Comment gérer les systèmes de classement électroniques et papier

Un système de classement est une méthode d'organisation de la paperasse et des documents pour le stockage. Une armoire ou une boîte est conservée qui contient des versions papier des documents, tandis qu'un système électronique conserve les données sur un ordinateur. Ces données peuvent être des e-mails ou des documents numérisés. Une fois le système mis en place, il est important qu'il soit maintenu, afin qu'il reste en ordre avec des informations mises à jour régulièrement ajoutées. Pour maintenir le système, vous devrez créer une procédure pour utiliser les deux systèmes.

Archivage papier

Étape 1

Étiquetez chaque dossier, classeur et tiroir ou boîte. Le titre doit inclure le sujet de la documentation, ainsi que la date à laquelle la paperasse commence. Par exemple, « Reçus juin 2010 - présent » ou « Dossier des ressources humaines février 2008 ».

Étape 2

Créez de nouveaux dossiers, fichiers et tiroirs ou boîtes lorsque vous avez une nouvelle catégorie de documents à enregistrer ou lorsque les anciens dossiers, fichiers et tiroirs sont pleins. Utilisez un code couleur pour différencier les années ou les mois.

Étape 3

Ajoutez de nouveaux documents au dossier ou au tiroir le plus pertinent. Mettre des documents dans des dossiers au hasard ruinera le système de classement, car les informations seront recherchées au mauvais endroit. Si le système classe les documents par ordre alphabétique, continuez à utiliser ce processus au lieu de passer à un autre format.

Étape 4

Supprimez les anciens documents inutiles chaque année. Au fur et à mesure que vous continuez à ajouter des fichiers, certaines informations deviendront non pertinentes et obsolètes. Déchiquetez-le et libérez de l'espace de stockage supplémentaire.

Dépôt électronique

Étape 1

Créez des dossiers ou des répertoires sur votre ordinateur. Consolidez régulièrement les données afin qu'elles ne soient pas désorganisées. Avoir plusieurs lecteurs réseau ou plusieurs dossiers contenant des informations similaires n'est pas un moyen efficace d'organiser les données.

Étape 2

Sauvegardez régulièrement les données. Utilisez des DVD, une clé USB, un disque dur externe ou une société externe pour ce faire. Cela protège les données contre la perte.

Étape 3

Sécurisez les données en verrouillant chaque fichier, en accordant l'accès aux utilisateurs délégués ou en ajoutant un mot de passe lors de l'ouverture d'un fichier. Cela empêche l'utilisation abusive des données, la fraude ou l'accès non autorisé. De plus, vous pouvez être sûr que seules les personnes qui connaissent le fonctionnement du système l'utilisent.

Étape 4

Rédiger une procédure d'utilisation du système de classement électronique. Incluez des instructions étape par étape sur la manière de rechercher, de référencer, de catégoriser et d'archiver les données, afin que chaque utilisateur utilise le système de la même manière. Tenez-le à jour si vous affinez le système pour éviter toute confusion entre les utilisateurs.

Étape 5

Revoir le système de classement tous les deux ans. Vérifiez qu'il fonctionne bien -- cela peut être défini par l'efficacité du classement, la facilité avec laquelle il est possible de trouver des données et son organisation. Supprimez également les fichiers indésirables et minimisez l'encombrement électronique.

Astuce

Organisez une journée de formation en groupe pour expliquer le fonctionnement de chaque système de classement afin qu'il puisse être géré et entretenu quotidiennement.

Demandez des commentaires sur la façon de développer le système de classement afin qu'il soit plus convivial ou mieux organisé.