Comment créer une liste d'abréviations dans Microsoft Word
Microsoft Word n'a pas la possibilité de créer des listes de mots et d'abréviations ou des glossaires en tant que fonction cliquable dans son ensemble de fonctionnalités, mais vous pouvez "emprunter" d'autres fonctionnalités de Word pour produire votre liste. Les index répertorient les termes importants d'un ouvrage et affichent les numéros de page sur lesquels ils apparaissent. Avec un voyage vers une autre application et une action du presse-papiers pour transformer un texte codé spécial en texte normal, vous pouvez transformer un index en une liste de vocabulaire qui détaille les abréviations de votre document.
Étape 1
Ouvrez votre document Microsoft Word et parcourez chaque page à la recherche des abréviations que vous souhaitez incorporer dans une liste. Double-cliquez ou cliquez et faites glisser un mot ou une phrase qui constitue une abréviation importante, en le sélectionnant dans le texte.
Étape 2
Appuyez sur "Maj-Alt-X" ou passez à l'onglet "Références" du ruban Microsoft Word et cliquez sur l'élément "Marquer l'entrée" de la section "Index" pour créer une entrée d'index basée sur votre sélection de texte. Dans la boîte de dialogue Marquer l'entrée d'index, cliquez sur le bouton "Marquer" pour ajouter le terme que vous avez sélectionné. Le fait de marquer une entrée d'index insère des codes cachés dans votre document pour identifier la sélection. Continuez le processus d'entrée de marque pour marquer chaque terme qui se qualifie pour votre liste comme un ajout à l'index.
Étape 3
Appuyez sur "Ctrl-Fin" pour naviguer jusqu'à la fin de votre document. Appuyez sur "Entrée" pour ajouter une ligne vide après la fin de votre texte. Cliquez sur l'élément "Insérer un index" dans la section Index de l'onglet Référence pour ouvrir la boîte de dialogue Index. Cliquez sur le bouton "OK" sans modifier les paramètres d'index par défaut.
Étape 4
Sélectionnez le texte de l'index. Appuyez sur "Ctrl-C" pour le copier dans le presse-papiers. Appuyez sur "Ctrl-Alt-V" ou passez à l'onglet Accueil du ruban Microsoft Word et cliquez sur la flèche de l'élément "Coller" du groupe Presse-papiers pour accéder à l'option "Coller spécial". Choisissez "Texte non formaté" comme mode de collage. Sélectionnez le texte que vous avez collé et copiez-le dans le presse-papiers.
Étape 5
Créez un nouveau document Microsoft Word et collez-y le texte d'index recopié. Faites défiler le texte et trouvez l'entrée d'index avec le numéro de page le plus élevé après celle-ci. Comptez le nombre de chiffres dans le numéro de page.
Étape 6
Appuyez sur "Ctrl-H" pour accéder à Rechercher et remplacer. Tapez une virgule suivie d'un espace dans la case "Rechercher quoi". Après l'espace, tapez la combinaison « ^# », sans la ponctuation, une fois pour chaque chiffre du numéro de page le plus élevé de la liste. Par exemple, si la dernière entrée apparaît à la page 53 de votre document Word maître, tapez "^#^#" sans les guillemets.
Étape 7
Cliquez sur le bouton "Remplacer tout" pour supprimer tous les numéros de page d'index les plus élevés. Supprimez le dernier "^#" de votre texte de recherche et cliquez à nouveau sur le bouton "Remplacer tout" pour supprimer la prochaine série de chiffres. Continuez à raccourcir le texte Rechercher et à remplacer les marqueurs de numéro de page d'index jusqu'à ce que vous les supprimiez tous.
Étape 8
Appuyez sur "Ctrl-C" pour copier le texte d'index modifié dans le presse-papiers. Collez le texte dans votre document Word maître.
Astuce
Créez un nouveau document Microsoft Word dans lequel supprimer les numéros de page du texte que vous avez créé en tant qu'index, afin que vous puissiez utiliser la fonction Supprimer tout pour éliminer les numéros. Si vous exécutez cette fonction dans un fichier Word qui contient un autre texte, vous en supprimez tout contenu numérique.
Si votre document Microsoft Word contient déjà un index, faites une copie du document et supprimez les entrées d'index existantes du fichier en double. Pour rechercher et supprimer les marqueurs d'index, passez à l'onglet "Accueil" du ruban Word, localisez le groupe "Paragraphe" et cliquez sur l'élément "Afficher/Masquer les marques d'édition". Sélectionnez chaque entrée d'index, y compris les accolades qui l'entourent, et supprimez-la de la copie du document. Une fois que vous avez supprimé les entrées d'index d'origine, vous pouvez insérer les vôtres pour marquer les abréviations.
Au lieu d'utiliser la commande "Coller spécial" pour insérer le contenu de l'index dans votre fichier Word sous forme de texte normal, vous pouvez lancer une application d'édition de texte telle que le Bloc-notes, ouvrir un nouveau document et coller le texte de l'index que vous avez copié de Word dans le document la fenêtre. Sélectionnez le texte que vous avez collé, copiez-le dans le presse-papiers, revenez à Word et collez le texte dans votre document. Ce processus de collage/recopie capture le texte des entrées et rompt leur lien avec le contenu codé d'un index Word.
Cliquez sur le bouton "Plus" dans la fonction Remplacer pour accéder au bouton "Spécial", qui vous donne accès aux codes qui trouvent des caractères spéciaux et des séquences dans votre texte, y compris le code qui trouve n'importe quel chiffre. Cette sélection de code entre "^#" dans le champ Rechercher.
Avertissement
Si vous copiez le texte d'un index à partir d'un document Word et que vous le collez dans un autre fichier Word, le message « Aucune entrée d'index trouvée » s'affiche. En effet, le texte de l'index se connecte directement au document. Son texte codé ne sera pas traduit dans un autre document Word car Word associe son contenu uniquement au fichier dans lequel vous le créez.
Les informations contenues dans cet article s'appliquent à Microsoft Word 2013. Elles peuvent différer légèrement ou considérablement avec d'autres versions ou produits.