Comment démarrer une téléconférence
Grâce à la technologie, réunir de nombreuses personnes simultanément n'est plus une tâche fastidieuse et coûteuse. En exploitant la puissance des appels en téléconférence, plus besoin de s'inquiéter des billets d'avion et des frais d'hôtel. Le seul investissement est le temps nécessaire pour décrocher le téléphone et composer un numéro. Que vous ayez besoin d'une téléconférence pour organiser votre prochaine réunion d'anciens élèves, donner un cours biblique ou simplement obtenir le feedback de vos employés, vous pouvez commencer dès aujourd'hui.
Ce dont vous aurez besoin
- Fournisseur de service de téléconférence
Instructions
Comment démarrer une téléconférence
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Étape 1 : Inscrivez-vous auprès d'un service permettant de réaliser des appels en téléconférence. Plusieurs sites web proposent la mise en place gratuite de téléconférences, notamment FreeConference, LiveOffice et Foonz. Certains services gratuits limitent le nombre de participants. Si cette limite ne convient pas à vos besoins, vous pouvez opter pour un service payant comme AT&T Teleconferencing.
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Étape 2 : Fixez une date et une heure pour votre appel en téléconférence.
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Étape 3 : Envoyez une notification aux personnes que vous souhaitez voir participer. Incluez le numéro de téléphone et le code PIN à composer pour accéder à l'appel. Vous obtiendrez ces informations auprès de votre fournisseur de service. En tant qu'organisateur, vous disposerez également d'un numéro et d'un code PIN distincts pour animer l'appel.
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Étape 4 : Préparez un ordre du jour pour votre téléconférence. Cela aidera à ce que la réunion se déroule sans accroc et que tous les points soient abordés. Si vous prévoyez d'intégrer le feedback des participants, envoyez-leur l'ordre du jour à l'avance pour qu'ils aient le temps de préparer leurs questions.
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Étape 5 : Connectez-vous 5 à 10 minutes avant l'heure prévue. En tant qu'hôte, vous ne devez pas être en retard. Appelez depuis un endroit calme pour éviter les bruits de fond qui pourraient paraître peu professionnels et nuire à la réussite de la réunion.
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Étape 6 : Respectez l'ordre du jour que vous avez établi. Faites un suivi auprès des participants en envoyant un résumé des points clés de la réunion. Informez-les de la date et de l'heure de la prochaine téléconférence pour qu'ils puissent la noter sur leur calendrier.