Qu'est-ce qu'un champ dans Microsoft Access ?

Un champ dans Microsoft Access est un élément d'information lié à une seule personne ou chose. Les champs associés sont regroupés pour former un enregistrement. Dans une base de données, où les informations concernant les informations sur les employés d'une entreprise sont stockées, un enregistrement serait l'information relative à un seul employé. Un champ, par exemple, serait des informations spécifiques concernant l'employé, peut-être le nom de l'employé, la date d'embauche ou le numéro de sécurité sociale.

Considérations relatives à la taille

Un champ est un segment d'informations qui, lorsqu'il est regroupé avec d'autres segments associés, fournit un enregistrement détaillé pour un objet spécifique. Diviser les informations en petits incréments facilite le travail avec les données. Par exemple, il est plus facile de configurer des lettres et leurs étiquettes postales correspondantes si vous avez trois champs pour un nom, comme « M. ». "John" "Smith" plutôt que regroupés comme "M. John Smith", surtout si vous voulez que la salutation d'une lettre se lise, "Cher John" et que vous voulez adresser la lettre à "M. John Smith".

Les champs conservent les données là où elles sont attendues

Dans Microsoft Access, les enregistrements (groupes de champs) sont affichés sous forme de lignes et les champs individuels sont affichés dans des colonnes. Le champ désigne et identifie également des informations exactes sur une personne ou une chose. Le champ indique également à la base de données où certaines informations commencent et où elles se terminent. Un champ intitulé "prénom" identifie les informations réelles (les lettres qui composent le prénom) et désigne le point où le prénom commence et où il se termine.

Les champs organisent vos données

Les champs permettent d'organiser et de trier des informations particulières dans une base de données. En utilisant un nom d'employé comme exemple, il peut y avoir trois champs impliqués, et chaque champ spécifie où le prénom commence et où il se termine, et le sépare du deuxième prénom ou du nom de famille. Dans une base de données Microsoft Access, vous pouvez répertorier les noms de vos employés en fonction de critères que vous sélectionnez pour regrouper tous les employés qui résident dans un certain état, puis les répertorier dans les groupes par nom de famille de "a" à "z".

Différenciation

Le champ fait également la distinction entre un enregistrement d'informations et un autre. N'oubliez pas qu'un enregistrement est un ensemble de champs contenant des valeurs liées à un sujet particulier, tel qu'un nouvel employé. Dans le cas où un employé porte le même prénom et le même nom, il peut s'agir d'un troisième champ, tel qu'un suffixe de nom (Jr., Esq., M.D.) qui différencierait les deux noms similaires (John Smith et John Smith, Jr). De plus, il pourrait y avoir un champ configuré dans la base de données pour la "date d'embauche". Ce champ de date d'embauche peut être utilisé pour effectuer le tri, le filtrage et la sélection de certains enregistrements (employés spécifiques) qui répondent à des critères spécifiques sélectionnés (date à laquelle ils ont été embauchés).

Confusion de champ

Parfois, les utilisateurs peuvent se référer au champ comme zone de saisie de données dans un formulaire en ligne. Ce n'est pas tout à fait exact; cependant, parce que le champ lui-même fait partie d'une table sous-jacente dans Microsoft Access, où les informations sont stockées dans la base de données. Le champ dans lequel vous saisissez des données sur le formulaire n'est en fait qu'une méthode utilisée pour collecter des données afin de fournir des valeurs pour les champs dans des enregistrements individuels.