Comment organiser un procès-verbal de réunion avec Word
Si vous pensez qu'« un comité est un groupe qui prend des notes et perd des heures », vous partagez l'avis de nombreux lecteurs depuis au moins 1934. Dans la réalité, bien tenir un procès-verbal permet d'économiser des heures perdues à se rappeler qui a décidé quoi, quand et pourquoi. Quand c'est votre rôle de rédiger et maintenir le PV d'une organisation, déterminez d'abord les éléments nécessaires, puis trouvez ou créez un modèle les incluant.
Pourquoi le procès-verbal est important
Il assure la transparence dans la prise de décision et sert de trace officielle des décisions du groupe. Il rend les membres responsables en énonçant clairement les actions convenues. Avec le temps, il devient une ressource historique pour l'organisation, aidant les nouveaux membres à comprendre les enjeux et décisions passées, et offrant une fenêtre sur l'évolution de l'organisation. Selon la complexité et l'objet de l'organisation, le PV peut être un résumé concis ou un compte rendu détaillé.
Éléments d'un procès-verbal efficace
Quelle que soit la taille de l'organisation ou le nombre de participants, le minimum d'informations à inclure est :
- Date, heure et liste des participants
- Mise à jour / rappel du PV précédent
- L'ordre du jour de la réunion
- Enregistrement des décisions ou votes
- Énoncé clair des actions à mener (« to do »)
Si votre organisation exige une responsabilité précise et des PV détaillés, les « Règles de procédure » de Robert (Robert's Rules of Order), couramment utilisées comme guide pour mener les réunions, définissent les éléments et formes importants des PV.
Utiliser les modèles Word
Word propose une gamme de modèles de PV de réunion.
Étape 1 : Trouver un modèle Word de PV
Sélectionnez Fichier > Nouveau. Tapez « procès-verbal » comme terme de recherche et appuyez sur Entrée. La recherche renvoie plusieurs dizaines de modèles, dont une douzaine spécifiques aux réunions, certains étiquetés « formel », « informel » ou spécifiques à des organisations (ex. associations de parents d'élèves). Pour les PV de réunion, affinez en sélectionnant Réunion dans la barre latérale droite.
Pour cet exemple, cliquez sur Procès-verbal de réunion formel pour examiner l'ensemble le plus complet d'éléments, puis cliquez sur Créer pour ouvrir un document Word basé sur ce modèle.
Étape 2 : Vérifier que le modèle inclut le contenu nécessaire
Analysez le modèle et considérez les éléments à inclure selon les besoins de votre organisation. Pour une réunion plus décontractée, vous pourriez remplacer la section « Ouverture de la séance » par une section informelle avec date, lieu et heure, ou remplacer « Appel nominal » par une simple liste de participants.
Étape 3 : Remplacer les champs de remplacement par vos propres données
Remplacez les zones de texte par votre contenu en double-cliquant sur le texte indicatif et en tapant le vôtre. Par exemple, cliquez sur « Question ouverte / résumé de la discussion » et entrez votre texte.
De nombreux modèles, dont celui-ci, contiennent des champs pour des données comme le nom de l'organisation, les officiers ou certains éléments communs. Après avoir saisi du texte dans un champ, ce texte remplit toutes les occurrences du champ — par exemple, « Nom du secrétaire » devient « Benjamin Franklin » partout où ce champ apparaît.
Étape 4 : Enregistrer les discussions et décisions de la réunion
Après chaque point, détaillez les points importants de la discussion ainsi que la décision finale ou l'action requise. Envisagez d'utiliser des sous-titres comme « Discussion » et « Action » pour vous assurer de couvrir les points saillants.
Conseil
La plupart des modèles utilisent les styles Word. Par exemple, les éléments numérotés sous « Questions ouvertes » et « Nouveaux sujets » ont le style « Numérotation de liste ». Appuyer sur Entrée après ces lignes ajoute une autre ligne numérotée. Pour ajouter du contenu sous un élément sans créer un nouveau numéro, changez le style en Normal dans le groupe Styles, et augmentez l'indentation avec le bouton Augmenter le retrait dans le groupe Paragraphe.
Créer votre propre modèle de procès-verbal
Bien qu'utiliser un modèle tout fait soit plus rapide, vous pouvez créer le vôtre et le réutiliser à chaque réunion.
Étape 1 : Créer un nouveau document Word et ajouter un titre
Ouvrez un document Word, sélectionnez Titre 1 dans le groupe Styles de l'onglet Accueil et saisissez le nom de votre organisation.
Étape 2 : Créer des espaces réservés pour les sections principales
Ajoutez des espaces réservés pour vos sections principales, en appliquant Titre 2 si désiré. Ces sections doivent refléter les besoins de votre organisation et être cohérentes d'une réunion à l'autre.
Appliquez les styles Word selon les besoins. Pour appliquer un style, par exemple une liste à puces pour les points de l'ordre du jour, ouvrez la barre latérale Styles en cliquant sur la flèche du groupe Styles, trouvez et sélectionnez un style.
Conseil
Enregistrez votre document comme modèle, soit après avoir créé les sections principales, soit après avoir ajouté d'autres données communes (participants, officiers). Choisissez Fichier > Enregistrer sous > Cet ordinateur pour l'enregistrer localement. Le dossier n'importe pas car l'enregistrement comme modèle l'override. Dans « Type », sélectionnez Modèle Word (*.dotx) pour l'enregistrer en DOTX. Word l'enregistre automatiquement dans votre dossier Modèles Office personnalisés. Pour l'utiliser plus tard : Fichier > Nouveau > cliquez Personnel pour accéder à vos modèles personnalisés.
Étape 3 : Enregistrer les événements de votre réunion
Saisissez les détails sous chaque section. Notez tout point soulevé lors de la discussion qui aiderait à clarifier les décisions si votre comité ou d'autres doivent revisiter ou comprendre l'historique de l'organisation.
Il n'y a pas de méthode unique pour organiser un PV. Dans cet exemple, nous avons séparé l'ordre du jour de la discussion, mais vous pourriez les combiner.
Conseil
Appuyer sur Entrée après une ligne stylée continue généralement le même style, selon ses propriétés. Pour revenir rapidement au style Normal par défaut, appuyez deux fois sur Entrée.