Comment créer une base de données dans Microsoft Word

Word possède une fonction Publipostage qui lie un document à une source de données (fichier de données), qui peut être une base de données. Avant le publipostage, vous pouvez créer et gérer une base de données directement dans Word. Elle est sauvegardée comme fichier Access (.mdb) dans Word.

Astuce

Vous ne ferez pas le publipostage final, mais vous devez choisir le type de document principal avant de créer la base.

Mise en page du document principal

Ouvrez un document Word vierge. Onglet Publipostage → Démarrer le publipostage → Répertoire. Un document « Répertoire » dit à Word de créer une liste utilisant des champs d'une source de données (base de données).

Personnaliser les champs de la base

Sélectionner les destinataires → Taper une nouvelle liste → ouvre « Nouvelle liste d'adresses ». Personnalisez les champs utilisés dans la base. Personnaliser les colonnes → boîte « Personnaliser la liste d'adresses ».

• Supprimer un champ : sélectionnez → « Supprimer » → « Oui ».
• Renommer : sélectionnez → « Renommer » → nouveau nom → « OK ».
• Ajouter : « Ajouter » → tapez nom → « OK ».
• Réordonner : surlignez → « Monter » / « Descendre ».

« OK » → la boîte « Nouvelle liste d'adresses » affiche vos champs personnalisés en tableau.

Saisir les données

Remplissez chaque champ. Tab pour passer au suivant. « Nouvelle entrée » pour le prochain enregistrement. Après le dernier, ne cliquez pas « Nouvelle entrée ».

Vérifier et corriger les enregistrements

• Modifier : surlignez données → tapez correction.
• Rechercher : « Rechercher » → mot(s) → « Suivant ».
• Supprimer : cliquez case à gauche du 1er champ → « Supprimer l'entrée » → « Oui ».

« OK » quand fini.

Sauvegarder la base et le document principal

Boîte « Enregistrer la liste d'adresses » : choisissez emplacement, nommez le fichier → « Enregistrer ». Word ajoute .mdb (base Access).

Enregistrez aussi le document principal (répertoire vierge lié à la base) pour un futur publipostage. Fermez le document principal et Quittez Word.

Visualiser la base

Ouvrez le fichier .mdb → Microsoft Access s'ouvre. Cliquez « Office_Address_List » sous « Tables » → la table créée dans Word s'affiche.

Revenir à la base et modifier les données

Rouvrez le document principal dans Word. Boîte « Microsoft Word » → « Oui » pour lier la base. Onglet « Publipostage » → « Modifier la liste des destinataires ». Boîte « Destinataires du publipostage » → sous « Source de données », sélectionnez votre fichier base → « Modifier » → « Modifier la source de données ». Modifiez. « OK » → « Oui » pour mettre à jour la base. Dans la boîte, affinez avec « Trier », « Filtrer », « Doublons », « Rechercher », « Valider adresses ».

« OK » → Fermez document → « Enregistrer » → Quittez Word.

Astuce

Vous pouvez faire un publipostage « Répertoire » avec la base et le document principal créés.