Comment réaliser une téléconférence réussie

1. Choisir le bon fournisseur

Certains (freeconferenceservice.com, freeconference.com) offrent des services gratuits avec limites (nombre de participants, durée). D'autres (AT&T, Clear Channel) sont payants mais offrent numéro gratuit, tarifs minute bas, support 24/7, service client, bascule vers web/vidéo conférence. Évaluez : nombre de participants, appels longue distance, durée, fréquence. Demandez les options supplémentaires.

2. Planifier le plus tôt possible

Certains fournisseurs exigent une réservation 24h à l'avance, d'autres non. Vérifiez ce point avant de choisir.

3. Préparer un ordre du jour

Listez tous les points à traiter. L'agenda maintient le focus et évite les digressions. Si vous dérivez, l'agenda vous ramène sur les rails.

4. Envoyer les convocations par e-mail à l'avance

Incluez numéro d'accès, code PIN, heure, et l'agenda final en pièce jointe. Les participants pourront préparer questions et retours.

5. Composer le numéro 15 min avant

Évite le retard, permet de détecter d'éventuels problèmes techniques et de contacter le support. Certains fournisseurs font « bipper » les arrivants tardifs.

6. Respecter l'agenda

Crucial pour tout couvrir. Prévoyez du temps pour questions/retours à la fin. Soyez courtois, écoutez sans couper. Si pas de réponse immédiate, reportez le point à la prochaine conférence.

7. Clôturer l'appel

En tant qu'hôte, soyez le dernier à raccrocher.