Comment organiser une conférence en ligne
Une conférence en ligne est une réunion virtuelle entre membres d'une entreprise ou d'un projet, sans présence physique. En se connectant à un service de conférence Internet, ou via webcam et messagerie instantanée, les participants échangent informations et travaillent sur des documents en temps réel. Cela économise billets d'avion et salles d'hôtel. Les employés collaborent librement d'un clic, depuis chez eux, le bureau ou en déplacement.
Instructions
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Planifiez la réunion à l'avance. Envoyez l'heure de début par email. Si fuseaux horaires différents : précisez que l'heure du coordinateur fait foi. Exemple : 10h EST (New York) = 7h PST (Los Angeles).
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Incitez les participants à utiliser une connexion filaire si leur Wi-Fi est instable. Le Wi-Fi peut fléchir lors de longues réunions. Exigez un casque micro antibruit pour une concentration optimale.
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Choisissez un hébergeur de conférence en ligne. PC Magazine recommande DimDim : gratuit jusqu'à 10 participants, vidéo unidirectionnelle, « White Board » collaboratif. Offres Pro et Webinar payantes jusqu'à 1000 personnes. GoToMeeting : essai 30 jours gratuit, outils dessin, partage documents, planification Outlook. Cisco Webex : jusqu'à 25 utilisateurs, partage documents/notes temps réel, multi-plateforme (Mac, PC, Linux, smartphones), enregistrement.
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Le modérateur se connecte à l'avance et prépare l'ordre du jour. Utilisez une « feuille de présence » électronique pour tracer les connexions.
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Suivez le plan de réunion sans dériver. Un point important peut retarder l'agenda : tant que c'est pertinent et limité, c'est acceptable.
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Faites participer tous les membres. Certains parlent plus ; demandez toujours aux plus silencieux s'ils ont des contributions.
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Enregistrez la réunion. Envoyez les copies aux participants pour révision et application aux projets actuels/futurs.