Comment exporter des données de Word vers Excel
Microsoft Word offre aux utilisateurs la fonction de créer des formulaires simples et de collecter des données dans un format standard. Les tableaux des documents Word peuvent également organiser les données. Word peut exporter ces données dans un format de fichier accessible par Microsoft Excel ou des programmes de base de données tels que MS Access. ".TXT" et ".RTF" désignent respectivement les formats de fichier universels pour les formats texte et texte enrichi. L'enregistrement d'une copie des données dans l'un ou l'autre format garantit que les données peuvent être importées dans une feuille de calcul Excel. Les assistants d'exportation et d'importation dans Word et Excel fournissent aux utilisateurs des options et des aperçus sur la façon dont les données sont formatées.
Document Word
Étape 1
Lancez Microsoft Word et ouvrez le document de données souhaité en sélectionnant "Ouvrir" sous "Fichier" dans la barre de menu supérieure (ou sous le ruban Office 2007), en sélectionnant le fichier et en cliquant sur le bouton "Ouvrir".
Étape 2
Vérifiez que chaque unité de données dans le document Word est séparée par une tabulation ou une virgule et que chaque enregistrement est séparé par un saut de ligne.
Étape 3
Convertissez tous les tableaux en texte en sélectionnant "Sélectionner" sous "Tableau" dans la barre de menu supérieure et en choisissant "Tableau". Sélectionnez la fonction sous "Outils" pour "Convertir le tableau en texte" et choisissez l'option permettant de séparer les données par une "tabulation" ou une "virgule" avant de cliquer sur le bouton "OK" dans la boîte de dialogue.
Étape 4
Sélectionnez "Enregistrer sous" sous "Fichier" dans la barre de menu supérieure et tapez le nom du document.
Étape 5
Sélectionnez "Rich Text Format (.rtf)" ou "Fichier texte (.txt)" dans le menu déroulant à côté de "Format" et cliquez sur le bouton "Enregistrer".
Données du formulaire Word
Étape 1
Lancez Microsoft Word et ouvrez le formulaire en sélectionnant "Ouvrir" sous "Fichier" dans la barre de menu supérieure, en choisissant le fichier souhaité et en cliquant sur le bouton "Ouvrir".
Étape 2
Sélectionnez "Options" sous "Outils" dans la barre de menu supérieure et cliquez sur l'onglet "Enregistrer".
Étape 3
Cochez l'option "Enregistrer les données uniquement pour les formulaires" pour cocher la case et cliquez sur le bouton "OK".
Étape 4
Sélectionnez "Enregistrer une copie" sous "Fichier" dans la barre de menu supérieure.
Étape 5
Tapez le nom du document et sélectionnez "Format texte (.txt)" comme type de fichier avant de cliquer sur le bouton "Enregistrer". Un assistant de conversion de fichier s'ouvrira pour mapper avec précision les données.
Étape 6
Passez en revue les données affichées dans l'assistant de conversion de fichier et vérifiez que chaque unité de données est identifiée entre guillemets et séparée par une virgule. Confirmez que les champs de données vides sont enregistrés sous la forme d'un espace vide entre deux guillemets avant de cliquer sur le bouton "OK".
Importer des données dans Excel
Étape 1
Lancez Microsoft Excel et ouvrez un classeur vierge.
Étape 2
Cliquez sur la première cellule de la feuille de calcul et sélectionnez "Importer des données externes" sous "Données" dans la barre de menu supérieure.
Étape 3
Sélectionnez l'option "Importer des données" et lancez un assistant d'importation de texte.
Étape 4
Passez en revue chaque étape de l'assistant d'importation de texte pour vous assurer que les champs sont correctement mappés en sélectionnant les options "Délimité" et en prévisualisant la distribution des données sur la feuille de calcul dans le volet d'aperçu au bas de la boîte de dialogue. Cliquez sur le bouton "Suivant" pour naviguer dans l'assistant d'importation de texte et cliquez sur le bouton "Terminer" pour fermer l'assistant et transférer les données.
Étape 5
Enregistrez les données converties au format Excel en sélectionnant "Enregistrer" sous "Fichier" dans la barre de menu supérieure, en tapant le nom du fichier, en sélectionnant "Classeur Excel" comme format de fichier et en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Astuce
Des ensembles de données uniques tels que des formulaires sont importés dans une feuille de calcul Excel et produisent une deuxième ligne désactivée. Pour continuer à importer des données, ComputorCompanion.com recommande simplement de sélectionner la troisième ligne de la feuille de calcul pour insérer des données et de supprimer la deuxième ligne inutilisable. Les utilisateurs de Microsoft Office 2007 (c'est-à-dire Word et Excel) peuvent accéder aux fonctions via la barre d'outils supérieure et le ruban Office dans les applications.