Comment retarder l'envoi d'un e-mail à l'aide de Lotus Notes
Dans Lotus Notes, il n'est pas possible d'écrire un e-mail puis de programmer son envoi à une heure précise dans le futur. Lorsque vous composez un e-mail et appuyez sur le bouton "Envoyer", l'e-mail est stocké dans une base de données "Courrier sortant" sur votre ordinateur. Lorsqu'une connexion à un serveur Lotus Notes est disponible, le courrier électronique est remis au serveur dans le cadre du processus de réplication Lotus Notes normal. Bien que la livraison des e-mails ne puisse pas être programmée à une heure précise, il existe deux façons de retarder la livraison d'un e-mail au serveur Lotus Notes.
Utilisation de votre dossier Brouillons
Étape 1
Composez votre courrier comme vous le faites habituellement et cliquez sur le bouton "Enregistrer dans les brouillons" au lieu de cliquer sur le bouton "Envoyer". Cela enregistrera votre courrier dans le dossier "Brouillons" de votre base de données de messagerie Lotus Notes. Notes ne placera pas l'e-mail dans le fichier "Courrier sortant" pour livraison.
Étape 2
Lorsque vous êtes prêt à envoyer le courrier, ouvrez votre fichier de courrier électronique Lotus Notes, puis cliquez sur le dossier "Brouillons" dans le volet de navigation de gauche. Le volet de la fenêtre principale répertorie tous les e-mails que vous avez enregistrés en tant que brouillons.
Étape 3
Double-cliquez sur l'e-mail dans le volet de la fenêtre principale pour l'ouvrir et cliquez sur le bouton "Envoyer". Cela déplacera votre courrier électronique du dossier "Brouillons" de votre fichier de courrier électronique Lotus Notes vers la base de données "Courrier sortant". Le courrier sera alors envoyé la prochaine fois que Lotus Notes pourra se connecter à un serveur.
Travailler en mode hors ligne
Étape 1
Créez une copie locale de votre fichier de courrier électronique Lotus Notes. Ouvrez votre espace de travail Lotus Notes, recherchez votre fichier de courrier puis faites un clic droit sur le fichier. Dans le menu contextuel, sélectionnez "Réplica" puis cliquez sur "Nouvelle réplique". Remplissez la nouvelle boîte de dialogue de réplique pour spécifier un emplacement sur votre ordinateur pour votre fichier de courrier local.
Étape 2
Créez un nouveau document "Localisation" pour le mode hors ligne. Ouvrez vos "Contacts" Lotus Notes, cliquez sur "Avancé" puis cliquez sur "Connexions". Cliquez sur le bouton "Nouveau" puis cliquez sur "Localisation" pour créer un nouveau document "Localisation" et l'ouvrir dans l'éditeur de document "Localisation". Cliquez dans le champ « Type d'emplacement » et sélectionnez « Aucune connexion ». Remplissez le champ de nom avec un nom pour le nouveau document "Emplacement" ; par exemple, "Hors ligne". Dans l'onglet "Courrier" de l'éditeur de documents "Emplacement", cliquez sur le champ "Emplacement du fichier courrier" et sélectionnez "Local". Dans le champ "Fichier courrier", sélectionnez un emplacement sur votre ordinateur pour le fichier de courrier électronique Lotus Notes local. Habituellement, l'emplacement par défaut suggéré par Lotus Notes convient.
Étape 3
Basculez vers le document "Emplacement" que vous venez de créer en cliquant sur le champ du document d'emplacement dans le coin inférieur droit de votre fenêtre principale Lotus Notes. Le nom de votre nouvel emplacement en mode hors ligne apparaîtra dans la liste contextuelle. Sélectionnez votre document de localisation en mode hors connexion.
Étape 4
Rédigez votre e-mail comme d'habitude. Lorsque vous travaillez avec un document "Emplacement" qui a "Aucune connexion", votre courrier électronique sera conservé dans le fichier de base de données "Courriel sortant" et ne sera pas remis à un serveur Lotus Notes. Il sera conservé dans la base de données "E-mails sortants" jusqu'à ce que vous passiez à un emplacement disposant d'une connexion au serveur.
Astuce
Lorsque vous démarrez Lotus Notes, vous pouvez sélectionner un document d'emplacement dans la boîte de dialogue qui vous demande votre mot de passe. Cela vous permet de démarrer Lotus Notes à l'aide d'un document "Aucune connexion".
Avertissement
Lors de l'utilisation d'un document "Emplacement" dont le type de connexion est "Aucune connexion". vous ne pouvez ouvrir que les bases de données Lotus Notes stockées sur votre ordinateur. Vous devrez créer des répliques locales de toutes les bases de données Lotus Notes avec lesquelles vous souhaitez travailler tout en utilisant un "Emplacement" qui n'a "Aucune connexion".