Comment imprimer des enveloppes avec Word à partir de données Excel

Au lieu d'écrire une enveloppe après l'autre à la main dans Word 2013, configurez un modèle d'enveloppe contenant votre adresse de retour et chargez une feuille de calcul Excel contenant les adresses que vous souhaitez utiliser. En quelques étapes pour importer les données, Word produit une enveloppe pour chaque destinataire de votre liste de diffusion.

Étape 1

Appuyez sur « Enveloppes » dans l'onglet Publipostage dans Word pour démarrer un nouveau projet d'enveloppe. Remplissez votre adresse de retour si vous souhaitez en utiliser une, mais laissez l'adresse de destination vide.

Étape 2

Appuyez sur « Options » et définissez la taille de l'enveloppe dans l'onglet Options d'enveloppe. Les options incluent également les paramètres de police et de marge. Word choisit automatiquement un sens d'alimentation des enveloppes selon votre modèle d'imprimante, mais si vous devez changer l'alimentation, ouvrez l'onglet Options d'impression.

Étape 3

Cliquez sur « Ajouter au document » pour créer le modèle d'enveloppe. Si vous avez entré une nouvelle adresse de retour, choisissez de la définir comme défaut pour une utilisation ultérieure.

Étape 4

Placez le curseur dans la zone de texte de l'adresse de destination dans la moitié inférieure de l'enveloppe. Vous ne pouvez pas voir la zone tant que vous ne cliquez pas dessus, mais un clic n'importe où dans la zone l'active correctement. Appuyez sur « Sélectionner les destinataires » dans l'onglet Publipostage et choisissez « Utiliser une liste existante » pour charger votre fichier Excel et démarrer un publipostage. Si vous avez suivi les instructions jusqu'ici, vous n'avez pas besoin de cliquer sur le bouton « Démarrer le publipostage » à un moment donné.

Étape 5

Choisissez quelle feuille ou tableau dans le classeur Excel contient vos adresses si le fichier a plusieurs options. Choisissez si la première ligne contient des en-têtes, comme « Nom » et « Adresse », et appuyez sur « OK ».

Étape 6

Cliquez sur « Bloc d'adresse » pour configurer l'apparence des adresses sur les enveloppes. Choisissez des options de formatage sur le côté gauche de la fenêtre pour ajuster l'aperçu. Si l'aperçu manque des informations de votre fichier Excel, appuyez sur « Faire correspondre les champs » pour assigner les parties de chaque adresse à des colonnes spécifiques du tableau.

Word est habile à interpréter les données d'adresse dans Excel, même si vous ne les avez pas divisées en colonnes « Ville », « État », « Code postal » et autres. Entre la détection automatique de Word et les options Faire correspondre les champs, vous n'aurez généralement pas besoin de modifier le fichier Excel pour le faire fonctionner dans Word.

Étape 7

Appuyez sur « Aperçu des résultats » pour voir un exemple de la première enveloppe, et utilisez les flèches ou les boutons « Trouver un destinataire » dans la section Aperçu des résultats pour vérifier d'autres enveloppes. Vous n'avez pas besoin de regarder chaque entrée avant d'imprimer — assurez-vous simplement que le format général semble correct. Cliquez sur le bouton « Terminer et fusionner » et choisissez « Imprimer les documents » pour imprimer. Si vous préférez enregistrer la mise en page des enveloppes, adresses incluses, choisissez « Modifier les documents individuels ».

Étape 8

Sélectionnez « Tous » pour imprimer une enveloppe pour chaque adresse, ou spécifiez une plage d'entrées, dans l'ordre de votre liste Excel. Choisissez « Enregistrement actuel » pour imprimer l'enveloppe unique à l'écran.

Astuce

Si vous ne voulez pas utiliser toutes les adresses de vos données Excel, appuyez sur « Modifier la liste des destinataires » après avoir chargé le fichier Excel. Décochez les adresses individuelles pour les exclure, ou choisissez « Filtrer » pour utiliser les adresses qui correspondent à une caractéristique spécifique, comme toutes les adresses avec « NY » dans la colonne « État ».

Vous n'avez pas besoin d'utiliser un modèle particulier dans Excel pour que Word importe les adresses, mais si vous construisez une liste de diffusion à partir de zéro, gagnez du temps en partant d'un modèle de liste d'adresses. Dans Excel 2013, cliquez sur « Fichier », « Nouveau » et recherchez « adresse » pour trouver plusieurs options.

Avertissement

Si vous n'avez jamais imprimé d'enveloppes auparavant, testez l'impression d'une seule avec seulement votre adresse de retour — en utilisant « Fichier » et « Imprimer » — avant de charger les données Excel. Si elle sort dans le mauvais sens, changez le sens d'alimentation dans les options d'impression d'enveloppe.