Comment imprimer des étiquettes avec Word

Depuis longtemps, Microsoft Word inclut des modèles pour feuilles d'étiquettes imprimables et documents courants comme les lettres. Avec des mises en page pour divers fournisseurs, Word peut imprimer une seule entrée sur une étiquette précise ou produire une feuille entière d'étiquettes d'un coup.

Si vous avez une liste de contacts dans votre carnet d'adresses Outlook, une feuille Excel ou une base Access, le Publipostage peut importer les infos pour créer une série d'étiquettes automatiquement. Sinon, créez votre propre liste d'envoi directement dans Word pendant le Publipostage. Le Publipostage n'est pas magique, mais presque aussi rapide.

Le Publipostage offre d'énormes avantages pour les expéditeurs en masse et grandes entreprises. Mais il est aussi très pratique pour les particuliers. Si vous n'avez plus à adresser chaque enveloppe à la main, votre famille pourrait reprendre l'envoi de belles cartes de vœux papier chaque décembre. Si vous aidez à gérer une association de parents d'élèves ou un groupe scout, le Publipostage peut servir pour envoyer des tracts.

Comment fonctionne le Publipostage ?

Trois documents interviennent dans un publipostage. Pour les étiquettes, le document principal définit la mise en page (logo entreprise, adresse de retour sur étiquettes d'expédition si souhaité). Votre liste d'envoi, avec les adresses à imprimer, est la source de données. Ces deux documents combinés produisent les étiquettes. Schéma :

Il y a des « pièges » inattendus.

Si vous utilisez Excel, Outlook ou Access comme source, respectez certaines règles pas évidentes. Exemple : avec Excel, formatez la colonne codes postaux en texte pour ne pas perdre les zéros initiaux.

Vous ne pouvez pas utiliser vos contacts Outlook comme source sauf si Outlook est votre programme de messagerie par défaut.

Il peut être plus simple d'utiliser Word comme source, surtout si vous maîtrisez Word mais pas les autres outils Office.

Voici comment créer et imprimer rapidement des étiquettes d'adresse basiques dans la plupart des versions de Word, tout dans Word, sans l'assistant Publipostage complet étape par étape.

Étape 1. Préparer le document principal pour les étiquettes

Dans Word, menu Fichier > Nouveau document > Document vierge.

Dans l'onglet Publipostage, groupe Démarrer le publipostage, choisissez « Démarrer le publipostage » > « Étiquettes ». Dans la boîte Options d'étiquettes, cochez selon imprimante à alimentation continue ou à feuilles.

Sous Informations d'étiquette, choisissez votre fournisseur et le numéro de produit correspondant à votre paquet d'étiquettes. Appuyez OK.

Étape 2. Configurer la liste d'envoi dans Word

Allez à « Sélectionner les destinataires » > « Taper une nouvelle liste ».

Dans la boîte « Nouvelle liste d'adresses », saisissez les infos pour chaque membre dans chaque colonne. (Exemple ci-dessous avec liste courte de personnages fictifs.)

Utilisez Tab pour passer d'une colonne à l'autre ou à la ligne suivante. Pour nouvelle ligne : « Nouvelle entrée » ou Alt+N.

La fonction « Personnaliser les colonnes » offre flexibilité sur les infos à inclure. Vous pouvez supprimer des colonnes comme « Titre » ou « Adresse ligne 2 ». Supprimez aussi téléphone et e-mail, peu utiles sur étiquettes d'adresse.

Dans « Personnaliser les colonnes », vous pouvez aussi ajouter, renommer, réordonner les colonnes. Après modifications, OK.

Quand vous avez ajouté toutes les personnes, cliquez OK.

Dans la boîte « Enregistrer la liste d'adresses », donnez un nom au fichier et Enregistrer.

Vous obtenez une liste de destinataires du publipostage ressemblant à ceci :

Étape 3. Ajouter les adresses à vos étiquettes

Word ne sait pas comment vous voulez concevoir vos étiquettes. Allez à « Bloc d'adresse » pour définir où les adresses apparaissent.

Après sélection du bloc d'adresse, cliquez OK. Word insère le bloc dans la première étiquette. Puis sélectionnez « Mettre à jour toutes les étiquettes » pour répliquer sur toute la page.

Étape 4. Prévisualiser et imprimer vos étiquettes

Dans la page « Aperçu des résultats », vous devriez voir un aperçu de toutes les adresses.

Si tout est bon, allez à « Terminer et fusionner » pour imprimer. Si problèmes ou si vous voulez des étiquettes plus élaborées, retour au menu Fichier > nouveau Document vierge.

Retournez au groupe « Démarrer le publipostage », cette fois choisissez l'assistant — celui du Publipostage, pas celui du Pays d'Oz.