Comment exporter des données de Word vers Excel

Microsoft Word permet de créer des formulaires simples et collecter des données dans un format standard. Les tableaux dans les documents Word peuvent aussi organiser des données. Word peut exporter ces données dans un format accessible par Microsoft Excel ou des bases de données comme MS Access. « .TXT » et « .RTF » désignent les formats universels pour Texte et Rich Text Format. Enregistrer une copie des données dans l'un ou l'autre format garantit qu'elles pourront être importées dans un tableau Excel. Les assistants d'exportation/importation dans Word et Excel offrent des options et aperçus sur le formatage des données.

Document Word

Étape 1

Lancez Microsoft Word et ouvrez le document de données souhaité via « Ouvrir » sous « Fichier » dans la barre de menus (ou ruban Office 2007), sélectionnez le fichier et cliquez « Ouvrir ».

Étape 2

Vérifiez que chaque donnée dans le document Word est séparée par une tabulation ou une virgule et que chaque enregistrement est séparé par un saut de ligne.

Étape 3

Convertissez les tableaux en texte : sélectionnez « Sélectionner » sous « Tableau » dans la barre de menus et choisissez « Tableau ». Sélectionnez la fonction sous « Outils » pour « Convertir le tableau en texte » et choisissez de séparer les données par « Tabulation » ou « Virgule » avant de cliquer « OK ».

Étape 4

Sélectionnez « Enregistrer sous » sous « Fichier » et saisissez le nom du document.

Étape 5

Sélectionnez « Format RTF (.rtf) » ou « Fichier texte (.txt) » dans le menu déroulant « Format » et cliquez « Enregistrer ».

Données depuis un formulaire Word

Étape 1

Lancez Word et ouvrez le formulaire via « Ouvrir » sous « Fichier », choisissez le fichier et cliquez « Ouvrir ».

Étape 2

Sélectionnez « Options » sous « Outils » et cliquez l'onglet « Enregistrer ».

Étape 3

Cochez « Enregistrer seulement les données des formulaires » et cliquez « OK ».

Étape 4

Sélectionnez « Enregistrer une copie » sous « Fichier ».

Étape 5

Saisissez le nom du document et sélectionnez « Format texte (.txt) » comme type de fichier avant de cliquer « Enregistrer ». Un assistant de conversion de fichier s'ouvre pour mapper les données précisément.

Étape 6

Vérifiez les données dans l'assistant : chaque donnée doit être entre guillemets et séparée par une virgule. Confirmez que les champs vides sont enregistrés comme un espace entre deux guillemets avant de cliquer « OK ».

Importer les données dans Excel

Étape 1

Lancez Microsoft Excel et ouvrez un classeur vierge.

Étape 2

Cliquez la première cellule et sélectionnez « Importer des données externes » sous « Données » dans la barre de menus.

Étape 3

Sélectionnez « Importer des données » et lancez l'Assistant Importation de texte.

Étape 4

Vérifiez chaque étape de l'assistant pour que les champs soient mappés correctement : sélectionnez « Délimité » et prévisualisez la distribution des données dans le volet d'aperçu. Cliquez « Suivant » pour naviguer et « Terminer » pour fermer l'assistant et transférer les données.

Étape 5

Enregistrez les données converties en format Excel : « Enregistrer » sous « Fichier », saisissez le nom, sélectionnez « Classeur Excel » comme format et cliquez « Enregistrer ».

Astuce

Les jeux de données uniques (depuis formulaires) sont importés dans Excel et produisent une deuxième ligne désactivée. Pour continuer l'importation, ComputorCompanion.com recommande de sélectionner la troisième ligne pour insérer des données et supprimer la deuxième ligne inutilisable. Les utilisateurs d'Office 2007 accèdent aux fonctions via la barre d'outils supérieure et le ruban Office.