Comment créer une base de données Microsoft Word ?
Microsoft Word dispose d'une fonctionnalité de fusion et publipostage qui relie un document Word à des informations stockées dans un fichier de données, appelé source de données. La source de données peut être une base de données. Avant la fusion, vous pouvez créer et gérer une base de données dans Word. La base de données est enregistrée en tant que fichier de base de données Access dans Word.
Astuce
Vous n'effectuerez pas réellement le publipostage, cependant, vous devez sélectionner le type de document de publipostage que vous créez avant de créer la base de données.
Mise en page du document principal
Ouvrez un document Word vierge.
Sur les envois cliquez sur Démarrer le publipostage et sélectionnez Répertoire. Un Annuaire type de document indique à Word de créer une liste et d'utiliser les champs d'une source de données, telle qu'une base de données.
Personnaliser les champs de la base de données
Cliquez sur Sélectionner les destinataires et sélectionnez Saisir une nouvelle liste pour ouvrir la Nouvelle liste d'adresses boite de dialogue. Utilisez-le pour personnaliser les champs qui seront utilisés dans la base de données. Cliquez sur Personnaliser les colonnes. La personnaliser la liste d'adresses boîte de dialogue s'affiche.
- Pour supprimer des noms de champ, sélectionnez le nom du champ, cliquez sur Supprimer et cliquez sur Oui pour supprimer le nom du champ.
- Pour modifier les noms de champ, sélectionnez le nom du champ, cliquez sur Renommer , le champ Renommer boîte de dialogue apparaît, modifiez le nom du champ et cliquez sur OK .
- Pour ajouter des noms de champs supplémentaires, cliquez sur Ajouter , le champ Ajouter un champ boîte de dialogue apparaît, saisissez un nouveau nom de champ et cliquez sur OK .
- Pour modifier l'ordre des noms de champ, mettez un nom de champ en surbrillance et cliquez sur Monter ou Déplacer vers le bas .
Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. La nouvelle liste d'adresses boîte de dialogue affiche les noms de champs personnalisés dans une table.
Saisir les informations de la base de données
Saisissez des données dans chaque champ. Utilisez la touche Tab pour passer d'un champ à l'autre. Cliquez sur Nouvelle entrée pour passer à l'enregistrement suivant dans la base de données. Après avoir saisi le dernier enregistrement, ne cliquez pas sur Nouvelle entrée pour passer à un nouvel enregistrement.
Vérifier les enregistrements et apporter des modifications
- Pour modifier un enregistrement, mettez les données en surbrillance et saisissez les modifications.
- Pour rechercher un enregistrement, cliquez sur Rechercher , le bouton Rechercher une entrée boîte de dialogue apparaît, saisissez le(s) mot(s) de recherche et cliquez sur Rechercher suivant .
- Pour supprimer un enregistrement, cliquez sur le carré situé à gauche du premier champ, cliquez sur Supprimer l'entrée et cliquez sur Oui pour supprimer l'enregistrement.
Cliquez sur OK une fois terminé.
Enregistrer la base de données et le document principal
La Enregistrer la liste d'adresses boîte de dialogue apparaît. Choisissez où vous voulez enregistrer le fichier de base de données, tapez le nom du fichier et cliquez sur Enregistrer .
Astuce
Tapez uniquement le nom du fichier et Word ajoutera l'extension .mdb, enregistrant le fichier en tant que fichier de base de données Microsoft Access.
Enregistrer le document principal , un répertoire vide lié à la base de données, au cas où vous décideriez d'effectuer un publipostage ultérieurement. Fermer le document principal et Quitter Word .
Afficher la base de données
Accédez au fichier de base de données Access et ouvrez-le. Microsoft Access s'ouvre. Cliquez sur Office_Address_List sous les tableaux l'en-tête et la table de base de données qui a été créée dans Word s'affichent.
Revenir à la base de données et modifier les données
Ouvrir le document principal dans Word. Le Microsoft Word boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur Oui afin que le document principal puisse récupérer des informations de la base de données. Sur les envois cliquez sur Modifier la liste des destinataires. Le publipostage Destinataires boîte de dialogue apparaît. Sous l'en-tête Source de données, sélectionnez le nom du fichier de base de données. Cliquez sur Modifier et le bouton Modifier la source de données boîte de dialogue apparaît. Modifiez les données. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK et cliquez sur Oui pour mettre à jour la base de données. Dans le publipostage Destinataires boîte de dialogue, vous pouvez affiner les informations de la base de données à l'aide de Trier , Filtrer , Rechercher les doublons , Rechercher destinataire et Valider les adresses options.
Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. Fermer le document principal . Cliquez sur Enregistrer . Quitter Word .
Astuce
Vous pouvez effectuer une fusion et publipostage d'annuaire dans Word à l'aide de la base de données créée et du document principal.