Comment réduire la taille des fichiers Excel ?
L'ajout de grandes plages de données, d'images intégrées ou d'un formatage complexe augmente légèrement la taille d'un fichier Excel. Dans certains cas, cependant, la taille des fichiers Excel devient incontrôlable sans raison apparente. Souvent, ce problème est dû au fait qu'Excel stocke les paramètres de mise en forme des cellules bien en dehors de la plage de données réelles. Pour résoudre le problème, supprimez les lignes et les colonnes après la fin de vos données. Pour économiser davantage d'espace, convertissez les anciens fichiers Excel au format XLSX ou au format Binary Workbook.
Effacer les cellules et le formatage inutilisés
Lors de la mise en forme de nombreuses cellules, telles que la modification de la couleur d'arrière-plan d'une feuille de calcul entière, Excel ne stocke généralement que des informations sur les cellules contenant des données, même s'il applique visuellement la modification à toutes les cellules sélectionnées. Dans certains cas, par exemple si vous avez une valeur erronée dans une colonne distante, Excel enregistre les données de mise en forme excessives et crée des fichiers volumineux. Pour réduire la taille du fichier, sélectionnez la colonne à droite de votre dernière colonne remplie, appuyez sur "Ctrl-Maj-Droite" pour sélectionner les colonnes restantes, faites un clic droit dans la zone sélectionnée et choisissez "Supprimer". Sélectionnez les lignes en excès sous vos données avec "Ctrl-Maj-Bas et répétez les étapes utilisées pour les colonnes.
Modifier les types de fichiers
Les fichiers créés avec des versions d'Excel antérieures à 2007, qui utilisent l'extension XLS, peuvent occuper jusqu'à deux fois plus d'espace que ceux dotés de la nouvelle extension XLSX. Tant que vous n'avez pas besoin d'une rétrocompatibilité avec les anciennes versions d'Excel, convertissez le fichier en effectuant un "Enregistrer sous..." et en choisissant "Classeur Excel" dans le menu déroulant à côté de "Enregistrer sous le type... ." Vous pouvez réduire encore plus les fichiers et améliorer la vitesse d'enregistrement en utilisant le type de fichier Excel Binary Workbook, mais cela empêche les autres tableurs de charger le fichier.