fichier, la liste d'objets apparaîtra toujours.
Assistant de tableau et modèles
Selon la version de MS Access, l'utilisation d'un assistant ou d'un modèle est le moyen le plus simple de créer une table prête pour la saisie de données. Dans MS Access 2007, les modèles de table sont des tables vides qui peuvent être utilisées telles quelles ou personnalisées si nécessaire. Les modèles incluent les contacts, les tâches, les problèmes, les événements et les ressources. La table de contact établit une base de données pour les informations de contact telles que les listes de diffusion et les numéros de téléphone. Les colonnes sont facilement créées en les faisant glisser depuis une liste de champs suggérés.
Dans MS Access 2003 et versions antérieures, les assistants sont une fonctionnalité qui guide l'utilisateur du début à la fin dans la création de l'objet souhaité. En quelques clics, vous pouvez créer un tableau prêt pour la saisie de données. Bien que les champs du tableau dans l'assistant soient prédéfinis, l'utilisateur a la possibilité de les modifier pendant l'utilisation de l'assistant et après la création du tableau.
Personnalisation des tableaux
MS Access permet à l'utilisateur de personnaliser les champs, les données et la mise en forme d'un tableau. L'utilisateur a la possibilité de formater la police du tableau, la hauteur des lignes, la largeur des colonnes, de geler et/ou de masquer les colonnes. L'utilisateur a la possibilité de modifier les éléments clés du tableau, tels que renommer les champs du tableau et modifier les enregistrements du tableau à la volée depuis presque n'importe où dans l'application.