Comment améliorer un système téléphonique
Améliorer un système téléphonique implique d'identifier les besoins actuels et de mettre à niveau l'équipement et la configuration téléphonique actuels pour mieux répondre à ces besoins. Un téléphone standard ne peut gérer que des appels simples et n'a pas les fonctionnalités spéciales qu'a un téléphone multiligne. Un système téléphonique se compose de plusieurs lignes téléphoniques qui utilisent des combinés ou postes de téléphone multilignes. Les téléphones multilignes traitent plusieurs lignes téléphoniques simultanément et effectuent instantanément des tâches qu'un système téléphonique ordinaire ne peut pas faire. Que vous passiez à un système de téléphone multiligne ou que vous en mettiez un à niveau, savoir comment améliorer un système téléphonique est bénéfique pour vous.
Matériel nécessaire
- Téléphone multiligne
Instructions
Notez les noms des personnes qui ont besoin d'utiliser les téléphones, le nombre de minutes dont chaque personne a besoin pour utiliser les téléphones par jour et la fréquence d'utilisation. Marquez les noms des personnes qui ont besoin de postes téléphoniques individuels et celles qui peuvent en partager un. Listez les autres appareils qui nécessitent une connexion téléphonique tels que les télécopieurs, terminaux de carte de crédit ou modems.
Examinez les données notées, évaluez les informations et utilisez-les pour décider du nombre de lignes principales et d'extensions téléphoniques dont votre système téléphonique a besoin. Comparez vos résultats avec votre système existant pour savoir où il fait défaut. Ajoutez ou réduisez le nombre de lignes principales et d'extensions du système actuel en fonction des résultats, ou utilisez les informations comme critères pour l'achat d'un nouveau système téléphonique si vous passez d'un téléphone ordinaire à un système multi-téléphones.
Examinez les informations suivantes sur les types de systèmes téléphoniques actuellement disponibles pour savoir lequel convient le mieux aux besoins de l'entreprise et mettez à niveau ou réduisez la capacité du système selon les besoins pour améliorer l'efficacité. Les systèmes PBX offrent des fonctionnalités avancées incluant des capacités de programmation qui supportent des implémentations complexes adaptées aux organisations de plus de 40 employés. L'unité de système clé (KSU), adaptée pour 5 à 40 utilisateurs, est un dispositif de contrôle central qui fournit des fonctionnalités non disponibles avec les téléphones ordinaires. Les systèmes sans KSU offrent aux petites entreprises des fonctionnalités avancées sans avoir besoin d'une armoire centrale et conviennent le mieux aux entreprises de moins de 10 utilisateurs.
Choisissez parmi plusieurs fonctionnalités courantes trouvées sur un système de téléphone multiligne : fonctions de conférence, standard automatique, systèmes de messagerie vocale, renvoi d'appel automatique vers un autre téléphone ou ordinateur, touches de mémoire programmables, interphone, fonctions muet et intégration mains libres.
Achetez un système téléphonique auprès d'un revendeur ou fabricant qui fournit un support technique. Les vendeurs fournissent généralement une garantie fabricant sur le matériel avec une garantie. Les revendeurs fournissent des contrats de service mensuels qui gèrent tout problème qui pourrait survenir. Les grands systèmes téléphoniques de marque offrent aussi un support client en ligne ou par téléphone.