Comment maintenir des systèmes de classement papier et électronique
Un système de classement organise les documents pour le stockage. Une armoire ou boîte contient les versions papier, tandis qu'un système électronique stocke les données sur ordinateur (emails, documents numérisés). Une fois mis en place, il faut le maintenir pour qu'il reste ordonné avec des informations régulièrement mises à jour. Il faut créer une procédure d'utilisation pour les deux systèmes.
Classement papier
Étape 1
Étiquetez chaque dossier, fichier, tiroir ou boîte. Le titre doit inclure le sujet et la date de début. Exemple : « Factures Juin 2010 - présent » ou « Dossier Ressources Humaines Février 2008 ».
Étape 2
Créez de nouveaux dossiers/fichiers/tiroirs pour une nouvelle catégorie ou quand les anciens sont pleins. Utilisez un code couleur pour différencier années ou mois.
Étape 3
Rangez les nouveaux documents dans le dossier ou tiroir le plus pertinent. Le classement aléatoire ruine le système. Si l'ordre est alphabétique, conservez cette logique.
Étape 4
Éliminez les documents anciens et inutiles chaque année. Au fil des ajouts, certaines infos deviennent obsolètes. Détruisez-les (broyeur) pour libérer de l'espace.
Classement électronique
Étape 1
Créez des dossiers/répertoires sur votre ordinateur. Consolidez les données régulièrement pour éviter la désorganisation. Plusieurs lecteurs réseau ou dossiers multiples avec des infos similaires ne sont pas efficaces.
Étape 2
Sauvegardez les données régulièrement : DVD, clé USB, disque dur externe, ou prestataire externe. Cela protège contre la perte de données.
Étape 3
Sécurisez les données : verrouillez chaque fichier, accordez l'accès aux utilisateurs délégués, ou ajoutez un mot de passe à l'ouverture. Cela empêche l'usage abusif, la fraude, l'accès non autorisé. Seuls ceux qui maîtrisent le système l'utilisent.
Étape 4
Rédigez une procédure d'utilisation du classement électronique. Incluez des instructions pas-à-pas pour trouver, référencer, catégoriser, archiver les données, afin que chaque utilisateur opère de la même façon. Tenez-la à jour si vous affinez le système.
Étape 5
Révisez le système de classement tous les deux ans. Vérifiez son efficacité : facilité de recherche, organisation. Supprimez les fichiers indésirables et réduisez l'encombrement électronique.
Astuce
Organisez une journée de formation collective pour expliquer le fonctionnement des deux systèmes afin qu'ils soient gérés et maintenus au quotidien. Sollicitez des retours pour rendre le système plus convivial ou mieux organisé.