Avantages et inconvénients de l'automatisation de bureau

L'automatisation de bureau aujourd'hui désigne bien plus qu'une machine à écrire et un photocopieur. L'information électronique et numérique est le cœur de l'automatisation de bureau moderne. Elle peut consister en des ordinateurs strictement internes ou, plus probablement, inclure un réseau numérique mondial via Internet et le stockage cloud hors site. Au fil du 21e siècle, vous rencontrerez à la fois des avantages et des inconvénients inhérents à l'automatisation de bureau sous toutes ses formes.

Gagner du temps et des ressources

Depuis l'introduction de l'automatisation de bureau, l'équipement a permis aux entreprises de gagner du temps et de l'argent. Au lieu d'attendre qu'un document atteigne un client par la poste, vous pouviez l'envoyer en quelques minutes par fax. Maintenant, les avancées informatiques et Internet ont rendu les communications instantanées. Chaque fois que vous gagnez du temps, vous économisez de l'argent. Vous n'êtes pas limité par des contraintes géographiques, économisant les ressources dépensées en déplacements. De plus, même si vous faites encore des copies papier de nombreux documents, le stockage numérique vous permet de gagner du temps et de l'argent sur le papier et l'espace de stockage.

Compter sur l'automatisation pour la précision

S'il est vrai qu'une machine n'est aussi efficace que les humains qui l'ont faite et que l'information obtenue numériquement n'est aussi précise que la personne qui l'a soumise, une fois les bugs résolus, les programmes sont infiniment plus fiables que les humains. Il existe des logiciels pour additionner des nombres dans des feuilles de calcul et des budgets, par exemple, qui trouvent toujours le bon solde et ne dépendent pas des doigts d'un comptable sur une machine à additionner. Des modèles peuvent être créés et réutilisés pour éviter les erreurs dans la documentation standard.

Quand l'automatisation dysfonctionne, vous êtes en difficulté

Les entreprises qui dépendent exclusivement de l'automatisation pour faire fonctionner leurs systèmes d'information peuvent paniquer lorsque ces mêmes systèmes tombent en panne. Les coûts pour réparer ou remplacer les systèmes défaillants peuvent être exorbitants. Vous ne pouvez pas simplement prendre une gomme et faire des corrections. Vous devez soit employer des techniciens pour suivre les mises à jour et les pannes logicielles et matérielles, soit avoir un service fiable à appeler à tout moment. Ensuite, il y a tout le problème de confidentialité et de sécurité. Vous pouvez garder des secrets commerciaux et ne les dire qu'à quelques personnes de confiance, mais si des données se retrouvent sur le Web, il n'y a pas de retour en arrière possible.

Les utilisateurs ne sont pas toujours faciles à faire changer

Alors que l'automatisation de bureau continue d'évoluer et que vous intégrez de nouvelles technologies dans vos systèmes pour rester compétitif et rentable, l'inconvénient est que vous devez reformer tout votre personnel. Tout le monde, de votre secrétaire au commis aux commandes, de vos clients aux commerciaux qui livrent votre produit ou service, doit apprendre les nouveaux systèmes. Beaucoup de gens n'apprennent pas facilement les nouveaux systèmes et d'autres sont obstinés à faire les choses comme ils l'ont toujours fait. Donc, pendant que vous avez les dépenses liées à la formation, vous avez aussi les attitudes de vos utilisateurs finaux à combattre.