Comment partager des données en visioconférence
La préparation de votre prochaine visioconférence peut se faire à la dernière minute. Votre présentation peut nécessiter des formulaires, rapports et autres documents qui n'ont pas été distribués aux participants avant leur connexion. Vous devez apprendre à partager des données en visioconférence pour garder vos réunions flexibles et informer tout le monde des derniers développements.
Ce dont vous aurez besoin
- Système vidéo double écran
- Tableau blanc électronique
- Câble Ethernet
Instructions
Échanger des fichiers de données pendant une visioconférence
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Étape 1 : Créez une connexion entre votre ordinateur et l'équipement de visioconférence via un câble Ethernet. Ce câble permet d'utiliser la vitesse de votre réseau local pour fournir simultanément des flux audio, vidéo et de données. Vérifiez avec les équipes IT des sites distants que les paramètres Ethernet et mesures de sécurité correspondent à votre système.
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Étape 2 : Contactez les participants à l'avance pour leur demander de prévoir suffisamment d'espace pour le partage de données. Vous devrez peut-être envoyer un gros PDF, un fichier de présentation ou une photo occupant beaucoup d'espace sur le réseau d'un bureau. C'est souvent un problème pour les sous-traitants ou petits bureaux sans grande infrastructure IT.
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Étape 3 : Installez un tableau blanc électronique dans votre salle de conférence pour transmettre des données à tous les ordinateurs sans taille de fichier excessive. Vous partagerez le contenu du tableau avec chaque participant via vidéo. Vous pourrez également sauvegarder notes et schémas du tableau pour les envoyer aux participants comme dossier de révision.
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Étape 4 : Demandez à chaque participant de lancer une analyse antivirus avant le partage de fichiers. Votre réseau peut avoir une bonne sécurité, mais un virus non détecté pourrait s'infiltrer et faire planter votre conférence.
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Étape 5 : Connectez un système double écran à votre poste de conférence pour garder votre visage à l'écran tout en présentant des données importantes. La plupart des systèmes double vidéo permettent d'afficher l'image de votre caméra sur un écran et la présentation sur l'autre. Ces produits sont coûteux mais permettent de créer des visioconférences de pointe.
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Étape 6 : Prévoyez de partager des données avant et après les visioconférences pour éviter ralentissements et plantages. Vous pouvez envoyer les grandes lignes de votre présentation par email avant la réunion, et synthétiser les détails dans le compte-rendu le lendemain.