Comment créer des annuaires téléphoniques dans Microsoft Word

Microsoft Office a longtemps dominé le monde des affaires en tant que boîte à outils de productivité standard pour les tâches bureautiques courantes. Word est un traitement de texte qui comprend également de nombreux modèles prêts à l'emploi pour organiser le texte sur une page, y compris les tableaux. Vous pouvez créer rapidement un annuaire téléphonique attrayant et prêt à imprimer pour votre entreprise ou votre organisation à l'aide d'un tableau dans Word.

Étape 1

Lancez Microsoft Word et créez un nouveau document.

Étape 2

Augmentez la taille de la police à l'aide du menu déroulant dans la zone "Police" en haut de la fenêtre. Cette région supérieure de l'interface de Word s'appelle le ruban. Tapez un titre pour votre annuaire téléphonique, y compris le nom de l'entreprise ou de l'organisation. Appuyez sur "Entrée", puis cliquez sur "Normal" dans la zone "Styles" du ruban pour réduire à nouveau la taille de la police.

Étape 3

Cliquez sur l'onglet "Insérer" au-dessus du ruban. Juste en dessous de l'onglet "Insérer", cliquez sur "Tableau". Une grille de carrés blancs apparaît. Cliquez sur la deuxième en partant de la gauche sur la ligne du haut pour créer un tableau à deux colonnes :une colonne pour le nom d'une personne et une autre pour son numéro de téléphone. Spécifiez plus de colonnes si vous avez besoin d'ajouter des informations supplémentaires à vos entrées de répertoire. Le tableau apparaît sous le titre de votre répertoire et le curseur se place automatiquement dans le premier champ.

Étape 4

Tapez le nom de la première personne de votre répertoire. Vous n'avez pas besoin de classer le répertoire par ordre alphabétique vous-même, car Word peut le faire pour vous lorsque vous avez terminé. Appuyez sur "Tab", puis tapez le numéro de téléphone de la personne. Appuyez à nouveau sur "Tab" pour commencer une nouvelle ligne dans le tableau, tapez le nom de la personne suivante et continuez à remplir le répertoire de cette manière jusqu'à ce qu'il soit complet.

Étape 5

Cliquez n'importe où dans le tableau, puis cliquez sur l'onglet "Mise en page" au-dessus du ruban si vous souhaitez classer votre répertoire par ordre alphabétique. Cliquez sur "Trier". Dans la boîte de dialogue qui apparaît, assurez-vous que "Colonne 1" est sélectionné dans le menu déroulant "Trier par" et "Texte" dans le menu "Type". Cliquez sur "OK" et votre répertoire est instantanément classé par ordre alphabétique.

Étape 6

Cliquez n'importe où dans le tableau, puis cliquez sur l'onglet "Mise en page" pour supprimer une entrée de votre répertoire. Cliquez n'importe où dans l'entrée à supprimer, puis cliquez sur "Supprimer" dans la zone "Lignes et colonnes" du ruban. Choisissez "Supprimer les lignes" pour supprimer l'entrée. Sélectionnez plusieurs entrées de répertoire et utilisez la même commande pour les supprimer toutes en même temps.

Étape 7

Cliquez n'importe où dans le tableau, puis cliquez sur l'onglet "Design" au-dessus du ruban pour choisir un style visuel pour votre répertoire. Cliquez sur l'un des styles affichés dans la zone "Style de tableau" du ruban pour le sélectionner. Certains styles ajoutent de la couleur aux lignes alternées du répertoire, ce qui facilite la lecture.

Étape 8

Appuyez sur "Ctrl-S", puis choisissez un emplacement et un nom pour votre répertoire et cliquez sur "Enregistrer".