Comment organiser les comptes rendus de réunion avec Word
Si vous pensez qu'un "comité est un organe qui tient des minutes et gaspille des heures", alors vous êtes en compagnie de dizaines de lecteurs d'au moins 1934 à nos jours.
Dans le monde réel, cependant, conserver des minutes devrait vous aider à économiser des heures - des heures perdues à essayer de vous rappeler qui a décidé quoi, quand et pourquoi. Lorsqu'il vous incombe de rédiger et de tenir à jour les procès-verbaux d'une organisation, déterminez d'abord les éléments que vos procès-verbaux doivent inclure, puis recherchez ou créez un modèle qui inclut ces éléments.
Pourquoi les minutes comptent
Les procès-verbaux de réunion offrent une transparence dans la prise de décision de votre organisation et constituent un enregistrement important des décisions prises par un groupe. Ils responsabilisent également les membres en indiquant clairement toutes les actions que les membres ont accepté de prendre. Au fil du temps, ils constituent une ressource pour l'histoire d'une organisation, aidant les nouveaux membres à se familiariser avec les problèmes et les décisions et offrant une fenêtre sur la croissance d'une organisation. Selon la complexité et l'orientation de votre organisation, les procès-verbaux peuvent être soit un résumé concis, soit une comptabilité détaillée.
Éléments des minutes effectives
Quelle que soit la taille de votre organisation ou le nombre de personnes présentes à votre réunion, la quantité minimale d'informations que les procès-verbaux de réunion doivent inclure est :
- Date, heure et liste des participants
- Mise à jour/récapitulation du compte rendu de la réunion précédente
- L'ordre du jour de la réunion
- Un enregistrement de toutes les décisions ou votes
- Un énoncé clair de tout élément d'action ou "à faire"
Si votre organisation a besoin d'une responsabilité précise et de procès-verbaux détaillés, les règles de procédure de Robert, couramment utilisées par les organisations comme lignes directrices pour la conduite de réunions, définissent les éléments importants et les formes de procès-verbaux.
Utiliser des modèles Word
Word propose une gamme de modèles pour les procès-verbaux de réunion.
Étape 1 :Trouvez un modèle de procès-verbal Word.
Sélectionnez Fichier puis Nouveau . Entrez "minutes" comme terme de recherche et appuyez sur Entrée . Cette recherche renvoie quelques dizaines de modèles, dont 12 sont spécifiques aux réunions, certains étiquetés comme « formels », certains « informels » et certains spécifiques à des organisations telles que les APE. Pour les procès-verbaux de réunion, affinez votre recherche en sélectionnant Réunion dans la barre latérale droite.
Pour les besoins de cet exemple, cliquez sur Procès-verbal de réunion formelle afin de considérer l'ensemble d'éléments le plus robuste à inclure, puis cliquez sur Créer bouton pour lancer un document Word basé sur ce modèle.
Étape 2 :Assurez-vous que le modèle inclut le contenu dont vous avez besoin.
Analysez le modèle et considérez les éléments à inclure, compte tenu des besoins de votre organisation. Pour une réunion plus décontractée, vous pouvez, par exemple, remplacer le Rappel à l'ordre section avec une section plus informelle qui inclut uniquement la date, le lieu et l'heure de la réunion, ou remplacez l'appel nominal section avec une simple liste des participants.
Étape 3 :Remplacez les champs d'espace réservé par vos propres données.
Remplacez les champs de texte par du contenu pertinent pour votre organisation en double-cliquant sur le texte de l'espace réservé et en saisissant votre propre contenu. Par exemple, cliquez sur l'élément de liste Ouvrir le problème/résumé de la discussion et entrez votre propre texte.
De nombreux modèles, y compris celui-ci, contiennent des champs pour les données, telles que le nom de l'organisation, les responsables ou certains éléments communs. Une fois que vous avez saisi du texte dans un champ, ce texte renseigne toutes les instances du champ. Par exemple, "Nom du secrétaire" est un champ qui, une fois que vous avez saisi "Benjamin Franklin", renseigne toutes les autres instances de ce champ.
Étape 4 :enregistrez les discussions et les décisions de la réunion.
Après chaque point, détaillez les points importants de la discussion ainsi que la décision finale ou l'action requise. Envisagez d'utiliser des sous-titres tels que "Discussion" et "Action" pour vous assurer que vous abordez les points saillants.
Astuce
La plupart des modèles utilisent des styles Word. Par exemple, les éléments numérotés sous Problèmes ouverts et Nouvelles affaires ont le numéro de liste appliqué. En cliquant sur Entrée après ces lignes ajoute une autre ligne de numéro de liste. Pour ajouter du contenu sous un élément sans ajouter un autre élément numéroté, changez le style en Normal dans le groupe Styles et augmentez le retrait à l'aide de Augmenter le retrait bouton dans le groupe Paragraphe.
Créer votre propre modèle de procès-verbal
Bien que l'utilisation d'un modèle prêt à l'emploi soit probablement plus rapide, vous pouvez à la place créer votre propre modèle de compte rendu de réunion, puis le réutiliser pour chaque réunion.
Étape 1 :créez un nouveau document Word et ajoutez un titre.
Ouvrez un document Word, sélectionnez Titre 1 dans le groupe Styles de l'onglet Accueil et entrez le nom de votre organisation.
Étape 2 :créez des espaces réservés pour les sections principales.
Ajoutez des espaces réservés pour vos sections principales, en appliquant le titre 2 si on le désire. Ces sections doivent refléter les exigences de votre propre organisation et doivent être cohérentes d'une réunion à l'autre.
Appliquez les styles Word selon vos besoins. Pour appliquer un style, par exemple, un style de liste à puces aux éléments de l'ordre du jour, ouvrez les Styles barre latérale en cliquant sur l'icône de flèche dans le groupe Styles, puis recherchez et sélectionnez un style.
Astuce
Enregistrez votre document en tant que modèle, soit après avoir créé vos sections principales, soit après avoir ajouté d'autres données communes, telles que les participants ou les responsables. Pour enregistrer un document en tant que modèle, choisissez Fichier , Enregistrer sous puis Ordinateur pour l'enregistrer sur votre ordinateur plutôt que sur le cloud ou un serveur. Naviguez jusqu'à n'importe quel endroit pratique - peu importe le dossier dans lequel vous l'enregistrez, car l'enregistrer en tant que modèle remplace le dossier sélectionné.
Dans le menu déroulant Enregistrer en tant que type, sélectionnez Modèle Word (*.dotx) pour l'enregistrer en tant que fichier DOTX ou modèle. Word l'enregistre automatiquement dans votre dossier Modèles Office personnalisés. Pour l'utiliser plus tard, sélectionnez Fichier , Nouveau puis cliquez sur Personnel pour accéder à vos propres modèles personnalisés.
Étape 3 :Enregistrez les événements de votre réunion.
Entrez les détails sous chaque section. Abordez tout point soulevé lors d'une discussion de réunion qui aiderait à clarifier les décisions si votre comité ou d'autres personnes devaient revoir ou comprendre l'histoire de votre organisation.
Il n'existe pas de manière unique d'organiser les procès-verbaux. Dans cet exemple, nous avons séparé l'ordre du jour lui-même de la discussion, mais vous pouvez combiner ces deux éléments à la place.
Astuce
Appuyez sur Entrée après une ligne stylisée continue généralement le même style, selon les propriétés de style. Pour revenir rapidement à la valeur par défaut Normal style, appuyez sur Entrée deux fois.