Comment créer une liste d'abréviations dans Microsoft Word

Microsoft Word ne permet pas de créer des listes de mots et abréviations ou des glossaires comme fonctionnalité cliquable dans son ensemble de fonctionnalités, mais vous pouvez « emprunter » d'autres fonctions de Word pour produire votre liste. Les index listent les termes importants d'un document et affichent les numéros de page où ils apparaissent. En passant par une autre application et en utilisant le presse-papiers pour transformer du texte codé spécial en texte normal, vous pouvez transformer un index en liste de vocabulaire qui énumère les abréviations de votre document.

Étape 1 : Marquer les abréviations

Ouvrez votre document Word et parcourez chaque page pour repérer les abréviations à inclure dans une liste. Double-cliquez ou sélectionnez un mot ou une phrase constituant une abréviation importante.

Étape 2 : Créer une entrée d'index

Appuyez sur « Maj-Alt-X », ou basculez vers l'onglet « Références » du ruban Word et cliquez sur « Marquer l'entrée » (Mark Entry) dans la section « Index », pour créer une entrée d'index basée sur votre sélection. Dans la boîte de dialogue « Marquer une entrée d'index », cliquez sur « Marquer » pour ajouter le terme sélectionné. L'action de marquer une entrée d'index insère des codes cachés dans votre document pour identifier la sélection. Continuez le processus « Marquer l'entrée » pour marquer chaque terme qualifiant pour votre liste comme ajout à l'Index.

Étape 3 : Insérer l'index

Appuyez sur « Ctrl-Fin » pour aller à la fin du document. Appuyez sur « Entrée » pour ajouter une ligne vide après votre texte. Cliquez sur « Insérer un index » (Insert Index) dans la section Index de l'onglet Références pour ouvrir la boîte de dialogue Index. Cliquez sur « OK » sans changer les paramètres par défaut.

Étape 4 : Copier l'index en texte brut

Sélectionnez le texte de l'index. Appuyez sur « Ctrl-C » pour le copier dans le presse-papiers. Appuyez sur « Ctrl-Maj-V », ou allez dans l'onglet « Accueil » du ruban et cliquez sur la flèche de « Coller » dans le groupe Presse-papiers, pour accéder à « Collage spécial ». Choisissez « Texte non formaté » (Unformatted Text) comme mode de collage. Sélectionnez le texte collé et copiez-le à nouveau dans le presse-papiers.

Étape 5 : Préparer le nettoyage des numéros de page

Créez un nouveau document Word et collez le texte de l'index recopié. Faites défiler pour trouver l'entrée d'index avec le numéro de page le plus élevé. Comptez le nombre de chiffres dans ce numéro de page.

Étape 6 : Rechercher et remplacer les numéros de page

Appuyez sur « Ctrl-H » pour ouvrir Rechercher et remplacer. Tapez une virgule suivie d'un espace dans « Chercher » (Find What). Après l'espace, tapez la combinaison « ^# » (sans guillemets) une fois pour chaque chiffre du numéro de page le plus élevé. Exemple : si la dernière entrée était page 53, tapez « ^#^# ».

Étape 7 : Supprimer tous les numéros de page

Cliquez sur « Remplacer tout » (Replace All) pour supprimer tous les numéros de page les plus élevés. Supprimez le dernier « ^# » de votre texte de recherche et cliquez à nouveau sur « Remplacer tout » pour supprimer l'ensemble suivant. Continuez à raccourcir le texte de recherche et à remplacer les marqueurs de numéros de page jusqu'à les avoir tous supprimés.

Étape 8 : Remettre dans le document principal

Appuyez sur « Ctrl-C » pour copier le texte d'index nettoyé. Collez-le dans votre document Word principal.

Astuce

Créez un nouveau document Word pour supprimer les numéros de page du texte construit comme index, ainsi vous pouvez utiliser « Remplacer tout » pour éliminer les nombres. Si vous faites cette fonction dans un fichier Word contenant d'autre texte, vous supprimerez tout contenu numérique.

Si votre document Word contient déjà un index, faites une copie du document et supprimez les entrées d'index existantes du duplicata. Pour trouver et supprimer les marqueurs d'index, allez dans l'onglet « Accueil », groupe « Paragraphe », cliquez sur « Afficher/Cacher les marques d'édition » (Show/Hide Editing Marks). Sélectionnez chaque entrée d'index, y compris les accolades l'entourant, et supprimez-la de la copie. Une fois les entrées d'index originales supprimées, vous pouvez insérer les vôtres pour marquer les abréviations.

Au lieu d'utiliser « Collage spécial » pour insérer le contenu de l'index comme texte normal, vous pouvez lancer une application d'édition de texte comme le Bloc-notes, ouvrir un nouveau document, coller le texte d'index copié depuis Word. Sélectionnez le texte collé, copiez-le à nouveau dans le presse-papiers, revenez à Word et collez le texte dans votre document. Ce processus coller/recopier capture le texte des entrées et brise leur lien avec le contenu codé d'un index Word.

Cliquez sur « Plus » dans la fonction Remplacer pour accéder au bouton « Spécial », qui donne accès aux codes trouvant caractères et séquences spéciaux, dont le code trouvant n'importe quel chiffre (« ^# »).

Avertissement

Si vous copiez le texte d'un index d'un document Word et le collez dans un autre fichier Word, vous verrez le message « Aucune entrée d'index trouvée ». C'est parce que le texte d'index se connecte directement au document. Son texte codé ne se traduira pas dans un autre document Word car Word associe son contenu uniquement au fichier où vous le créez.

Ces informations s'appliquent à Microsoft Word 2013. Elles peuvent différer légèrement ou significativement avec d'autres versions ou produits.