Définition de la conférence téléphonique
Il existe deux principaux types de conférence téléphonique automatisée pour les entreprises : hébergée et payée par l'utilisateur. La conférence téléphonique nécessite l'utilisation d'équipements et de technologies de téléphonie pour réunir plusieurs utilisateurs — de deux à 50 personnes — sur une même conférence. Les systèmes plus importants peuvent accueillir plus de 4 000 utilisateurs sur un même appel, certains jusqu'à 10 000 et au-delà. Un modérateur « contrôle » la conférence en disposant des outils pour faire entrer et sortir les participants de la conversation à volonté. La plupart de ces appels permettent aux utilisateurs de « lever la main » en appuyant sur une touche dédiée pour attirer l'attention du modérateur.
Vue d'ensemble
La téléconférence ne se limite pas à l'audio ou à la voix (par téléphone). Les systèmes évolués intègrent des technologies web et vidéo qui combinent différents médias de communication pour un effet rationalisé dans la gestion des conférences. Certains incluent même la messagerie instantanée, permettant aux participants de discuter en privé ou en tête-à-tête pendant la conférence sans interférer avec les autres appelants.
Comment organiser une conférence téléphonique
Les participants composent le même numéro de conférence, puis saisissent des informations supplémentaires telles que le numéro de salle de réunion ou un code PIN distinguant cette conférence des autres ayant lieu simultanément. Comme sur Internet, il existe des conférences « ouvertes » publiques et des conférences privées « internes » fonctionnant comme un intranet d'entreprise où seuls les employés désignés ont accès à l'appel. Une fois l'appel établi, il est acheminé vers une plateforme intégrée où le modérateur est notifié de l'arrivée d'un nouveau participant. On leur donne généralement l'occasion de se présenter avant que le modérateur ne coupe le son de tous les appelants pour que l'orateur puisse parler sans interruption. Des instructions minimales sont données aux utilisateurs pour savoir comment « lever la main » ou couper leur micro. L'appel est généralement suivi d'une session de questions-réponses via une ligne de communication ou un tableau de bord, permettant aux appelants d'intervenir de manière structurée. Dans les structures plus petites, l'initiateur doit mettre un correspondant en attente, composer le numéro des autres participants (jusqu'à trois par appel), puis appuyer sur une touche pour mettre tout le monde en conférence. Ces structures plus petites offrent des possibilités limitées, voire inexistantes, de contrôle de l'appel.
Structures de facturation des conférences téléphoniques
Lorsqu'il s'agit d'une conférence payée par l'utilisateur, la facturation se fait « par appel » sur le numéro de téléphone de chaque participant. Pour une conférence hébergée, l'entreprise hôte paie généralement un forfait ou des frais d'initialisation plus un coût à la minute. Dans le cadre d'une conférence d'entreprise, la société prend en charge l'intégralité des coûts selon l'accord avec son fournisseur téléphonique. Dans certains cas, une carte prépayée est utilisée.
Qu'est-ce que le chiffrement SSL ?
SSL signifie Secure Sockets Layer (couche de sockets sécurisée), un protocole développé par Netscape pour transmettre des documents privés via Internet. SSL utilise un système de chiffrement des données pour empêcher l'interception des systèmes de conférence ou d'autres applications Internet et de téléphonie par des tiers. Il sert généralement à masquer des informations sensibles comme les numéros de carte de crédit, mais peut également chiffrer les appels téléphoniques, notamment ceux qui passent par Internet. D'autres technologies sont utilisées pour les lignes mobiles et fixes.
Usages et applications
Les systèmes intégrés sont des systèmes de conférence audio ou vidéo installés de façon permanente dans une salle, avec l'électronique logée dans des armoires sur mesure. On les utilise typiquement pour les conseils d'administration ou les salles d'enseignement à distance. La rediffusion d'une heure permet aux modateurs de rendre un appel préenregistré disponible pendant 24 heures supplémentaires. Après une conférence téléphonique, un « résumé d'appel en direct » peut récapituler les participants. Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux usages et applications de la téléphonie de conférence, de nouveaux cas d'usage étant découverts chaque jour.