Avantages de Microsoft Access

Avec Microsoft Access, l'utilisateur moyen peut travailler avec des bases de données sans être un expert. Microsoft a simplifié l'accès aux bases de données en remplaçant les tâches complexes par des modèles faciles à utiliser. Bien qu'Access puisse sembler complexe par ses nombreuses options, son interface conviviale permet à quiconque de gérer une base de données avec succès.

Utiliser Access

Microsoft Access est un logiciel de base de données qui rend la manipulation de données gérable pour utilisateurs de niveaux variés. Vous pouvez saisir des données et les trier, filtrer ou regrouper selon vos besoins. C'est particulièrement utile avec des milliers d'enregistrements où un tri manuel prendrait des heures. Access permet d'obtenir rapidement l'information voulue en spécifiant le type de recherche. Des états peuvent être créés pour extraire des informations selon les paramètres du projet. Exemple : une base clients avec âge, sexe, état civil, adresse, e-mail, téléphone. Vous pourriez trier n'importe quelle information, créant des états sur les clients seuls ou organisés par indicatif régional.

Avantages d'Access

Sachant que tout le monde n'est pas expert en bases de données, Microsoft a créé des modèles de base téléchargeables et utilisables immédiatement. Vous pouvez aussi construire une base de zéro ou modifier un modèle. Access stocke des milliers d'enregistrements, donc pour un nouveau projet avec les mêmes données, pas besoin de tout ressaisir. Access s'intègre aussi aux autres produits Microsoft Office, dont Excel et Word. Exemple : créer un publipostage avec des milliers de lettres personnalisées en puisant dans une base Access de clients.

Applications web et collaboration

Avec Access 2013, Microsoft a introduit des applications web personnalisables pour fluidifier le traitement des données et faciliter la collaboration. Via un site Microsoft Office 365 ou un serveur SharePoint 2013, tout un bureau peut travailler sur la même base. Avec des modèles d'applications web personnalisables, chaque personne obtient l'interface dont elle a besoin pour ajouter, modifier, supprimer des données et générer des états.

Termes importants de base de données

Access utilise des termes qui peuvent être nouveaux. Une « base de données » est simplement une façon d'organiser et stocker des informations sur des personnes, lieux et choses. Access est en fait un système de gestion de base de données (SGBD) qui héberge ces bases pour y accéder. Chaque base peut contenir plusieurs tables, chacune faite de colonnes et lignes, comme un tableur. Les colonnes s'appellent « champs ». Les lignes sont « enregistrements ». Les « requêtes » sont des fonctions pour obtenir des données spécifiques d'une table. Elles aident à filtrer, résumer et calculer avec vos données.

Concevoir votre première base de données

Un peu de planification va loin pour bien utiliser Access. D'abord, déterminez comment la base sera utilisée. Ensuite, rassemblez toutes les informations à saisir et organisez-les en catégories, chacune devenant une table. Saisissez les données dans les tables (colonnes) et créez des relations entre tables s'il y en a plusieurs. Enfin, appliquez les règles de normalisation pour structurer correctement les tables.