Comment utiliser le format de fiche de paie dans Excel

Excel est un outil puissant pour les propriétaires d'entreprise qui traitent une large gamme de données et gèrent de nombreuses tâches administratives. Utiliser un format de fiche de paie dans Excel avec des formules qui gèrent le calcul du salaire d'un employé basé sur les heures travaillées, les heures supplémentaires et les commissions gagnées est l'une des applications permettant de gagner du temps du logiciel. Excel n'a pas de modèle standard pour cela, mais des modèles sont disponibles en ligne. Trouver un modèle qui correspond à votre situation spécifique n'est pas toujours facile, donc apprendre à utiliser un modèle et à le modifier pour l'adapter à vos besoins est la meilleure approche.

Trouver un modèle de fiche de paie en ligne

La première chose à faire est de trouver un modèle de fiche de paie à télécharger en recherchant modèles de fiche de paie Excel. Peu importe si le modèle n'est pas parfait pour vos besoins, car il peut être modifié et ajusté pour votre entreprise. Vous pouvez trouver des formats qui incluent ou excluent divers champs spécifiques. Par exemple, vous pouvez trouver des modèles qui incluent les calculs de taxes ou les excluent, et des modèles avec ou sans primes.

Approprier le modèle

Considérez le modèle comme un point de départ pour la fiche de paie de votre entreprise plutôt que comme un produit fini. Par exemple, si votre modèle choisi inclut un champ pour le rôle professionnel mais pas pour le département dans lequel votre employé travaille, vous pouvez ajouter une ligne pour l'information supplémentaire. Vous pourriez avoir besoin d'ajouter une ligne pour les paiements de pension des employés.

La flexibilité d'Excel est une grande aide si votre entreprise a des exigences uniques pour vos fiches de paie ou si vous ne trouvez pas de modèle qui couvre tout ce dont vous avez besoin.

De nombreux modèles de fiches de paie ont des sections créditant le site Web qui a créé le modèle. Certains modèles de sites Web incluent un logo et un lien hypertexte vers le site en haut du modèle. Supprimez-les et remplacez-les par le logo et l'adresse du site Web de votre entreprise et insérez le nom de votre entreprise dans l'espace indiqué.

Vérifier que les formules fonctionnent

La plupart du temps, un format de fiche de paie dans Excel avec des formules inclut un calcul de base pour le salaire final, ajoutant les gains et soustrayant les déductions basées sur les valeurs incluses dans les champs pertinents. Cependant, cela vaut la peine de vérifier que les formules produisent le résultat que vous voulez avant d'utiliser le modèle pour votre entreprise. La façon la plus simple de faire cela est de surligner les différentes cellules et de lire les formules dans les champs de fonction pour clarifier comment tout est calculé.

Un problème que vous pourriez rencontrer est le calcul de la taxe sur les modèles de fiche de paie. Les modèles laissent souvent un espace où vous entrez le montant de la taxe directement, et il est ensuite soustrait du salaire net à la dernière étape. Cependant, le montant de la taxe dépend du montant des gains, vous voudrez donc peut-être incorporer une formule pour calculer cela automatiquement. Par exemple, si un employé est dans une tranche d'imposition de 20 pour cent, dans la cellule pour le montant de la taxe, tapez un signe égal (=) suivi de la référence de cellule pour le revenu imposable total, puis multipliez ceci par 0,2 pour 20 pour cent.

Par exemple, si le montant imposable est dans la cellule D14, entrez =D14*0,2 pour calculer la valeur de la taxe automatiquement. Changez le décimal si le pourcentage est différent (0,15 pour 15 pour cent ou 0,35 pour 35 pour cent, par exemple) et modifiez la référence de cellule selon les besoins.

Remplir les détails

À ce stade, vous êtes prêt à préparer une fiche de paie d'un employé dans MS Excel. Entrez les détails spécifiques dans les champs du modèle, y compris le nom de l'employé, le numéro d'employé, le rôle professionnel et d'autres champs pertinents. Le modèle facilite cela car il indique les informations qui doivent aller dans chaque champ. Vous le traversez comme s'il s'agissait de n'importe quel autre formulaire.