Comment imprimer des étiquettes avec Word

Depuis très longtemps, Microsoft Word inclut des modèles pour les feuilles d'étiquettes imprimables ainsi que pour les documents courants tels que les lettres. Avec des mises en page d'étiquettes pour les différents fournisseurs, Word peut soit imprimer une seule entrée sur une étiquette particulière, soit produire une feuille entière d'étiquettes en une seule fois.

Si vous avez une liste de contacts dans votre carnet d'adresses Outlook ou une feuille de calcul Excel ou une base de données Access, le publipostage peut importer les informations pour créer automatiquement une série d'étiquettes. Vous pouvez également créer votre propre liste de diffusion directement dans Word lors du publipostage. Le publipostage de Microsoft n'est pas magique, mais il peut fonctionner presque aussi vite.

De toute évidence, le publipostage comprend des tonnes d'avantages pour les maisons de publipostage et les grandes entreprises effectuant des envois de masse. Mais c'est même très pratique pour les gens ordinaires. Si vous n'avez plus besoin d'adresser chaque enveloppe à la main, votre famille pourrait revenir dans l'esprit d'envoyer de belles cartes de vacances (sur papier) chaque décembre. Si vous aidez à gérer la PTA locale ou une troupe de scouts, le publipostage peut s'avérer très utile pour envoyer des dépliants.

Comment fonctionne le publipostage ?

Trois documents sont impliqués dans un publipostage. En ce qui concerne les étiquettes, le document principal est celui que vous utilisez pour configurer la mise en page, y compris un logo d'entreprise ou votre adresse de retour sur les étiquettes d'expédition, si vous souhaitez les inclure. Votre liste de diffusion, qui contient les adresses à imprimer sur les étiquettes, est la source de données. Ces deux documents, combinés, produisent les étiquettes d'adresse. Voici un schéma :

Il y a des "pièges" inattendus.

Si vous utilisez Excel, Outlook ou Access comme source de données, par exemple, vous devez respecter certaines règles qui peuvent ne pas être immédiatement évidentes. Par exemple, lorsque vous utilisez une feuille de calcul Excel, vous devez vous assurer que la colonne des codes postaux ou des codes postaux est formatée sous forme de texte afin de ne pas perdre de zéros.

De plus, vous ne pouvez pas utiliser vos contacts Outlook comme source de données à moins d'avoir fait d'Outlook votre programme de messagerie par défaut.

Il peut être plus simple d'utiliser simplement Word comme source de données, surtout si vous avez de l'expérience avec Word mais que vous ne connaissez pas très bien les autres outils de productivité bureautique de Microsoft.

Voici comment vous pouvez rapidement créer et imprimer des étiquettes de publipostage de base dans la plupart des éditions de Word, le tout dans Word, sans passer par la routine complète de l'assistant de fusion et publipostage étape par étape.

Étape 1. Préparez le document principal pour les étiquettes

Dans Word, accédez au menu Fichier. Sélectionnez Nouveau document, puis Document vierge.

dans l'onglet Publipostage, accédez au groupe Démarrer le publipostage et choisissez Démarrer le publipostage, Étiquettes. Dans la boîte de dialogue Options d'étiquetage, cochez si vous prévoyez d'utiliser une imprimante à alimentation continue ou à feuilles.

Ensuite, sous Informations sur l'étiquette, choisissez votre fournisseur d'étiquettes et le numéro de produit correspondant au paquet d'étiquettes que vous utiliserez. Appuyez sur OK.

Étape 2. Configurer la liste de diffusion dans Word

Accédez à Sélectionner les destinataires et choisissez Tapez une nouvelle liste.

Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses qui s'affiche, saisissez les informations pour chaque membre de votre liste de diffusion dans chaque colonne, le cas échéant. (Nous avons fait cela ci-dessous avec une courte liste de personnages fictifs.)

Utilisez la touche Tab pour passer d'une colonne à la suivante ou passer à la ligne suivante du tableau. Pour créer une nouvelle ligne dans le tableau, choisissez Nouvelle entrée ou appuyez sur ALT+N.

Une fonctionnalité facile à utiliser appelée Personnaliser les colonnes vous offre une grande flexibilité quant aux informations à inclure dans vos étiquettes de publipostage. Comme indiqué ci-dessous, vous pouvez supprimer des colonnes telles que le titre ou la ligne d'adresse 2. Vous pouvez également supprimer les numéros de téléphone et les adresses e-mail, car ceux-ci ne sont généralement pas nécessaires sur les étiquettes d'adresse, de toute façon.

Toujours dans Personnaliser les colonnes, vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes, renommer des colonnes existantes ou modifier l'ordre des colonnes dans la liste. Une fois que vous avez apporté toutes les modifications souhaitées aux colonnes, choisissez OK.

Lorsque vous avez terminé d'ajouter toutes les personnes souhaitées à votre liste, cliquez sur OK.

Dans la boîte de dialogue Enregistrer la liste d'adresses, donnez un nom à votre nouveau fichier, puis choisissez Enregistrer.

Après avoir ajouté toutes les adresses à votre liste de diffusion, vous vous retrouverez finalement avec une liste de destinataires du publipostage qui ressemble à ceci :

Étape 4. Ajoutez les adresses à vos étiquettes

Word ne sait pas nécessairement comment vous souhaitez que vos étiquettes soient conçues. À l'étape suivante, accédez à Bloc d'adresses pour définir où les adresses doivent apparaître sur les étiquettes.

Après avoir sélectionné Bloc d'adresse, cliquez sur OK. Word insère le bloc d'adresse dans la première étiquette d'adresse de la page. Ensuite, sélectionnez Mettre à jour tous les libellés pour répliquer le carnet d'adresses sur tous les libellés de la page.

Étape 5. Prévisualisez et imprimez vos étiquettes

Sur la page Aperçu des résultats, vous devriez voir un aperçu de toutes les adresses de la page.

Si tout semble à la hauteur, allez à Terminer et fusionner pour imprimer vos étiquettes. Si vous rencontrez des problèmes ou si vous avez décidé de vouloir des étiquettes plus sophistiquées, revenez au menu Fichier et créez un nouveau document vierge.

Revenez au groupe Démarrer le publipostage, cette fois en sélectionnant l'assistant - celui du publipostage, bien sûr, pas celui de Dorothy's Land of Oz.