Règles de base pour la téléconférence

Comme les entreprises cherchent à réduire les coûts en remplaçant Voyage d'affaires avec des conférences téléphoniques à bas prix , un certain nombre de polo conférence de faux ont incité de nombreux leaders de la conférence de fixer des règles de base . De maintenir un environnement calme de la conférence de veiller à ce que tout le monde sait qui parle , les règles de base de la téléconférence peuvent faire la différence entre une conférence téléphonique moche et très productive . Silencieux bruit de fond

Bien que de nombreux participants à la téléconférence appeler depuis le calme relatif d'un bureau , certains participants appeler depuis un certain nombre d'autres endroits ; cette variété de lieux crée des bruits de fond allant de chiens qui aboient à haute voix musique horloges carillons . Parce que ces bruits peuvent être très distrayant , et peuvent même dominer le haut-parleur , il est généralement important de veiller à ce que les participants ont au moins un certain contrôle sur le bruit dans leur environnement . Si un participant ne peut pas contrôler les bruits , lui demander d'utiliser un téléphone avec un bouton de sourdine ou celui qui est moins sensible aux sons ambiants .
Annoncer chaque speakerr

absence de participants physiques rend parfois difficile pour les participants de la téléconférence à dire qui parle. Ce problème peut créer de la confusion lors des appels de conférence ( en particulier les grandes normales) . Pour pallier d'éventuels malentendus , chaque participant doit se présenter brièvement chaque fois qu'il parle . Même dans les petits appels de groupe , un simple " C'est ... " avant de parler peut rapidement et facilement éviter beaucoup de confusion potentiel .

S'en tenir à un ordre du jour

Une plainte commune des participants à la téléconférence est que les appels serpentent souvent hors sujet , dessin à la conversation et nécessitant des appels supplémentaires . Pour remédier à ce problème, créez un ordre du jour , le distribuer à tous les participants à l'avance de l'appel , et suivre de près le calendrier . Des conférences téléphoniques sont tout simplement des réunions sur le téléphone , afin que les participants comprennent quand ils sont ( et s'attendent même à ce qu'ils soient ) traités comme tels .
Ne pas interrompre

Peu importe le type de réunion - téléconférence , face à face ou médiatisée par ordinateur - il est presque toujours désagréable d'interrompre quelqu'un qui parle . Sur une téléconférence , cette action dépasse grossièreté et crée un environnement dans lequel les autres participants ont de la difficulté à suivre la conversation , comprendre qui parle , et l'attribution inconsciemment crédibilité . Pour éviter toute confusion et s'assurer que tous les participants sont à l'aise , les interruptions de l'enceinte devraient être limitées à des événements très rares .
Officiellement ouvrir et fermer l'appel

des organisateurs de la conférence téléphonique souvent se trouvent en attente pour les participants d'appeler , et il peut être difficile d'organiser les participants quand ils entrent par hasard et laissent l'appel . Pour ajouter une structure à l'appel , annonce que la réunion a officiellement commencé environ une à deux minutes après l'heure prévue de départ ( ou plus tôt si tous les participants ont rejoint ) . Lorsque la téléconférence se termine , indiquer que la réunion est terminée en remerciant les participants .