Comment gérer la paie dans Excel

Microsoft propose divers modèles pour simplifier les tâches courantes dans Excel 2013. Pour la gestion de la paie, des modèles préconçus offrent la mise en forme nécessaire et permettent de saisir les données de paie comme les salaires horaires et les heures travaillées. Des formules intégrées calculent automatiquement le salaire brut et peuvent même générer des bulletins de paie. Vous devrez vous renseigner sur les taux d'imposition locaux et étatiques, mais une fois ces données entrées, Excel devient un outil précieux pour suivre la paie et produire des registres comptables réguliers.

Étape 1

Cliquez sur l'onglet « Fichier » dans Excel, puis sélectionnez « Nouveau ».

Étape 2

Recherchez un modèle de paie en tapant « paie » ou « payroll » dans la zone de recherche en haut de la fenêtre (voir ressources).

Étape 3

Parcourez les modèles disponibles et choisissez celui qui correspond le mieux à vos besoins. Cliquez sur un modèle pour voir un aperçu avec des informations supplémentaires, puis cliquez sur « Créer » pour l'ouvrir dans Excel en mode édition.

Étape 4

Modifiez les informations d'en-tête en cliquant sur une cellule et en saisissant le nom de votre entreprise ou les sous-titres nécessaires. Beaucoup de modèles incluent du texte indicatif. Cliquez simplement sur la cellule et remplacez-le par vos informations.

Étape 5

Examinez le modèle, supprimez les colonnes ou lignes inutiles et ajoutez de nouvelles catégories si besoin (congés accumulés, primes, etc.). Pour supprimer : sélectionnez les cellules, colonnes ou lignes et appuyez sur « Suppr ». Pour ajouter : clic droit à l'endroit souhaité > « Insérer ».

Étape 6

Renseignez-vous sur les taux d'imposition locaux et étatiques. La Fédération des administrateurs fiscaux fournit une liste complète (voir ressources). Ajoutez ces colonnes ou modifiez les formules des colonnes de taxes locales préexistantes. Dans Excel, les pourcentages se calculent en multipliant le taux décimal par la cellule contenant le brut. Exemple : si le brut est en colonne C et le taux local 7,5 %, la formule en ligne 1 sera « =C1*0,075 ». Étirez la poignée de recopie vers le bas pour appliquer à toute la colonne. Assurez-vous que cette cellule est bien soustraite du net à payer en bas du tableau.

Étape 7

Saisissez les noms ou numéros d'identification de tous vos employés dans la feuille de calcul.

Étape 8

Entrez les salaires horaires. Si vos employés sont à salaire fixe, supprimez les colonnes « salaire horaire » et « heures travaillées ». S'ils sont payés à la pièce, renommez les en-têtes en conséquence : saisissez les unités produites dans la colonne « heures » et le paiement par unité dans la colonne « salaire horaire ». Laissez les formules inchangées.

Étape 9

Sauvegardez votre travail à la fin de chaque période de paie. Si votre modèle génère des bulletins, cliquez sur « Générer les bulletins de paie » pour créer et imprimer les documents pour vos employés.

Astuce

Les taux d'imposition fédéraux sont souvent déjà inclus dans les modèles. Choisissez un modèle qui les intègre pour éviter du travail supplémentaire.

Les données de paie sont sensibles. Pour les protéger, allez dans l'onglet « Fichier » > « Informations » pour définir un mot de passe sur le classeur ou restreindre l'accès aux utilisateurs du réseau.