Quelles sont les principales fonctionnalités de Microsoft Access ?

Microsoft Access est une application pour créer, gérer et formater des données. Microsoft, qui fabrique Access, distribue l'application dans le cadre de la suite Microsoft Office. Les outils essentiels d'Access comprennent des écrans pour la saisie de données, l'exécution de requêtes, la production de rapports et d'autres opérations. Le langage de programmation d'Access est également vital car il permet aux utilisateurs d'étendre les fonctionnalités par défaut de l'application.

Fonctionnalités de saisie de données

Une manière intuitive de saisir des données dans une base de données Access est la saisie manuelle. Une caractéristique essentielle d'Access que les utilisateurs choisissent pour cette opération est l'outil de création de tableaux. Les utilisateurs cliquent sur un bouton de la barre d'outils pour créer un nouveau tableau, puis définissent des étiquettes de colonne pour les champs du tableau.

Le volet de navigation d'Access est une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de cliquer rapidement pour sélectionner les tables qu'ils ont créées et enregistrées. Le volet de navigation permet également aux utilisateurs de sélectionner d'autres objets, notamment des rapports et des requêtes.

Importation et exportation

Une fonctionnalité d'importation de données existantes est l'ensemble d'outils sous l'en-tête de menu "Données externes". L'un de ces outils est étiqueté "Excel". En cliquant dessus, les utilisateurs d'Access affichent un assistant qui les guide tout au long du processus de déplacement des données d'une feuille de calcul Excel vers leur base de données Access. Une fonctionnalité connexe est l'ensemble d'outils permettant d'exporter des données Access vers des formats que d'autres applications peuvent lire, notamment Word, Excel et les navigateurs Web. Les outils d'importation et d'exportation d'Access sont essentiels pour les équipes de travail qui ont des données stockées dans différents formats.

Rapports

L'assistant de rapport est une fonctionnalité d'Access qui crée un rapport à partir d'une table sélectionnée ou d'une autre source de données en un seul clic. Les utilisateurs cliquent sur une table dans le volet de navigation, puis cliquent sur l'icône de l'assistant de rapport dans la barre d'outils pour exécuter l'assistant, qui invite les utilisateurs à saisir les paramètres de définition du rapport. Les utilisateurs peuvent ensuite utiliser un autre ensemble de fonctionnalités Access pour personnaliser l'apparence et la fonctionnalité du rapport. Sans rapports, les façons dont les utilisateurs d'Access pourraient voir leurs données seraient limitées.

Requêtes

La grille de requête est une fonctionnalité d'Access qui permet aux utilisateurs d'extraire des données des tables qu'ils ont créées. Access affiche des listes de tables à partir desquelles les utilisateurs peuvent choisir une table à interroger avec la grille. Les utilisateurs saisissent les noms des colonnes de la table dans la grille. Ils saisissent également dans la grille les critères auxquels les données doivent répondre pour qu'Access les inclue dans les résultats de la requête. La fenêtre SQL est une fonctionnalité d'Access qui offre une alternative à la grille de requête. Les utilisateurs familiarisés avec la syntaxe SQL peuvent saisir leurs instructions dans cette fenêtre, puis exécuter les instructions en cliquant sur le bouton "Exécuter" de la barre d'outils. L'assistant de requête est une autre fonctionnalité permettant de récupérer des données. Lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton de cette fonctionnalité, Access crée des instructions SQL en réponse à l'entrée de l'utilisateur dans les écrans de l'Assistant. Les utilisateurs d'accès s'appuient sur cet outil et la grille de requête pour récupérer leurs données stockées.