Avantages de Microsoft Access

Avec Microsoft Access, l'utilisateur moyen peut travailler avec des bases de données sans être hautement qualifié dans le domaine. Microsoft a permis à presque tout le monde d'apprendre à travailler avec des bases de données en remplaçant une partie du travail compliqué par des modèles faciles à utiliser. Bien que l'utilisation d'Access puisse représenter un défi en raison des nombreuses options qu'il offre, son interface conviviale donne à chacun la possibilité d'exploiter avec succès une base de données.

Utiliser l'accès

Microsoft Access est un logiciel de base de données qui rend la manipulation des données gérable pour les utilisateurs de différents niveaux de compétence. Vous pouvez saisir des données et trier, filtrer ou regrouper les informations selon vos besoins. C'est particulièrement utile lorsqu'il y a des milliers d'enregistrements et que les trier individuellement prendrait des heures. Access vous permet d'obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin en précisant le type d'informations que vous recherchez. Des rapports peuvent également être créés pour extraire des informations de la base de données en fonction des paramètres du projet. Par exemple, une base de données peut contenir une liste de clients, y compris leur âge, leur sexe, leur état civil, leur adresse, leurs adresses e-mail et leur numéro de téléphone. Si nécessaire, vous pouvez trier ces informations, créer des rapports sur des clients uniques uniquement ou les organiser par indicatif régional.

Avantages de l'accès

Sachant que tout le monde n'est pas doué pour créer des bases de données, Microsoft a créé des modèles de base qu'un utilisateur peut télécharger et utiliser immédiatement. Si vous préférez, vous pouvez créer une base de données à partir de zéro ou modifier un modèle en fonction de votre projet. Access stocke des milliers d'enregistrements. Ainsi, si vous démarrez un nouveau projet pour les mêmes données, vous n'aurez pas à tout saisir à nouveau. Access s'intègre également à d'autres produits Microsoft Office, notamment Excel et Word. Par exemple, vous pouvez créer un publipostage avec des milliers de lettres personnalisées en puisant dans une base de données Access de clients.

Applications Web et Collaboration

Avec Access 2013, Microsoft a introduit des applications Web personnalisables pour rationaliser le traitement des données pour les utilisateurs et faciliter la collaboration sur des projets. En utilisant un site Microsoft Office 365 ou un serveur SharePoint 2013, un bureau entier peut travailler avec la même base de données. À l'aide de modèles d'applications Web personnalisables, vous pouvez vous assurer que chaque personne dispose de l'interface dont elle a besoin pour ajouter, modifier ou supprimer des données, ainsi que pour exécuter des rapports.

Termes importants de la base de données

Access utilise plusieurs termes qui peuvent être nouveaux pour vous. Une "base de données" est simplement un moyen d'organiser et de stocker des informations sur les personnes, les lieux et les choses. Access est en fait un système de gestion de base de données qui héberge ces différentes bases de données afin que vous puissiez y accéder. Chaque base de données peut être constituée de plusieurs tables, chaque table étant composée de colonnes et de lignes, comme une feuille de calcul. Les colonnes d'une table de base de données sont appelées "champs". Les lignes sont appelées "enregistrements". Les "requêtes" sont des fonctions qui permettent à un utilisateur d'obtenir des données spécifiques à partir de la table. Les requêtes peuvent aider à filtrer, résumer et effectuer des calculs avec vos données.

Concevoir votre première base de données

Un peu de planification va un long chemin pour la meilleure utilisation d'une base de données Access. Tout d'abord, déterminez comment la base de données sera utilisée. Ensuite, rassemblez toutes les informations à entrer dans la base de données et organisez les informations en catégories, chacune devenant un tableau. Entrez les données dans les tables, qui deviendront des colonnes et créeront des relations entre les tables s'il y en a plusieurs. Enfin, appliquez des règles de normalisation pour vous assurer que les tables sont correctement structurées.