Avantages et inconvénients de la bureautique

Aujourd'hui, la bureautique fait référence à bien plus qu'une machine à écrire et une photocopieuse. L'information électronique et numérique est au cœur de la bureautique moderne. Il peut s'agir d'ordinateurs strictement internes ou, plus probablement, d'un réseau numérique mondial via Internet et d'un stockage en nuage hors site. Au fur et à mesure que vous avancez dans le 21e siècle, vous rencontrerez à la fois les avantages et les inconvénients inhérents à la bureautique dans toutes ses permutations.

Économisez du temps et des ressources de l'entreprise

Depuis l'introduction de la bureautique, l'équipement a permis aux entreprises de gagner du temps et de l'argent. Au lieu d'attendre qu'un document parvienne à un client par la poste, vous pouvez le transmettre en quelques minutes par télécopieur. Aujourd'hui, les progrès de l'informatique et Internet ont rendu les communications instantanées. Chaque fois que vous gagnez du temps, vous économisez de l'argent. Vous n'êtes pas limité par des limitations géographiques, ce qui vous permet d'économiser les ressources que vous avez dépensées en voyage. De plus, même si vous pouvez toujours faire des copies papier de nombreux documents, le stockage numérique vous permet d'économiser du temps et de l'argent sur le papier et l'espace de stockage.

Faites confiance à l'automatisation pour la précision

S'il est vrai qu'une machine n'est aussi efficace que les humains qui l'ont fabriquée et que les informations glanées numériquement sont aussi précises que la personne qui les a soumises, une fois les bogues éliminés des programmes, ils sont infiniment plus fiables que les humains. Il existe des logiciels pour additionner des chiffres dans des feuilles de calcul et des budgets, par exemple, qui fournissent toujours le bon solde et ne dépendent pas des doigts d'un comptable sur la machine à additionner. Les modèles peuvent être créés et utilisés à maintes reprises pour éviter les erreurs dans la documentation standard.

Lorsque l'automatisation tourne mal, vous êtes en difficulté

Les entreprises qui s'appuient exclusivement sur l'automatisation pour exploiter et gérer leurs systèmes d'information peuvent paniquer lorsque ces mêmes systèmes échouent. Les coûts de réparation ou de remplacement des systèmes défectueux peuvent être exorbitants. Vous ne pouvez pas simplement prendre une gomme et faire des corrections. Vous devez soit employer des techniciens pour suivre les mises à jour et les pannes de logiciels et de matériel, soit disposer d'un service fiable à appeler à tout moment. Ensuite, vous avez toute la question de la confidentialité et de la sécurité. Vous pouvez garder des secrets commerciaux et n'en parler qu'à quelques personnes de confiance, mais si des données se retrouvent sur le Web, il n'y a pas moyen de les reprendre.

Les utilisateurs ne sont pas toujours faciles à changer

Alors que la bureautique continue d'évoluer et que vous intégrez de nouvelles technologies dans vos systèmes pour rester compétitif et rentable, l'inconvénient est que vous devez recycler tout votre groupe d'utilisateurs. Tout le monde, de votre secrétaire au préposé aux commandes et de vos clients aux vendeurs qui livrent votre produit ou service, doit apprendre les nouveaux systèmes. Beaucoup de gens n'apprennent pas facilement de nouveaux systèmes et d'autres s'obstinent à faire les choses comme ils l'ont toujours fait. Ainsi, si vous avez les dépenses liées à la reconversion, vous devez également combattre les attitudes de vos utilisateurs finaux.