Comment imprimer des enveloppes à l'aide de Word à partir de données dans Excel

Plutôt que d'écrire enveloppe après enveloppe à la main dans Word 2013, configurez un modèle d'enveloppe contenant votre adresse de retour et chargez une feuille de calcul Excel contenant les adresses que vous souhaitez utiliser. En quelques étapes seulement pour importer les données, Word produit une enveloppe pour chaque destinataire de votre liste de diffusion.

Étape 1

Appuyez sur "Enveloppes" dans l'onglet Envois dans Word pour démarrer un nouveau projet d'enveloppe. Remplissez votre adresse de retour si vous souhaitez en utiliser une, mais laissez l'adresse de livraison vide .

Étape 2

Appuyez sur "Options" et définissez la taille de l'enveloppe dans l'onglet Options d'enveloppe. Les options incluent également les paramètres de police et les paramètres de marge. Word choisit automatiquement une direction pour alimenter les enveloppes en fonction de votre modèle d'imprimante, mais si vous devez modifier l'alimentation, ouvrez l'onglet Options d'impression.

Étape 3

Cliquez sur "Ajouter au document" pour créer le modèle d'enveloppe. Si vous avez entré une nouvelle adresse de retour, choisissez de la définir comme adresse par défaut pour une utilisation ultérieure.

Étape 4

Placez le curseur dans la zone de texte de l'adresse de livraison dans la moitié inférieure de l'enveloppe. Vous ne pouvez pas voir la boîte tant que vous n'avez pas cliqué dessus, mais un clic n'importe où dans la boîte l'active correctement. Appuyez sur "Sélectionner les destinataires" dans l'onglet Mailings et choisissez "Utiliser une liste existante" pour charger votre fichier Excel et lancer un publipostage. Si vous avez suivi les instructions jusqu'à présent, vous ne le faites pas vous devez cliquer sur le bouton "Démarrer le publipostage" à tout moment.

Étape 5

Choisissez la feuille de calcul ou le tableau du classeur Excel qui contient vos adresses si le fichier comporte plusieurs options. Choisissez si la ligne supérieure contient des en-têtes, tels que "Nom" et "Adresse", puis appuyez sur "OK".

Étape 6

Cliquez sur "Bloquer l'adresse" pour configurer la façon dont les adresses apparaissent sur les enveloppes. Choisissez les options de formatage sur le côté gauche de la fenêtre pour ajuster l'aperçu. S'il manque des informations dans l'aperçu de votre fichier Excel, appuyez sur "Faire correspondre les champs" pour attribuer des parties de chaque adresse à des colonnes spécifiques de la feuille de calcul.

Word est apte à interpréter les données d'adresse dans Excel, même si vous ne les divisez pas en "Ville", "État", "Code postal" et d'autres colonnes. Entre la détection automatique de Word et les options de correspondance des champs, vous n'aurez généralement pas besoin de modifier le fichier Excel pour le faire fonctionner dans Word.

Étape 7

Appuyez sur "Aperçu des résultats" pour afficher un échantillon de la première enveloppe, et utilisez les flèches ou les boutons "Rechercher un destinataire" dans Aperçu des résultats section pour vérifier d'autres enveloppes. Vous n'avez pas besoin de regarder chaque entrée avant l'impression - assurez-vous simplement que le format général est correct. Cliquez sur le bouton "Terminer et fusionner" et choisissez "Imprimer les documents" pour imprimer. Si vous préférez enregistrer la mise en page de l'enveloppe, adresses incluses, choisissez "Modifier des documents individuels".

Étape 8

Sélectionnez "Tous" pour imprimer une enveloppe pour chaque adresse, ou spécifiez une plage d'entrées, dans l'ordre de votre liste Excel. Sélectionnez « Enregistrement actuel » pour imprimer la seule enveloppe à l'écran.

Astuce

Si vous ne souhaitez pas utiliser toutes les adresses dans vos données Excel, appuyez sur "Modifier la liste des destinataires" après avoir chargé le fichier Excel. Décochez les adresses individuelles pour les exclure ou choisissez "Filtrer" pour utiliser les adresses qui correspondent à une caractéristique spécifique, telles que toutes les adresses avec "NY" dans la colonne "État".

Vous n'avez pas besoin d'utiliser un modèle particulier dans Excel pour Word pour importer des adresses, mais si vous créez une liste de diffusion à partir de rien, gagnez du temps en partant d'un modèle de liste d'adresses. Dans Excel 2013, cliquez sur "Fichier", "Nouveau" et recherchez "adresse" pour trouver plusieurs options.

Avertissement

Si vous n'avez jamais imprimé d'enveloppes auparavant, testez-en une avec uniquement votre adresse de retour - en utilisant "Fichier" et "Imprimer" - avant de charger les données Excel. S'il sort dans le mauvais sens, modifiez le sens d'alimentation dans les options d'impression d'enveloppes.