Comment faire la paie dans Excel

Microsoft propose une variété de modèles pour rationaliser les tâches courantes dans Excel 2013. Dans le cas de la gestion de la paie, des modèles préconçus offrent le formatage dont vous avez besoin et vous permettent de saisir des données de paie comme les salaires horaires et les heures travaillées. Des formules intégrées calculent ensuite automatiquement le salaire brut et impriment même les fiches de paie des employés. Vous devrez faire quelques recherches sur vos impôts sur le revenu locaux et nationaux, mais, une fois que vous avez entré les données dans votre modèle, Excel fournit un outil précieux pour rester au courant de la paie et produire des enregistrements comptables réguliers.

Étape 1

Cliquez sur l'onglet "Fichier" dans Excel, puis sélectionnez "Nouveau".

Étape 2

Recherchez un modèle de paie en tapant "paie" dans la zone de recherche en haut de la nouvelle fenêtre (voir Ressources).

Étape 3

Parcourez les modèles disponibles pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins. Cliquez sur un modèle pour voir un écran d'aperçu avec des informations supplémentaires sur le modèle et cliquez sur le bouton "Créer" pour charger un modèle dans Excel pour le modifier.

Étape 4

Modifiez les informations du titre en cliquant sur une cellule et en tapant le nom de votre entreprise ou les sous-titres nécessaires. De nombreux modèles incluent un texte d'espace réservé pour ces éléments. Cliquez simplement sur la cellule et saisissez vos informations spécifiques.

Étape 5

Passez en revue le modèle, supprimez les colonnes ou les lignes inutiles et ajoutez toutes les nouvelles catégories, telles que les vacances accumulées ou les paiements de bonus, dont vous pourriez avoir besoin. Supprimez des cellules, des colonnes et des lignes en les sélectionnant et en appuyant sur la touche "Suppr". Ajoutez des cellules, des colonnes ou des lignes en cliquant avec le bouton droit de la souris à côté de l'endroit où vous souhaitez ajouter l'élément et en sélectionnant "Insérer".

Étape 6

Recherchez vos informations fiscales nationales et locales. La Fédération des administrateurs fiscaux fournit une liste complète de ces taxes (voir Ressources). Ajoutez ces colonnes à votre feuille de calcul si nécessaire ou modifiez les formules dans les colonnes de taxes locales prédéfinies pour refléter les taux de taxes locales. Dans Excel, les pourcentages sont calculés en multipliant le taux décimal par la cellule contenant le salaire brut. Si, par exemple, le salaire brut figure dans la colonne C et que les taux d'imposition locaux sont de 7,5 %, la formule appropriée serait "=C1* 0,075" dans la première ligne. Mettez la cellule en surbrillance et faites glisser le coin droit vers le bas de la colonne pour copier la formule dans toute la colonne avec les numéros de ligne appropriés. Assurez-vous que cette cellule est soustraite du total du salaire net à la fin de la feuille de calcul.

Étape 7

Entrez tous les noms ou numéros d'identification de vos employés dans la feuille de calcul.

Étape 8

Entrez tous les salaires horaires de vos employés. Si vos employés travaillent pour un salaire fixe, supprimez les colonnes pour le salaire horaire ou les heures travaillées. Si vos employés sont payés à l'unité de production, modifiez les rubriques pour refléter ce fait. Entrez simplement les unités de production dans la colonne des heures travaillées et le salaire unitaire dans la colonne du salaire horaire. Laissez la formule telle quelle.

Étape 9

Enregistrez votre travail à la fin de chaque période de paie. Si votre modèle génère des fiches de paie, cliquez sur le bouton "Générer des fiches de paie" pour créer et imprimer des fiches pour vos employés.

Astuce

Les taux d'imposition fédéraux sont déjà inclus dans la plupart des modèles. Essayez de choisir une feuille de calcul avec ces considérations déjà incluses pour éviter un travail supplémentaire.

Les informations sur la paie peuvent être sensibles. Pour protéger vos données, cliquez sur l'onglet "Fichier" et sélectionnez "Info" pour parcourir les options de protection par mot de passe de votre classeur ou spécifiez les utilisateurs du réseau qui peuvent accéder à la feuille de calcul.